В Оренбургском филиале Микрохирургии глаза им. акад. С.Н. Федорова построили систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 8». В ходе проекта реализован уникальный и сложный бизнес-процесс согласования и обработки документации по закупочной деятельности. Реализована возможность удаленного формата работы с документами и поручениями с мобильных устройств. Настроен полный цикл работы с документами и корпоративной информацией. Контроль за исполнением документов стал более прозрачным, благодаря выполненным доработкам и настроенным рассылкам отчетов по контролю.
Межотраслевой научно-технический комплекс «Микрохирургия глаза» им. акад. С.Н. Федорова занимается разработкой и быстрым внедрением в медицинскую практику передовых методов диагностики и лечения глазных заболеваний, созданием необходимых для этого технологий. Оренбургский филиал является крупнейшим центром офтальмологической помощи в Южно-Уральском регионе.
Цели проекта:
- Сформировать единое информационное пространство.
- Регламентировать и контролировать процессы движения документов.
- Уменьшить время на подготовку/согласование/поиск документов.
- Повысить эффективность работы сотрудников.
- Обеспечить возможность сбора аналитической информации о своевременности исполнения этапов бизнес-процессов.
Задачи проекта:
- Систематизировать и структурировать требования к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации.
- Обеспечить возможность автоматизации процессов, определенных условиями договора, их модификацию и постепенное расширение автоматизированных процессов.
- Разработать регламенты выполнения основных процессов с использованием ИС.
- Определить архитектуру ИС.
- Интегрировать решение «1С:Документооборот 8 ДГУ» и имеющуюся на предприятии автоматизированную систему МИС.
- Интегрировать решение «1С:Документооборот 8 ДГУ» и имеющуюся на предприятии автоматизированную систему «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».
- Адаптировать, доработать и настроить «1С:Документооборот 8 ДГУ» для реализации функционала ИС.
- Обеспечить корректный ввод НСИ и исходных данных на дату запуска ИС в эксплуатацию.
- Обучить персонал для обеспечения корректной эксплуатации и обслуживания (администрирования) ИС. Организовать сопровождение и эксплуатацию ИС.
Ранее в ФГАУ «НМИЦ «МНТК „Микрохирургия глаза“ им. акад. С.Н. Федорова». использовалась программа «1С:Документооборот 8 ПРОФ», но ее функционала было недостаточно для всех бизнес-процессов государственного учреждения. Опираясь на предыдущий опыт работы в программе, убедившись, что это хороший инструмент, был выбран программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения».
Предпосылки проекта:
- отсутствие оперативной информации по документам;
- отсутствие возможности отслеживать фактическую деятельность каждого работника;
- отсутствие четко регламентированных и стандартизированных процессов;
- длительное время на поиск документов;
- отсутствие интеграции с используемой учетной системой.
Информационная система управления электронным документооборотом реализована на платформе «1С:Предприятие» на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения».
Вариант работы: клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server).
Автоматизированы блоки:
- Входящие и исходящие, обращения граждан.
- Внутренние и правовые документы.
- Договорные документы.
- Закупочные документы.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет рабочего времени.
Выполнены работы:
- Миграция данных из существующей системы.
- Интеграции и доработки.
- Обучены пользователи и администратор.
- Техническая поддержка в период запуска.
Схема архитектуры
Масштаб проекта:
- общая численность компании (включая филиалы): 350;
- общее число автоматизированных рабочих мест: 70.
- Настройка интеграции с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Типовой интеграции не существует, потребовалась также небольшая доработка конфигурации 1С:ЗКГУ.
- Настройка интеграции с медицинской информационной системой (МИС). МИС является собственной разработкой заказчика. Написана на языке GraphQL. Интеграция выполнена через программный интерфейс API.
- Реализован уникальный и сложный бизнес-процесс согласования и обработки документации по закупочной деятельности в рамках проведения процедур торгов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд учреждения.
Выросла скорость обработки документации
Повысилась исполнительская дисциплина
Снижение расходов на материальные ресурсы
Основными эффектами внедрения системы электронного документооборота стали:
- обеспечение единым информационным пространством сотрудников учреждения;
- повышение качества управленческой деятельности;
- сокращение затрат на бумагу.
В результате внедрения «1С:Документооборот» настроен полный цикл работы с документами и корпоративной информацией — от этапа создания, согласования и совместной обработки, обмена и передачи по маршрутам до хранения и удобного поиска данных. Сотрудники получили возможность безопасно работать с документами, так как доступ в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможен, а каждому пользователю назначаются свои права.
Сократилось время на согласование документов. Сотрудники оперативное реагируют и вполняют поступающие задачи. Контроль за исполнением документов стал более прозрачным, благодаря доработкам и настроенным рассылкам отчетов по контролю.
Значительное ускорение поиска и выборки документов позволило не отвлекать других сотрудников от работы для поиска бумажной версии документа.
Показатели экономической эффективности:
- Выросла скорость обработки документации на 35%.
- Повысилась исполнительская дисциплина на 20%.
- Сократились трудозатраты сотрудников на 20%.
- Снижение расходов на материальные ресурсы на 15%.
В перспективе планируется интеграция системы документооборота с другими информационными системами.
