||
Краткое описание
Центральная пригородная пассажирская компания оптимизировала систему электронного документооборота за счет перехода на новую версию «1С:Документооборот КОРП». В сжатые сроки (календарный месяц) проведена миграция большого объема данных: более 3 000 000 документов и НСИ, более 300 000 задач и процессов. Адаптированы и настроены для работы на новой версии конфигурации все функциональный блоки системы: «Делопроизводство» (включая подсистему «Обращения граждан»), «Претензионная работа», «Договора», «Закупки», «Контроль исполнительской дисциплины». Выполнена интеграция блока «Обращения граждан» с внешней системой оперативного мониторинга и управления. Параллельно выполнены работы по переходу на отечественное программное обеспечение: в части операционной системы — на Astra Linux, в части СУБД — на PostgreSQL.
«Центральная пригородная пассажирская компания» — крупнейший из 22 существующих в РФ пригородных железнодорожных перевозчиков. Компания приступила к работе с 1 января 2006 года на Павелецком направлении Московской железной дороги — филиала ОАО «РЖД». Сегодня доля компании в пригородных железнодорожных перевозках по РФ составляет 63,7%. АО «Центральная ППК» обеспечивает 91,4% пригородных пассажирских перевозок в Московском железнодорожном узле. Ежедневно Центральная ППК отправляет 1,6 млн пассажиров.
1
Цели и задачи
Основной целью проекта являлось формирование единого информационного пространства в области организации документационного обеспечения, договорной и закупочной деятельности, работы с обращениями граждан, учета журналов расшифровки скоростемерных лент, включая работу с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, а также повышение контроля исполнительской дисциплины.
В результате проекта должны быть реализованы следующие ключевые задачи:
- Максимальное использование типового функционала конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП 3.0» с полным сохранением функционала (в том числе доработанного) системы редакции 2.0, в том числе в части системы доступов и прав.
- Миграция исторических данных с сохранением иерархии связей объектов и обеспечением разграничения прав доступа по историческим данным. Полный перенос НСИ и документов с 2012 года, перенос всех задач и процессов с 2023 года.
- Интеграция с подсистемой оперативного мониторинга и управления (ОМиУ), объект интеграции — по блоку «Обращения граждан».
- Одномоментный и полный переход на СЭД 3.0: по завершению миграции пользователи полностью переходят в новую систему.
- Производительность системы должна позволять осуществлять непрерывную работу не менее 800 пользователей одновременно в круглосуточном режиме.
- Скорость реакции системы на действия пользователей в новой системе должна соответствовать средним значениям исходной системы.
2
Ситуация до старта проекта
Инициация проекта была обусловлена рядом причин:
- Использование устаревшей версии конфигурации, не развиваемой в части функционала вендором (релиз 2.0.19.1 от 26.05.2016г.).
- Наличие постоянных проблем с отказоустойчивостью и надежностью, требующих постоянной поддержки со стороны подрядчика, что являлось трудозатратным и нецелесообразным.
- Потребность в ближайшей перспективе в использовании функций, наличествующих в типовой поставке «1С:Документооборот КОРП 3.0» (в том числе в части ЭП, ЭДО, МЧД, интеграция с системой архивного хранения).
- Потребность в пересмотре доработок системы с целью оптимизации функциональности и отказа от устаревших, либо избыточных функций.
- Необходимость перехода на отечественное программное обеспечение в части операционной системы и системы управления базами данных (СУБД) в рамках реализации политики импортозамещения.
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот КОРП», версия 3.0.
В ходе проекта были адаптированы и настроены для работы на новой версии конфигурации следующие блоки системы:
- Делопроизводство (включая подсистему «Обращения граждан»).
- Претензионная работа.
- Договора.
- Закупки.
- Контроль исполнительской дисциплины.
- Нормативно-справочная информация.
Выполнена интеграция блока «Обращения граждан» с внешней системой оперативного мониторинга и управления.
Структурная схема СЭД 3.0
4
Особенности и уникальность проекта
В ходе проекта были решен ряд специфических задач, обуславливающих уникальность данного прое:
- Устаревшие релиз и версия СЭД 2.0 не позволили использовать возможности типового модуля миграции на версию 3.0. Проектной командой был выполнен перенос и адаптация типового модуля «миграции данных», используемого в 1С:ДО 2.1 в исходную ИС версии 2.0.
