Группа компаний «Атомстройкомплекс-Промышленность» построила единую интегрированную информационную систему управления, централизовала нормативно-справочную информацию и бизнес-процессы. В результате внедрения бизнес-единицы перешли с ежеквартального закрытия периода и формирования регламентированной отчетности на ежемесячное, что говорит об увеличении скорости получения и обработки информации в 3 раза. На 50% сократилась трудоемкость подготовки управленческой отчетности для управляющей компании. Первичные документы по движению ТМЦ, все производственные документы теперь вводятся в систему в местах их возникновения. Благодаря внедрению типового функционала казначейства в 1,5 раза увеличилась скорость согласования заявок и формирования платежных документов.
«Атомстройкомплекс» — крупнейший строительный холдинг Уральского региона. Холдинг создан в 1995 году и самостоятельно обеспечивает все этапы строительства — от разработки проекта и производства стройматериалов до благоустройства территории и управления уже введенными в эксплуатацию зданиями. В составе холдинга 12 заводов, которые находятся в разных городах региона и имеют различную специфику производства. Холдинг является крупным работодателем в регионе, штат сотрудников насчитывает более 6000 человек.
Цель проекта — создать единую систему для работы всех бизнес-единиц группы компаний, с единой нормативно-справочной информацией, интегрированной со смежными системами по оперативному управлению производством, документообороту, расчету зарплаты.
Задачи проекта:
- обеспечить оперативный ввод информации подразделениями в местах возникновения;
- унифицировать нормативно-справочную информацию;
- унифицировать правила отражения, распределения затрат и расчета себестоимости;
- стандартизировать правила отражения хозяйственных операций в системе;
- интегрировать единую информационную систему со всеми смежными системами для предотвращения дублирующего ввода информации;
- ускорить формирование корпоративной отчетности для управляющей компании.
Перед началом проекта автоматизации управляющей компанией была поставлена задача создания единой информационной системы в единой базе для работы всех бизнес-единиц, с единой нормативно-справочной информацией, интегрированной со смежными системами по оперативному управлению производством, документообороту, расчету зарплаты, с переносом исторических данных из «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Бухгалтерия предприятия».
Важными критериями создания единой информационной системы были: решение задач бизнес-единиц максимально типовыми средствами новой системы с минимизацией доработок, но с учетом специфики деятельности каждого предприятия, с учетом нормализации нормативно-справочной информации, а также с учетом вывода бухгалтерской и кадровой функций предприятий в общий центр обслуживания.
Единая интегрированная информационная система управления построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2», с учетом его широкой функциональности, возможности гибкой настройки и адаптации под специфику конкретных производственных предприятий. Для решения задачи по переводу учета автопарков предприятий группы в единую информационную базу было принято решение использовать специализированное программное обеспечение «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».
Рабочая группа, которая состояла из сотрудников партнера, сотрудников управляющей компании и сотрудников бизнес-единиц, одновременно запустила функциональные блоки:
- Управление продажами (нормализованный справочник номенклатуры, заказы клиентов, управление резервами, контроль исполнения заказов, взаиморасчеты с клиентами).
- Управление снабжением (единый справочник номенклатуры, заказы поставщикам, управление остатками, взаиморасчеты с поставщиками, формирование планов закупок).
- Складской учет (сквозное формирование документов по движению ТМЦ, приемка и отгрузка по распоряжениям, контроль движения ТМЦ, инвентаризация, учет ТМЦ в эксплуатации, разработка специального рабочего места кладовщика).
- Производственный учет (интеграция с весовой по учету выпуска готовой продукции, интеграция с конструкторскими системами «Профстрой»" и «Winflex», автоматизированное заполнение документов по движению материалов, полуфабрикатов и готовой продукции в производстве между различными переделами, выпуск продукции, переработка на стороне).
- Управление денежными средствами (заявки на расходование, платежный календарь, реестр платежей, касса, банк, авансовые отчеты, взаиморасчеты по финансовым инструментам).
- Управление автотранспортом (управление автопарком предприятий, учет путевых листов, учет ГСМ, учет технико-экономических показателей работы автопарка предприятий, учет работы водителей и машинистов, учет оказанных транспортных услуг, учет тарифов и тарифных планов премий водителей, учет тарифов и прейскурантов на оказываемые транспортные услуги, учет затрат автотранспортных подразделений, учет ремонтов и затрат собственных авторемонтных мастерских предприятий, учет работы механиков собственных авторемонтных мастерских предприятий).
- Учет затрат и расчет себестоимости (отражение затрат на 2-х уровнях: для подразделений в целом и для конкретной продукции/работы, распределение затрат в зависимости от специфики и особенностей предприятия, гибкая настройки правил распределения расходов в зависимости от подразделений, формирование себестоимости).
