||
Краткое описание

Тюменский государственный медицинский университет расширил функциональные потребности и оптимизировал корпоративное делопроизводство с помощью программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0». Вуз получил современную систему документооборота с гибким настраиваемым пользовательским интерфейсом. Расширен видовой состав документов, дополнительные подразделения вовлечены в работу с электронными документами, регламентированы бизнес-процессы. Настроена бесшовная интеграция с существующей системой «1С:Университет» в части движения распорядительных документов по студенческому составу ВУЗа.

ФГБОУ ВО Тюменский ГМУ Минздрава России
Заказчик

Тюменский государственный медицинский университет Минздрава России — передовой научно-образовательный центр, объединяющий 6 институтов и 2 клиники, здесь обучаются более 6700 студентов из разных регионов России и из 40 стран мира. Реализацию образовательной деятельности осуществляет профессорско-преподавательский состав 59 кафедр, из которых 50% составляют кафедры клинического профиля.

1
Цели и задачи

Цель проекта:

  1. Внедрить систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0» для:
  • подготовки, хранения и управления входящими, исходящими, информационно-справочными и распорядительными документами
  • подготовки служебных записок и согласования документов по договорной работе
  • подготовки служебных записок и распорядительных документов по оплате труда.
  1. За счет интеграции внедряемой системы с системами учета и управления университетом обеспечить сокращение трудозатрат по подготовке распорядительных документов.

Задачи проекта:

  1. СЭД должна обеспечивать поддержку «сквозных» бизнес-процессов (бизнес-процессы, проходящие через все уровни иерархии организационной структуры вуза на разных стадиях жизненного цикла документа) и реализовываться на единой технологической платформе.
  2. СЭД должна обеспечивать возможность совместной работы работников вуза. Реализация процессов доведения, согласования и подписания документов в СЭД должна подразумевать:
  • возможность доведения документов до пользователей СЭД, являющихся исполнителями, согласующими лицами и/или подписантами по документу, с резолюцией, комментариями и поручениями по данному документу;
  • осуществление контроля исполнения поручений по документам, автоматическое уведомление пользователей СЭД о состоянии выполнения задач по обработке документов;
  • возможность подписания электронных документов с использованием электронной подписи. Подписание электронной подписью возможно, как карточки документа в СЭД в целом, включая все вложения, так и каждого вложенного в карточку документа, файла в отдельности c возможностью настройки места визуализации ЭП для каждого вида документа;
  • возможность печати регистрационного штампа и штрихкода и визуализации их во входящих и внутренних документах в форматах Microsoft Word, Open Office Writer, pdf;
  • версионирование документов с возможностью автоматизированного сравнения версий между собой и возвратом к работе с любой ранее сохраненной версией;
  • возможность прохождения документов с использованием механизма управления процессами, состоящих из простых процессов «Рассмотрение», «Исполнение», «Согласование», «Утверждение», «Регистрация», «Ознакомление», «Поручение» или их комбинации в составе составных процессов;
  • возможность настройки шаблонов процессов и условий маршрутизации;
  • возможность проведения обсуждений документов пользователями в ходе совместной работы.

Для достижения целей проекта должны быть решены следующие основные задачи:

  1. Систематизировать и структурировать требования к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации.
  2. Определить функциональный дефицит типовых ПП.
  3. Модифицировать (модернизировать) типовой функционалй ПП.
  4. Обеспечить корректный ввоа НСИ и исходных данных на дату запуска ПП в эксплуатацию.
  5. Обучить персонал для корректной эксплуатации ПП.
2
Ситуация до старта проекта

В марте 2023 года руководящий состав ВУЗа заинтересовался в улучшении процессов документооборота, увеличения производительности специалистов, работающих с документами и повышения исполнительской дисциплины. Очень важным моментом была отмечена необходимость в интеграции системы документооборота (СЭД) с существующими системами оперативного учета учреждения на базе программных продуктов 1С.

На момент начала проекта в компании уже была система электронного документооборота на базе программы «DocVision». Эксплуатация данного продукта ограничивалась функциональными возможностями. К тому же возникли сложности при интеграции с продуктами на базе платформы «1С:Предприятие 8».

Поэтому было принято решение об автоматизации делопроизводства на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0», которое соответствовало предъявленным требованиям, а именно: удобный интерфейс, доступ к документам с учетом прав пользователей, работа с документами любых типов, возможность бесшовной интеграции с другими системами на платформе «1С:Предприятие 8».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0».

Этапы проекта:

  1. Интервью с ключевыми пользователями и подготовка документа «Техническое задание». Проектное решение согласовано заказчиком.
  2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
  3. Настройка интеграции учетных систем и «1С:Документооборота государственного учреждения 3.0». Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и «1С:Документооборотегосударственного учреждения»; проведены испытания интеграционных механизмов.
  4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания системы; сделана доработка системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
  5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны листы учета рабочего времени.

