Тюменский государственный медицинский университет расширил функциональные потребности и оптимизировал корпоративное делопроизводство с помощью программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0». Вуз получил современную систему документооборота с гибким настраиваемым пользовательским интерфейсом. Расширен видовой состав документов, дополнительные подразделения вовлечены в работу с электронными документами, регламентированы бизнес-процессы. Настроена бесшовная интеграция с существующей системой «1С:Университет» в части движения распорядительных документов по студенческому составу ВУЗа.
Тюменский государственный медицинский университет Минздрава России — передовой научно-образовательный центр, объединяющий 6 институтов и 2 клиники, здесь обучаются более 6700 студентов из разных регионов России и из 40 стран мира. Реализацию образовательной деятельности осуществляет профессорско-преподавательский состав 59 кафедр, из которых 50% составляют кафедры клинического профиля.
Цель проекта:
- Внедрить систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0» для:
- подготовки, хранения и управления входящими, исходящими, информационно-справочными и распорядительными документами
- подготовки служебных записок и согласования документов по договорной работе
- подготовки служебных записок и распорядительных документов по оплате труда.
- За счет интеграции внедряемой системы с системами учета и управления университетом обеспечить сокращение трудозатрат по подготовке распорядительных документов.
Задачи проекта:
- СЭД должна обеспечивать поддержку «сквозных» бизнес-процессов (бизнес-процессы, проходящие через все уровни иерархии организационной структуры вуза на разных стадиях жизненного цикла документа) и реализовываться на единой технологической платформе.
- СЭД должна обеспечивать возможность совместной работы работников вуза. Реализация процессов доведения, согласования и подписания документов в СЭД должна подразумевать:
- возможность доведения документов до пользователей СЭД, являющихся исполнителями, согласующими лицами и/или подписантами по документу, с резолюцией, комментариями и поручениями по данному документу;
- осуществление контроля исполнения поручений по документам, автоматическое уведомление пользователей СЭД о состоянии выполнения задач по обработке документов;
- возможность подписания электронных документов с использованием электронной подписи. Подписание электронной подписью возможно, как карточки документа в СЭД в целом, включая все вложения, так и каждого вложенного в карточку документа, файла в отдельности c возможностью настройки места визуализации ЭП для каждого вида документа;
- возможность печати регистрационного штампа и штрихкода и визуализации их во входящих и внутренних документах в форматах Microsoft Word, Open Office Writer, pdf;
- версионирование документов с возможностью автоматизированного сравнения версий между собой и возвратом к работе с любой ранее сохраненной версией;
- возможность прохождения документов с использованием механизма управления процессами, состоящих из простых процессов «Рассмотрение», «Исполнение», «Согласование», «Утверждение», «Регистрация», «Ознакомление», «Поручение» или их комбинации в составе составных процессов;
- возможность настройки шаблонов процессов и условий маршрутизации;
- возможность проведения обсуждений документов пользователями в ходе совместной работы.
Для достижения целей проекта должны быть решены следующие основные задачи:
- Систематизировать и структурировать требования к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации.
- Определить функциональный дефицит типовых ПП.
- Модифицировать (модернизировать) типовой функционалй ПП.
- Обеспечить корректный ввоа НСИ и исходных данных на дату запуска ПП в эксплуатацию.
- Обучить персонал для корректной эксплуатации ПП.
В марте 2023 года руководящий состав ВУЗа заинтересовался в улучшении процессов документооборота, увеличения производительности специалистов, работающих с документами и повышения исполнительской дисциплины. Очень важным моментом была отмечена необходимость в интеграции системы документооборота (СЭД) с существующими системами оперативного учета учреждения на базе программных продуктов 1С.
На момент начала проекта в компании уже была система электронного документооборота на базе программы «DocVision». Эксплуатация данного продукта ограничивалась функциональными возможностями. К тому же возникли сложности при интеграции с продуктами на базе платформы «1С:Предприятие 8».
Поэтому было принято решение об автоматизации делопроизводства на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0», которое соответствовало предъявленным требованиям, а именно: удобный интерфейс, доступ к документам с учетом прав пользователей, работа с документами любых типов, возможность бесшовной интеграции с другими системами на платформе «1С:Предприятие 8».
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0».
Этапы проекта:
- Интервью с ключевыми пользователями и подготовка документа «Техническое задание». Проектное решение согласовано заказчиком.
- Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
- Настройка интеграции учетных систем и «1С:Документооборота государственного учреждения 3.0». Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и «1С:Документооборотегосударственного учреждения»; проведены испытания интеграционных механизмов.
- Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания системы; сделана доработка системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
- Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны листы учета рабочего времени.
Функциональный объем проекта:
- Работа с входящими документами (рассмотрение, регистрация, исполнение, постановка на контроль, текущий контроль, снятие с контроля).
- Работа с внутренними организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями) — согласование, доработка, подписание, регистрация, ознакомление, исполнение, постановка на контроль, текущий контроль, снятие с контроля.
- Работа с информационно-справочными документами (служебными, докладными и объяснительными записками) — согласование, доработка, регистрация, исполнение, снятие с контроля.
- Работа с исходящими документами — огласование, подписание, доработка, регистрация, отправка в почтовый сервис MS Outlook.
- Работа со служебными записками (СЗ) по оплате труда (ОТ) — Согласование, рассмотрение, регистрация, исполнение, снятие с контроля.
- Работа с распорядительными документами по обучающимся — согласование, доработка, утверждение, подписание, регистрация, ознакомление.
- Договорная работа. Согласование служебной записки по договору и договор — Согласование, утверждение, ознакомление.
С использованием технологии бесшовной интеграции настроен перенос кадровых документов о приеме сотрудников из программы «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» и двухсторонний обмен по приказам о движении студенческого состава из программы «1С:Университет ПРОФ».
Схема архитектуры
Масштаб проекта:
- Количество рабочих мест — 500.
- Количество одновременно работающих — 100.
- Количество информационных баз — 1.
Количество документов, обрабатываемых в месяц:
- ОРД, ИСД, Договора: 1200,
- входящие документы: 270,
- исходящие документы: 320.
В рамках проекта были настроены следующие особенности ведения документооборота:
- Разработаны шаблоны обработки документов для организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, договорной работе.
- Настроены шаблоны автозаполнения файлов для организационно-распорядительных документов в формате MS Word.
- Настроена бесшовная интеграция с приказами по студенческому составу в «1С:Университет».
В данном проекте были доработаны следующие функциональные и интерфейсные особенности:
- Дополнен список фильтров в форме списка документов (реестров) по автору. подписывающему, контактному лицу, дате и номеру регистрации, контролю.
- Ограничен просмотр сертификатов ЭП для простых пользователей.
- Ограничено время активного сеанса пользователя. В случае простоя более 30 минут приложение закрывается.
- Разработаны внешние печатные формы листа согласования для договоров и служебных записок по договорам.
Сократилось время подготовки и обработки документов по оплате труда
Сократилось время подготовки документов по движению студенческого состава
Итоги проекта для бизнеса:
- переход компаний, входящих в границы проекта, на работу в СЭД на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0»;
- использование возможностей СЭД при работе в учетных системах на базе «1С:Университет», имеющих интеграцию с СЭД;
- ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД;
В результате внедрения ECM/СЭД «1С:Документооборот государственного учреждения» в учреждении:
- сократилось время подготовки документов по движению студенческого состава на 20%;
- сократилось время подготовки и обработки документов по оплате труда на 12%;
- увеличилась вовлеченность персонала в работу с СЭД на 10%.