- Регламентированный учет (бухгалтерский и налоговый учет, финансовый результат, учет НДС, учет внеоборотных активов, лизинговые операции, комиссионная схема).
- Интеграция со смежными системами: интеграция с весовой по учету выпуска готовой продукции, конструкторскими системами «Профстрой» и «Winflex», «1С:Документооборот КОРП», «1С:Зарплата и управление персоналом», Bitrix24, Microsoft Excel и т.д.
- Реализована гибкая настройка прав для разделения пользователей по организациям.
В ходе проекта была осуществлена: диагностика бизнес-процессов предприятий, построена и принята модель работы полностью на типовом функционале, выполнен перенос начальных данных и требуемых исторических документов, настроена интеграция со смежными системами, проведено групповое и индивидуальное обучение персонала, подготовлена проектная документация.
На этапе опытно-промышленной эксплуатации было принято решение о расширении типового функционала через разработку под потребности конкретных предприятий специализированных рабочих мест, упрощающих работу пользователей за счет ввода первоначальных данных в одном месте и формирования на основании этих данных типовых документов системы.
Схема архитектуры системы
На текущий момент автоматизировано 520 рабочих мест.
В виду различных обстоятельств сроки внедрения на предприятиях первой волны были директивно ограничены, что повлекло за собой применение нестандартного подхода к автоматизации посредством «экстремального» внедрения. Предприятий второй волны внедрялись по проектной технологии с учетом полученного опыта и наработок от внедрения предприятий первой волны.
В первую очередь проекта комплексной автоматизации бизнес-процессов вошли пять предприятий:
- Дробильно-сортировочное предприятие.
- Известь Сысерти.
- Атомстройкомплекс Цемент.
- Теплит.
- Богдановичский завод минерало-ватных плит.
Во вторую очередь проекта комплексной автоматизации бизнес-процессов вошли пять предприятий:
- АтомПрофи+.
- Бетон-Экспресс.
- Каменск-Уральский завод строительных материалов «SiMAT»..
- АТОМ-Технология.
- Завод Берит.
Особенностью проекта автоматизации является то, что рабочая группа проекта состояла из сотрудников партнера, сотрудников управляющей компании и сотрудников бизнес-единиц. Требовалось решить основные задачи управляющей компании, перестроить методологию ведения учета, стандартизировать и унифицировать справочники и подход к отражению операций и расчету себестоимости в единой системе. Вместе с тем стояла задача не увеличить текущую нагрузку на сотрудников бизнес-единиц, сохранить существующие интеграционные механизмы и по возможности улучшить текущие рабочие места для пользователей в системе, упростить определенные операции.
При внедрении системы важным фактором был вывод бухгалтерской и кадровой функций предприятий в общий центр обслуживания в управляющей компании. Требовалось разделение прав доступа и перестройка процессов внутри предприятия. Основным правилом стала концепция, что документы должны вводиться в систему в местах возникновения, в то время как сотрудники бухгалтерии должны выполнять контролирующую функцию.
Выросла скорость получения и обработки информации
Снизилась трудоемкость подготовки управленческой отчетности
Общие результаты проекта:
- Построена единая система для работы всех подразделений десяти бизнес-единиц холдинга, по ходу проекта заказчик своими силами запускал учет новых бизнес-единиц холдинга в системе.
- Обеспечен оперативный ввод информации подразделениями в местах возникновения, увеличен уровень детализации.
- Выполнена интеграция со смежными системами, что обеспечило снижение трудозатрат на ввод первичной информации и обработку документации.
- Переработка справочников системы, применение механизмов ввода на основании, форм подбора и рабочих мест, специальных проверок при создании документов упростили работу всех участников бизнес-процессов, сократили сроки выполнения операций, уменьшили количество ошибок и расхождений.
- Организован процесс согласования с условной маршрутизацией для предварительной проверки документов ответственными лицами, что позволило сократить объем бумажного документооборота, сроки обработки документов.
- Отчетность оперативно формируется в системе с необходимой аналитикой и с учетом прав доступа.
- Подготовка корпоративной отчетности для управляющей компании ускорилась за счет автоматизированного формирования по данным системы, предприятия группы перешли с квартального, на ежемесячное закрытие периодов в системе.
- Все лучшие практики, ранее используемые только на отдельных предприятиях группы, теперь доступны и используются другими предприятиями, работающими в системе «1С:ERP Управление предприятием 2».
- Выстроенные процессы и правила ведения учета позволили начать проект по формированию управленческой отчетности для управляющей компании.
