«Автопарк № 6 СПЕЦТРАНС» построил систему комплексной автоматизации на базе платформы «1С:Предприятие 8». Внедрены подсистемы бухгалтерского и налогового учета, управления транспортом, расчета заработной платы, управления договорами, бюджетирования и казначейства. Особенностью проекта является масштабность (более 700 сотрудников, 300 единиц техники, 4 тыс. договоров) и специфика деятельности в сфере вывоза отходов. Результатом стало повышение эффективности управления предприятием, прозрачность финансовых потоков и операционных процессов.
Автопарк № 6 «Спецтранс» — крупнейшее автотранспортное предприятие, специализирующееся на вывозе отходов в Санкт-Петербурге и области. Ежегодно автопарк обслуживает более 1,5 млн жителей и вывозит более 3,5 млн куб. метров отходов. В автопарке работает около 800 человек, из них — около 400 рабочих, более 300 профессиональных водителей.
Цели проекта:
- Повысить эффективность и прозрачность управления крупнейшим автотранспортным предприятием Санкт-Петербурга, специализирующимся на вывозе бытовых и строительных отходов.
- Оптимизировать все основные бизнес-процессы компании, включая бухгалтерский и налоговый учет, управление транспортом, расчет заработной платы, управление договорами, бюджетирование и казначейство.
Задачи проекта:
- Бухгалтерский и налоговый учет:
- реализовать полноценный бухгалтерский учет, начиная от первичных документов и заканчивая регламентированной отчетностью;
- настроить налоговый учет в соответствии с законодательством РФ;
- настроить отчеты на основе имеющихся в системе данных.
- Управление транспортом: реализовать учет, связанный со спецификой автотранспортного предприятия (путевые листы, расход ГСМ, диспетчеризация, ремонтная зона и т.д.).
- Расчет заработной платы:
- реализовать кадровый учет в соответствии с законодательством РФ;
- реализовать систему начисления заработной платы в соответствии с законодательством РФ и внутренними нормативными документами предприятия.
- Управление договорами:
- вести расширенную информацию о договорах с заказчиками, включая информацию о контрагентах, плановый годовой объем вывоза отходов, стоимость в зависимости от тарифа, формирование печатных форм договоров;
- реализовать быстрый доступ к документам реализации и оплатам.
- Бюджетирование и казначейство:
- формировать и гибко настраивать различные бюджеты (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, бюджет накладных расходов и др.);
- автоматизировать все процессы, связанные с оборотом денежных средств и контролем сроков оплаты;
- реализовать учет экономической эффективности деятельности предприятия с детализацией до автомобиля.
До начала проекта в ОАО «Автопарк № 6 СПЕЦТРАНС» использовались разрозненные инструменты учета и управления, что могло приводить к дублированию данных, ошибкам при сверке информации и снижению оперативности принятия решений. Ключевые проблемы заключались в следующем:
- Отсутствие единой системы для учета транспортных средств. Это затрудняло контроль пробега, расхода ГСМ и своевременного проведения ремонтов.
- Расчет заработной платы для большого числа сотрудников (более 700), особенно сложный из-за специфических начислений для водителей и ремонтников.
- Неточные данные о экономической эффективности каждого автомобиля и направления деятельности, что затрудняло принятие обоснованных управленческих решений.
- Проблемы с управлением большим количеством договоров. Более 4 тыс. действующих договоров, что увеличивало риск просрочки оплат и некорректного планирования работ.
- Отсутствие гибкой системы бюджетирования и казначейства, что затрудняло контроль доходов и расходов.
Проект был запущен для решения этих проблем и создания современной системы автоматизации, учитывающей особенности бизнеса.
Под нужды компании на базе продуктов фирмы «1С» разработана система комплексной автоматизации предприятия по вывозу отходов.
Система автоматизирует все основные бизнес-процессы компании, включая ведение договорных отношений с заказчиками, учет и управление автотранспортными средствами, учет всех видов расходных материалов и ГСМ, формирование заданий водителям и контроль за их выполнением, начисление заработной платы и т.д.
- формирование выручки на основе договоров и подтвержденных фактов вывоза отходов;
- формирование затрат в привязке к видам деятельности и конкретным транспортным средствам;
- определение экономической эффективности предприятия в целом и каждого автомобиля;
- полноценный бухгалтерский и налоговый учет;
- расчет заработной платы сотрудников, включая специфические начисления для водителей и ремонтников на основе фактически выполненных объемов работ (ездок, пробегов, загрузок, осуществленных ремонтов и т.д.);
- комплексный учет автотранспорта — регистрационные и технические параметры, доп. оборудование, экипажи, нормативные и фактические расходы, документы, ремонты, простои и т.д.