Функциональный объем проекта:

  1. Работа с входящими документами (рассмотрение, регистрация, исполнение, постановка на контроль, текущий контроль, снятие с контроля).
  2. Работа с внутренними организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями) — согласование, доработка, подписание, регистрация, ознакомление, исполнение, постановка на контроль, текущий контроль, снятие с контроля.
  3. Работа с информационно-справочными документами (служебными, докладными и объяснительными записками) — согласование, доработка, регистрация, исполнение, снятие с контроля.
  4. Работа с исходящими документами — огласование, подписание, доработка, регистрация, отправка в почтовый сервис MS Outlook.
  5. Работа со служебными записками (СЗ) по оплате труда (ОТ) — Согласование, рассмотрение, регистрация, исполнение, снятие с контроля.
  6. Работа с распорядительными документами по обучающимся — согласование, доработка, утверждение, подписание, регистрация, ознакомление.
  7. Договорная работа. Согласование служебной записки по договору и договор — Согласование, утверждение, ознакомление.

С использованием технологии бесшовной интеграции настроен перенос кадровых документов о приеме сотрудников из программы «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» и двухсторонний обмен по приказам о движении студенческого состава из программы «1С:Университет ПРОФ».

TGMU_shema.jpg

Схема архитектуры

Масштаб проекта:

  1. Количество рабочих мест — 500.
  2. Количество одновременно работающих — 100.
  3. Количество информационных баз — 1.

Количество документов, обрабатываемых в месяц:

  • ОРД, ИСД, Договора: 1200,
  • входящие документы: 270,
  • исходящие документы: 320.
4
Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта были настроены следующие особенности ведения документооборота:

  1. Разработаны шаблоны обработки документов для организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, договорной работе.
  2. Настроены шаблоны автозаполнения файлов для организационно-распорядительных документов в формате MS Word.
  3. Настроена бесшовная интеграция с приказами по студенческому составу в «1С:Университет».

В данном проекте были доработаны следующие функциональные и интерфейсные особенности:

  1. Дополнен список фильтров в форме списка документов (реестров) по автору. подписывающему, контактному лицу, дате и номеру регистрации, контролю.
  2. Ограничен просмотр сертификатов ЭП для простых пользователей.
  3. Ограничено время активного сеанса пользователя. В случае простоя более 30 минут приложение закрывается.
  4. Разработаны внешние печатные формы листа согласования для договоров и служебных записок по договорам.
5
Результаты проекта

Сократилось время подготовки и обработки документов по оплате труда

12%

Сократилось время подготовки документов по движению студенческого состава

20%

Итоги проекта для бизнеса:

  • переход компаний, входящих в границы проекта, на работу в СЭД на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0»;
  • использование возможностей СЭД при работе в учетных системах на базе «1С:Университет», имеющих интеграцию с СЭД;
  • ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД;

В результате внедрения ECM/СЭД «1С:Документооборот государственного учреждения» в учреждении:

  • сократилось время подготовки документов по движению студенческого состава на 20%;
  • сократилось время подготовки и обработки документов по оплате труда на 12%;
  • увеличилась вовлеченность персонала в работу с СЭД на 10%.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
500
Отрасль
Медицина
ИТЭС-Консалтинг
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Май 2023 —
Уральский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Отзывы заказчиков
Ректор Тюменского государственного медицинского университета
Иван Петров
В результате внедрения «1С:Документооборот государственного учреждения» сотрудники получили современную систему документооборота с гибким настраиваемым пользовательским интерфейсом. Смогли расширить видовой состав документов и вовлечь дополнительные подразделения вуза а в работу с электронными документами, а также регламентировать бизнес-процессы. Внедрение позволило обеспечить бесшовную интеграцию с существующей системой «1С:Университет» в части движения распорядительных документов по студенческому составу вуза.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
20 февраля 2024
Изменение названия и состава продукта «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО». Выпуск модулей «Налоговый мониторинг»

Функциональность налогового мониторинга автоматизирована в конфигурациях «Управление холдингом», «ERP. Управление холдингом», «Налоговый мониторинг. БП КОРП МСФО».

16 февраля 2024
Дистанционное «1С:Бизнес-обучение» для руководителей и тарифы «1С:КП ПРОФ ГенДир» и «1С:Фреш ПРОФ ГенДир» – начало продаж

«1С:Бизнес-обучение» представляет собой образовательную веб-платформу для дистанционного обучения. В основе контента «1С:Бизнес-обучение» видеокурсы, разработанные специально для генеральных директоров и других топ-менеджеров. Занятия дополнены авторскими презентациями, рабочими тетрадями, тестами, методичками и другими полезными для работы и личного развития материалами.