Управление продажами
- Сотрудники подразделения самостоятельно формируют потребность и управляют резервами продукции.
- Для контроля исполнения заказов, разработано и успешно применяется новое рабочее место «Задание на производство». Рабочее место является упрощенным вариантом планирования загрузки производства на основании заказов клиентов.
- Взаиморасчеты с клиентами ведутся с различной детализацией: по договорам, по расчетным документам и по заказам. Вариант детализации определяется менеджером под конкретный договор.
- Применение соглашений позволило упростить формирование заказов клиента с учетом различных условий, видов цен и пр..
- Переработанный справочник номенклатуры позволил задать общие стандарты, упростив взаимосвязь как внутри холдинга, так и с внешними партнерами.
- Реализован учет продукции в нескольких единицах измерения: вес, объем, площадь, длина и упаковка, эта информация выведена в типовые документы и печатные формы.
- Для планирования отгрузки полуфабрикатов и готовой продукции было разработано и успешно применяется новое рабочее место «Распоряжение на отгрузку»:
- рабочее место позволяет менеджеру отдела продаж создавать заявку с необходимой продукцией на основании заказа клиента, сотрудник отдела снабжения/логистики обрабатывает ее на предмет потребности в доставке сторонней организацией, и вносит всю необходимую информацию, сотрудники склада планируют свою загрузку;
- добавлена возможность формирования на основании введенных данных пакета типовых отгрузочных документов системы с полным автозаполнением. Из рабочего места реализована возможность пакетной печати отгрузочных документов;
- рабочее место позволяет загружать данные из системы «АИС», работающей на предприятиях группы и автоматически формировать на их основании документы «Распоряжение на отгрузку» для дальнейшей обработки и создания оперативных документов. Ответственный сотрудник производит загрузку данных об отгрузке клиенту ТМЦ и услуг из сторонней системы «АИС», обрабатывает ее и вносит дополнительную информацию в системе «1С:ERP Управление предприятием 2», после чего запускаются обработчики формирования документов выпуска продукции и отгрузочных документов — система считывает данные и объединяет распоряжения по ряду параметров в общие документы «Производство без заказов» с подбором спецификации и списанием материалов использованных при производстве, а также документы «Реализации товаров и услуг»;
- для планирования перемещений товаров между складами, добавлена возможность создания документа «Распоряжения на отгрузку» с хозяйственной операцией «Перемещение товаров» с указанием склада-отправителя и склада-получателя, а также с возможностью пакетной печати всех сопроводительных документов.
Управление снабжением
- Сотрудники подразделения собирают заявки и самостоятельно формируют плановую потребность в материалах вне системы.
- По заказанным ТМЦ в системе проверяется текущий уровень складских запасов с учетом свободных остатков и резервов. Исходя из имеющейся информации и приоритетов выполняется заказ материалов у поставщиков.
- Сотрудники в системе формируют заявки на расходование денежных средств и отслеживают их исполнение.
Складской учет
- Учет ТМЦ на складах ведется сотрудниками на местах, самостоятельно на основании распоряжений на приемку и отгрузку.
- На складах налажена оперативная работа по отражению движения ТМЦ, что позволило сотрудникам подразделений оперативно получать информацию о текущих складских остатках, упростило проведение инвентаризаций и ведение учета ТМЦ в эксплуатации.
- Использование статусов документов облегчило контроль за движением ТМЦ.
- Для удобства работы кладовщиков было разработано и успешно применяется новое рабочее место «Рабочее место кладовщика». Рабочее место позволяет передавать материалы под конкретные производственные заказы, а также контролировать количество ранее переданных материалов в производство, позволяет оформлять перемещения полуфабрикатов, готовой продукции и монтажных материалов со складов предприятий на строительные объекты.
Производственный учет и отгрузка продукции
- Система интегрирована с весовой по учету выпуска продукции. Разработано рабочее место по автоматическому формированию документа «Производства без заказов» на основе данных весовой, что позволяет формировать документы выпуска продукции за период.
- Для планирования загрузки производства и контроля исполнения заказов клиента разработано и успешно применяется новое рабочее место «Задание на производство». Рабочее место объединяет в себе следующий функционал: сотрудник отдела по работе с клиентами заполняет свою закладку потребностями из заказов клиента на период, после чего сотрудник производства распределяет указанные потребности с учетом мощностей и технологии производства, выпуск отражается на основании данного документа с отметкой о выполнении, что позволяет контролировать процесс всеми заинтересованными участниками.