Система позволяет организовать однократный ввод данных — информация, введенная в путевом, ремонтном листах и других документах является основой для автоматического формирования бухгалтерских проводок.
Список внедренных систем и решений:
- «1C:Бухгалтерия»: полный цикл учета от первичных документов до регламентированной отчетности.
- «1С:Управление автотранспортом»: учет характеристик более 300 единиц техники, расхода ГСМ, путевых листов, ремонтов и интеграция с системами ГЛОНАС.
- «1C:Зарплата и управление персоналом»: расчет заработной платы для более 700 сотрудников с учетом специфических начислений.
- Управление договорами: единый реестр более 4 тыс. договоров с возможностью быстрого доступа к документам и формирование печатных форм.
- Бюджетирование и казначейство: формирование пяти специфических форм бюджетов и контроль денежных потоков.
Взаимосвязь систем:
- Все подсистемы интегрированы в единую базу данных, что обеспечивает однократный ввод данных и их автоматическое использование в различных процессах.
- Информация, введенная в путевых, ремонтных листах и других документах, автоматически формирует бухгалтерские проводки.
- Данные из подсистемы управления транспортом используются для расчета заработной платы и формирования бюджетов.
- Информация из подсистемы управления договорами интегрируется с бухгалтерским учетом для точного отслеживания платежей и выполнения обязательств.
Объем данных: около 5 тыс. бухгалтерских проводок в месяц, более 700 сотрудников, более 300 единиц техники, более 4 тыс. действующих договоров.
Особенности проекта:
- Масштабность: проект охватывает более 700 сотрудников.
- Специфика деятельности: работа в сфере вывоза бытовых и строительных отходов требует учета уникальных процессов, таких как расчет заработной платы для водителей и ремонтников, контроль объемов вывоза отходов и расхода ГСМ.
- Интеграция с внешними системами: внедрена связь с системами ГЛОНАС для мониторинга перемещения транспорта.
- Комплексность: решение охватывает все ключевые процессы предприятия — от бухгалтерского учета до управления транспортом.
- Гибкость и адаптивность: система была настроена с учетом специфических требований и нормативных документов предприятия, что обеспечивает высокую степень гибкости и адаптивности.
Сократились расходы на ГСМ
Итоги внедрения
Блок «Управление транспортом»:
- Адресное списание ТМЦ (товарно-материальные ценности) на конкретный ремонт транспортного средства позволили сэкономить с 2014 года около 2,5 млн руб. в год (экономия составила 10% от общих затрат на ремонт).
- Введение единого реестра путевых листов, планирование вывоза отходов в соответствии с графиками вывоза и заявками, оптимизирование загрузки автотранспорта позволило сократить рабочее время сотрудников на выполнение этой работы до 70%. Экономия порядка 1,2 млн руб. в год.
- Учет расхода ГСМ и внедрение GPS мониторинга позволило сократить расходы на ГСМ на 20%. Экономия порядка 2 млн руб. в год.
Блок «Бухгалтерский учет»:
- Внедрение механизма автоматизированного создания бухгалтерских документов на основании документов оперативного учета позволило существенно сократить время обработки первичных документов.
- Внедрение механизмов завершающих операций периода существенно упростило и ускорило процесс формирования регламентированной отчетности. Экономия порядка 1 млн руб. в год.
Блок «Управление договорами»: сократилось время на получение информации всеми заинтересованными сотрудниками предприятия на 30%. Экономия порядка 0,3 млн руб. в год.
Блок «Казначейство»: сократилось время на получение информации всеми заинтересованными сотрудниками предприятия на 30%. Экономия порядка 0.3 млн руб. в год.
Блок «Электронный архив»: реализована возможность оперативного предоставления сканов документов в контролирующие органы. Сократилось время на получение информации всеми заинтересованными сотрудниками предприятия на 80%. Экономия порядка 2 млн руб. в год.
Прочее:
- В КИС было создано множество отчетов по всевозможным аналитикам и в различных разрезах. Для составления подробной отчетности ранее необходимо было привлекать группу сотрудников. Экономия порядка 1 млн руб. в год.
- Сократились расходы, связанные с технической поддержкой и консультациями по внешним системам. Экономия порядка 1 млн руб. в год.
