ООО «ФинансБизнесГрупп» — одна из ведущих универсальных лизинговых компаний России. Является дочерней компанией АО ВТБ Лизинг. Лидер в сегменте лизинга подвижного состава, предоставляет в лизинг различные виды железнодорожного транспорта.
Основная цель проекта — повысить эффективность бизнес-процессов:
- формировать электронный архив по лизинговым и арендным сделкам,
- обеспечить контроль наличия и верификации документов,
- сократить время на поиск документов,
- создать структурированный и упорядоченный электронный архива документов,
- обеспечить быстрый подбор документов и формирование отчетности для проверяющих и надзорных органов.
Задачи проекта:
- Организовать структурированное и упорядоченное хранение электронных документов по лизинговым и арендным сделкам в едином хранилище.
- Обеспечить сохранность информации, надежное хранение документов, в том числе в разных форматах.
- Соблюдать режим конфиденциальности доступа к документам, информации ограниченного доступа и безопасности данных. Управлять правами доступа к электронным документам в соответствии с внутренними регламентами компаний, входящих в контур внедрения.
- Поддерживать жизненные циклы и актуальность состояний документов.
- Вести регистрацию и учет всех данных по документам.
- Повысить качество обработки документов, минимизировать ошибки, снизить операционные и репутационные риски.
- Повышение уровня удовлетворенности пользователей за счет представления удобного инструмента для быстрых и эффективных действий по работе с документами организации.
- Обеспечить быстрый и расширенный поиск информации по документам, получение необходимой управленческой и аналитической информации о документах.
- Реализовать возможность массовой выгрузки электронных документов из архива с требуемыми параметрами.
- Интегрировать систему электронного архива с учетной системой «1С:Хомнет Лизинг».
- Формировать статистические и отчетные формы.
- Не допустить прирост численности персонала при существенном росте объемов бизнеса и документов.
Каждую лизинговую сделку сопровождает большой объем документов, сопутствующих сделке и напрямую связанных с предметом договора — в общей сложности до более 23 000 сопровождающих документов. Структурировать такое количество документов — нетривиальная задача, с которой мастерски справились архивисты группы компаний АО ВТБ Лизинг, сформировав в файловом хранилище единую структуру папок для каждой сделки. Но файловое хранилище не было интегрировано с основными операционными системами, все типовые операции по обработке документов осуществлялись сотрудниками архива в ручном формате. Некоторые документы необходимо было обрабатывать очень оперативно, чтобы предоставить доступ к ним участвующим в сделке сторонам, но из-за ручного труда это было весьма затруднительно.
Еще один сложный и трудозатратный момент — работа по запросам налоговых органов. В довольно сжатые сроки необходимо было вручную подобрать в файловом хранилище полный пакет документов, выгрузить файлы и составить опись документов. На поиск и подбор документов в хранилище требовалось достаточно много времени. Поэтому создание цифрового архива стало насущной потребностью компании, что позволило бы оптимизировать процессы по работе с документами. Существенным требованием было сохранить древовидную структуру хранилища, созданную сотрудниками архива.
На момент первой очереди внедрения электронного архива в АО ВТБ Лизинг уже существовало решение СЭД «1С:Документооборот». Это же решение было использовано ранее для структурированного хранения документов в блоке Автолизинг. Поэтому выбор конфигурации для электронного архива корпоративного блока ВТБ Лизинг, а после ООО «ФинансБизнесГрупп» был очевиден.
Электронный архив построен на базе решения «1С:Документооборот».
Автоматизированы функции:
- Учет и хранение документов.
- Учет договоров.
Также проведены следующие работы:
- Настроено 92 вида документов.
- Разработан механизм формирования дерева файлов для доступа к файлам сделки из карточки любого документа досье.
- Унифицирован алгоритм поиска и создания документов и файлов как из реестра документов/файлового хранилища, так и из регистрационной карточки любого документа досье сделки.
- Разграничены права пользователей по группам доступа.
- Разработаны статистические и контрольные отчеты по документам и файлам.
- Разработан отчет по документам для выгрузки в Федеральную налоговую службу.
- Подготовлены инструкции для архивистов и пользователей по работе с системой.
- Проведено обучение ключевых пользователей архива.
Особенностью данного проекта стала реализация следующих функций:
- Карточка документа является основным навигационным элементом системы. Досьеобразующий документ формирует под собой дерево сделки, из карточки которого доступны все подчиненные документы и сопутствующие сделке файлы.
- При создании нового документа cистема автоматически выстраивает структуру папок хранения подчиненных документов, а механизм загрузки данных из учетной системы распределяет документы по нужным папкам.
- В электронном архиве реализовано два способа хранения документов по сделкам:
- в реестре внутренних документов
- файловом хранилище
И в том и другом случае документы/файлы группируются в список разделов, идентичный древовидной структуре сделки.
Также уникальной особенностью проекта стал объем перенесенных исторических документов. В ходе внедрения и тиражирования исполнителем выполнена миграция, а заказчиком произведена выверка более 750 000 документов.
- Перевод хранения всей документации с файлового сетевого ресурса в автоматизированную систему электронный архив. Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного архива, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.
- Оптимизация процессов обработки документов (поиск, регистрация, верификация). Повысилась прозрачность учета документов, сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля исполнительской дисциплины сотрудников в части работы с документами.
- Автоматизация процессов массовой выгрузки документов по запросам налоговых органов и ежеквартального подбора документации по возмещению НДС. Предусмотрено информирование системой о недостающих или некорректно выгруженных файлах. Документы предоставляются в любом объеме и в указанный срок. Уменьшение времени на подбор документов влечет сокращение времени на передачу документов по запросу, а также экономит трудовые ресурсы. Предусмотрена дальнейшая интеграция с системой налогового мониторинга.
- Интеграция системы «1С:Документооборот» и системы Хомнет, разработка универсальных интеграционных сервисов, которые позволяют подключать новые системы к электронному архиву без доработок на стороне ЭА.
- Появление удобного инструмента для быстрых и эффективных действий по работе с документами организации. Система позволяет осуществлять быстрый и расширенный поиск информации по электронным документам, получать актуальные данные по документу. Оптимизация времени на поиск документов и изменение его статуса в системе
- Возможность размещения и хранения не только скан-образов бумажных документов, но и электронных документов, подписанных ПЭП и КЭП. Предусмотрен процесс автоматической передачи и хранения электронных документов в системе.
- Наличие данной платформы дает возможность для дальнейшего развития ЭДО. Внедрение электронного архива — большой шаг на пути к полной цифровизации.