- Разработан и успешно используется сложный механизм интеграции производственных заказов из конструкторских систем «Профстрой» и «Winflex». Особенностью данного механизма является полностью автоматическое создание элементов справочника «Номенклатура» и «Ресурсная спецификация», которая включает в себя несколько производственных переделов и автоматизированное определение трудозатрат на стороне системы «1С:ERP Управление предприятием 2» по заданным маскам и полученным параметрам изготавливаемых полуфабрикатов и готовой продукции.
- Доработано рабочие место для сотрудника ПТО позволяющее автоматически создавать типовые документы «Заказ на производство» и «Этап производства» на основании загруженных данных из конструкторских систем.
- Реализован процесс согласования разрешений на замену материалов как до запуска заказа в производство — менеджерами отдела снабжения или конструкторами, так уже и на конечном этапе выпуска полуфабрикатов или готовой продукции — начальниками производственных подразделений.
- Разработаны специализированные отчеты для контроля исполнения производственных заказов, полноты обеспеченности материалам на центральных складах и в складах производственных подразделений.
Управление денежными средствами
- Сотрудники подразделений самостоятельно формируют заявки на расходование денежных средств, запускают согласование в системе, отслеживают их исполнение, согласовывают реестр платежей.
- Сотрудники казначейства формируют платежный календарь в системе на основании согласованных заявок на расходование денежных средств.
- Планирование осуществляется своевременно, увеличилась его точность, сократилось количество ошибок.
- Создание платежных поручений выполняется автоматически на основании утвержденных заявок на расходование денежных средств. Выполнена интеграция с директ-банками. Факт движения денежных средств автоматически транслируется в заявки и в отчеты.
- Отражаются и контролируются взаиморасчеты по финансовым инструментам (кредиты, займы, депозиты).
Управление автотранспортом
- Построена единая система учета и управления автотранспортом предприятия, которая может быть тиражирована на все предприятия холдинга.
- Выполнена интеграция со смежными системами, для расчета времени работы транспортных средств на основании данных веб-портала (системы сбора и выполнения заявок на перевозки).
- Оперативное формирование в системе отчетности по технико-экономическим показателям транспортных средств.
- Оперативное формирование отчетности по выработке и расчету премий водителей.
- Оперативное формирование документов реализации на оказанные транспортные услуги сторонним заказчикам на основании заданий путевых листов.
- Учет затрат подразделений автотранспортного участка, оперативное списание ГСМ на основании фактического расхода топлива по путевым листам.
- Учет затрат авторемонтных мастерских в части стоимости выполняемых работ и используемых запчастей в разрезе аналитики — объект эксплуатации.
Учет затрат и расчет себестоимости
- Справочник статей расходов был переработан с учетом потребностей каждой бизнес-единицы. Удалось объединить некоторые статьи расходов за счет гибкой настройки правил распределения, закрывающей потребность в использовании разных баз для подразделений и организаций. У некоторых статей было принято решение изменить базу распределения, за счет расширенных возможностей новой системы по сравнению с историческими системами.
- Все предприятия группы переведены на централизованный справочник «Статьи расходов».
- Отчеты в системе позволяют детально проанализировать структуру себестоимости готовой продукции, а также понять какие статьи расходов включены в затраты каждого подразделения.
- Разработано рабочее место для распределения расходов вспомогательных подразделений на увеличение стоимости материалов.
- С 2023 года запланирован переход на метод оценки стоимости списания товаров по ФИФО для решения задач Управляющей компании по более детальной расшифровке себестоимости реализованной и выпущенной продукции.
Регламентированный учет
- Сотрудники общей бухгалтерии проверяют и отражают в учете первичные документы, созданные сотрудниками подразделений в момент совершения хозяйственных операций, то есть с бухгалтеров сняты задачи по ручному вводу большей части документов, оставлены функции контроля.
- Многие документы, требующие ввода именно сотрудником бухгалтерии, формируются на основании других оперативных документов.
- Проводки формируются в автоматическом режиме по заранее настроенным правилам.
- Автоматически выполняются операции по закрытию месяца в управленческом, бухгалтерском и налоговом учетах во время работы пользователей в системе, предприятия группы перешли с ежеквартального закрытия периодов и формирования отчетности на ежемесячный.
- Выполняется автоматический расчет налога на прибыль.
- Автоматизирован расчет транспортного и земельного налога в системе.
- Формируется отчетность по НДС.
Количественные результаты проекта:
- Выросла скорость получения и обработки информации в 3 раза.
- Трудоемкость подготовки управленческой отчетности для управляющей компании снизилась на 50%.
- Благодаря внедрению типового функционала казначейства в 1,5 раза увеличилась скорость согласования заявок и формирования платежных документов.