- Параллельно с переходом на новую версию СЭД проектной командой были выполнены работы по переходу на отечественное программное обеспечение: в части операционной системы: с Windows на Astra Linux — Воронеж. В части СУБД — с MS SQL на PostgreSQL.
- В сжатые сроки (1 месяц) была выполнена миграция большого объема данных: более 3 000 000 документов и НСИ, более 300 000 задач и процессов. Обеспечение беспрерывности работы пользователей в СЭД происходило за счет двухэтапной миграции данных: основной (всех документов, введенных по состоянию на 1.12.2023 и процессов за 2023 год) и дополнительной (документов и процессов, введенных пользователями в СЭД 2.0 за период основной миграции).
- Большое внимание было уделено подготовке пользователей как залогу обеспечения беспрерывной работы ИС. Использовались различные форматы: текстовые инструкции, видеоинструкции, обучающие сценарии, очное обучение в малых группах, индивидуальное обучение ключевых пользователей.
- На протяжении всего проекта проводился контроль качества кода и контроль производительности системы с помощью нагрузочных тестирований.
Схема взаимодействия СЭД 3.0 с другими информационными системами
Пояснения к схеме:
- ОМиУ - оперативная система учета и мониторинга: система для ведения учета обращений пассажиров в АО «Центральная ППК»; ЕИС - единая информационная система закупок.
5
Результаты проекта
Количественные результаты проекта:
- 100% пользователей исходной ИС перешли на работу в новой системе СЭД 3.0.
- 100% запланированных исторических данных перенесено в новую систему: 3 000 000 документов и НСИ, 300 000 процессов.
- 100% пользователей системы были охвачены мероприятиями в рамках обучения работе в новой системе. 272 человека прошли обучение в очном и онлайн формате.
- В ходе опытно-промышленной эксплуатации системы было отработано более 2400 запросов от пользователей, из них 35% консультационного характера, 15% — связанных с настройкой прав доступа, 40% — связанных с ошибками, возникшими в результате миграции исторических данных.
- Темпы ввода документов и запуска процессов в новой системе уже на этапе ОПЭ были сопоставимы с темпами работы в исходной СЭД, 25 000 документов и 35000 процессов в месяц, что говорит об успешности и полноценности проекта по переходу.
- Производительность новой системы с учетом перехода на отечественное ПО в части СУБД и операционной системы соответствует целевым показателям — в среднем 3 секунды на проведение документа.
Качественные результаты проекта:
- Упрощение работы со справочниками: единый справочник «Документы» вместо группировок по отдельным типам документов.
- Обработка документов стала нагляднее и проще, а настройка более гибкая. Теперь в программе обработка документа состоит из последовательности действий, выполняемых по правилам обработки. А вся информация о действии над документом собрана в одном месте.
- Появилась возможность делегирования прав не только по общим объектам, но и в разрезе конкретных видов действий задач и документов.
- Значительно расширились возможности настройки прав доступов. За счет гибкой настройки появилась возможность точечно задать права сотруднику на каждом этапе процесса.
- Выполнена оптимизация системы за счет аудита доработок, отказа от ненужной доработанной функциональности, максимального использования типового функционала новой версии конфигурации.
- Достигнута независимость информационной системы от внешних факторов (экономических санкций) в силу полного использования отечественного программного обеспечения.
Количественные KPI информационной системы (экономическая эффективность):
- Среднее время обработки запроса — сократилось на 30%.
- Требуемое количество сотрудников IT-поддержки для конечных пользователей — снизилось на 20%.
- Среднее время безотказной работы системы — выросло в 3 раза.
- Среднее время ремонта/восстановления системы — сократилось на 35%
- Целевая точка восстановления (максимальное количество информации, которое может быть потеряно при отказе системы) — уменьшилось в 5 раз.
Александр Ершов, начальник отдела прикладных ИТ-систем управления информационных технологий
В ходе проекта особое внимание было уделено подготовке пользователей к работе в новой системе как ключевому моменту, который обеспечит успешный переход на новую версию. 100% пользователей системы было охвачено тем или иным форматом обучающих мероприятий, которые проходили как в онлайн, так и очном формате.
В ходе проекта особое внимание было уделено подготовке пользователей к работе в новой системе как ключевому моменту, который обеспечит успешный переход на новую версию. 100% пользователей системы было охвачено тем или иным форматом обучающих мероприятий, которые проходили как в онлайн, так и очном формате.
