Холдинг «Металлоинвест» построил единую систему управления распорядительными и договорными документами. Это одна из самых масштабных систем управления документами в России. Проект охватывает крупнейшие горно-обогатительные и металлургические предприятия, а также большое число обслуживающих и ремонтных предприятий. Система построена на базе «1С:Документооборот». На момент написания статьи автоматизировано около 6000 рабочих мест и развитие системы продолжается.
«Металлоинвест» — мировой лидер в производстве товарного горячебрикетированного железа, ведущий производитель и поставщик железорудной и метализованной продукции один из региональных производителей высококачественной стали. В состав холдинга входят ведущие горно-обогатительные предприятия.
Бизнес-задачи компании в области управления документами:
- повысить уровень целостности данных и надежности их хранения;
- ввести единые стандарты работы с документами;
- усилить контроль исполнительской дисциплины;
- сократить длительность согласования документов между компаниями группы.
Задачи проекта:
- создать единую систему документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»;
- унифицировать подходы обработки документов в управляющей компании и управляемых обществах;
- провести интеграцию процессов согласования договорных документов и наладить организационно-распорядительный документооборот (разработать сквозные процессы согласования) между управляющей компанией и управляемым обществом.
Выступление директора департамента ИТ УК «Металлоинвест» Олега Головко на 6-й международной конференции «Решения 1С для корпоративных клиентов»
Первая полноценная система документооборота уровня холдинга была построена на основе решения одного из западных поставщиков. Создание такой системы было увязано с реорганизацией процесса управления компанией. Система документооборота охватывала функции регистрации входящей и исходящей корреспонденции, согласования служебных записок, все функции согласования юридических документов (договоров) и внутренних документов и, наконец, контроль исполнительской дисциплины.
В ходе развития и расширения деятельности всё большее число процессов оказывалось связанным с деятельностью управляющей компании и прежде всего — закупки, продажи, согласование договоров юридической службой и т. д. «Мы подошли к тому, что старую систему нужно менять, причём необходимо было создать единую систему электронного документооборота для всей группы», — отмечает Олег Головко, директор департамента ИТ «Металлоинвест».
Критерии выбора платформы для создания системы электронного документооборота (СЭД) определили следующие:
- соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота;
- поддержка распределённой архитектуры;
- работоспособность при больших объёмах данных;
- удобство и мобильность рабочего места;
- приемлемая стоимость лицензий и программного обеспечения, а также стоимость владения;
- распространённость на рынке, перспективность;
- возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.
Потребность в территориально-распределённой базе объясняется тем, что основное число пользователей находится на комбинатах. «Например, на Лебединском ГОКе у нас сейчас более полутора тысяч пользователей, — поясняет Олег Головко, — и объём документов, которые хранятся локально, намного превышает тот объём, который передаётся по каналам связи между предприятием и управляющей компанией».
Рис. 1. Техническая архитектура единой системы документооборота.
После анализа специалисты компании остановились на системе «1С:Документооборот», котоаря обеспечивает необходимый функционал с учётом требований российского документооборота и её не придется существенно изменять.
На сегодняшний день система охватывает более 6000 рабочих мест. Основные рабочие параметры созданной системы:
- в управляющей компании автоматизировано 62 вида документов, 20 маршрутов согласования, общее количество документов — около 195 000, количество документов за месяц — 2700;
- на Лебединском ГОКе автоматизировано 35 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов — 80 000, количество документов за месяц — 2500;
- на Михайловском ГОКе автоматизировано 47 видов документов, 13 маршрутов согласования, общее количество документов — 75 000, количество документов за месяц — 9000;
- на Оскольском электрометаллургическом комбинате автоматизировано 40 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов — 60 000, количество документов за месяц — 2000;
- на «Уральской стали» автоматизировано 8 видов документов, 6 маршрутов согласования, общее количество документов — 10 000, количество документов за месяц — 1000.
Уникальность проекта — в его объёме. Это одна из самых масштабных систем управления документами в России. Особенность проекта в том, что единая система построена на территориально-распределенной архитектуре с пятью отдельными базами данных, которые частично реплицируются между собой.
«Мы столкнулись с рядом проблем при выборе технической архитектуры решения, — вспоминает Олег Головко. — В то время каналов с пропускной способностью больше, чем 2 Мбит/c, между комбинатами и управляющей компанией не было. Да и эти каналы были постоянно загружены другим трафиком — видеоконференциями, телефонией, электронной почтой. В такой ситуации приняли решение строить единую систему, но с пятью отдельными базами данных, которые будут частично реплицироваться между собой».
Весь проект включал три этапа:
- пилотный проект;
- создание тиражируемого решения СЭД для компании в целом (в рамках управляющей компании и Лебединского ГОКа);
- тиражирование созданного решения на предприятия группы (Михайловский ГОК, Оскольский электрометаллургический комбинат и «Уральская сталь»).
Более подробно ход создания СЭД показан на рисунке.
Особого упоминания заслуживает также мобильное решение, разработанное на основе мобильного клиента системы «1С:Документооборот КОРП».
Единая система управления распорядительными и договорными документами введена в действие в управляющей компании, на Лебединском ГОКе, Михайловском ГОКе, Оскольском электрометаллургическом комбинате и на предприятии «Уральская сталь». Наиболее важные результаты проекта:
-
сократились сроки согласования основных распорядительных документов и договоров;
-
повысилась исполнительная дисциплина;
-
сократились сроки подготовки отчётности по регистрируемым документам;
-
существенно упростился поиск документов.
