«Тулаавтодор» внедрил систему электронного документооборота, объединившую 24 подразделения компании. Система построена на базе «1С:Документооборот государственного учреждения». Благодаря автоматизации документооборота удалось ускорить процедуры согласования договоров и организационно-распорядительной документации, искоренить практику двойной регистрации одних и тех же документов на различных участках предприятия, избавиться от бумажных журналов учёта. Перевод в электронный вид учёта внутренних приказов, поручений и распоряжений улучшил контроль исполнительской дисциплины и позволил более рационально планировать работу сотрудников.
«Тулаавтодор» — бюджетная некоммерческая организация, образованная путём объединения 24 ранее самостоятельных дорожно-строительных управлений (ДРСУ) по приказу Министерства транспорта и дорожного хозяйства Тульской области. Деятельность НКО направлена на улучшение состояния автодорог регионального или межмуниципального значения.
Основной целью построения СЭД на базе «1С:Документооборот государственного учреждения» было налаживание эффективного взаимодействия сотрудников из 24 территориально распределённых подразделений «Тулаавтодора».
Задачи:
- организация совместной работы представителей различных участков и филиалов с внутренней документацией предприятия;
- ускорение согласования проектов и договоров;
- ускорение поиска нужных документов и получения директив по работе с ними;
- разграничение прав доступа к отдельным документам с учётом должностных обязанностей сотрудников;
- предотвращение двойной регистрации документов;
- создание единого электронного архива документов;
- усиление контроля исполнительской дисциплины.
До момента построения СЭД обмен документами между сотрудниками различных структурных подразделений организации осуществлялся посредством электронной почты. Однако использование незашифрованного канала передачи данных, возможность взлома почтовых ящиков и случайной пересылки писем сторонним лицам ставили под угрозу конфиденциальность корпоративной информации. Руководство искало более эффективные методы коммуникации.
Ещё одной проблемой, обусловленной территориальной распределённостью структурных подразделений учреждения, была двойная регистрация документов. Каждый удалённый участок «Тулаавтодора» вёл собственную нумерацию документов в бумажных журналах, в результате чего один и тот же документ мог быть зарегистрирован дважды или даже трижды: как исходящий на одном участке и как входящий на другом.
Значимой предпосылкой внедрения системы электронного документооборота также было стремление руководства уменьшить объёмы бумажной организационно-распорядительной документации. До старта проекта по многим вопросам взаимодействия сотрудников приходилось оформлять письма, запросы и служебные записки в другие филиалы или центральное управление.
Изначально в качестве решения для автоматизации делопроизводства в учреждении была выбрана система «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Такой выбор был обусловлен сразу несколькими факторами:
- наличием на предприятии других программных продуктов на платформе «1С»;
- функциональными возможностями системы;
- относительно низкой стоимостью программы.
В электронный вид была переведена обработка договоров, входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, внутренних приказов, поручений и распоряжений. Однако функционала продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ» оказалось недостаточно, и руководством «Тулаавтодора» было принято решение использовать «1С:Документооборот государственного учреждения». Выбор был обусловлен тем, что данный программный продукт позволяет выстраивать более сложные делопроизводственные процессы, и в нём лучше всего реализована функция обработки обращений граждан.
К моменту запуска системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию было автоматизировано 150 рабочих мест в различных структурных единицах компании. В это число входили рабочие места руководителей подразделений, секретарей центрального управления и филиалов, рядовых сотрудников. По прошествии 2-х лет с момента внедрения количество АРМ практически не изменилось, поскольку все, кому надо было работать в системе, были подключены к ней изначально.
Проект является исключительным не столько в силу своих масштабов, сколько в силу географической распределённости автоматизируемых подразделений. В структуру «Тулаавтодора» входят 4 дорожно-ремонтных строительных филиала, к которым в свою очередь относятся 23 участка в различных районах Тульской области.
К специфическим особенностям проекта также можно отнести сложность деятельности организации. В оперативном управлении компании находятся 538 автомобильных дорог регионального и межмуниципального значения. Помимо укладки и ремонта автомобильных трасс, «Тулаавтодор» занимается реставрацией зданий и сооружений; погрузкой и разгрузкой опасных ж/д грузов; сбором, вывозом и обезвреживанием токсичных отходов; добычей и переработкой полезных ископаемых; организацией строительства и эксплуатации комплексов дорожного сервиса и наружной рекламы и т. д. Создать единую систему электронного документооборота, отвечающую требованиям участков различной специализации, было не самой простой задачей.
- Система позволила упростить работу с внутренними документами предприятия, ускорить взаимодействие между территориально удаленными подразделениями и оптимизировать исполнительскую дисциплину сотрудников.
- Раз и навсегда была решена проблема двойной нумерации одних и тех же документов. С 2015 года регистрация документов в управлении и многих филиалах «Тулаавтодора» ведётся исключительно в электронном виде. Сотрудники участков и филиалов в любой момент могут получить информацию о том, у кого находятся их служебные записки и письма, ознакомиться с резолюциями руководства.
- Секретарь управления, являющийся, по сути, основным связующим звеном между участками и управлением «Тулаавтодора», имеет оперативный доступ к информации о том, кем и когда были подготовлены ответы на письма и выполнены поручения. Удобный механизм связей позволяет секретарю из карточки документа перемещаться в связанные документы. Возможность оперативного поиска документов в единой базе также во многом упростила работу секретаря управления.
- Разграничение прав доступа к ряду документов исходя их должностных обязанностей сотрудников минимизировало риск утечки информации.
- При помощи СЭД удалось решить проблему потери данных при случайном удалении письма.
