В МГТУ им. Н.Э. Баумана перешли с «1С:Документооборот государственного учреждения», редакция 2.1 на редакцию 3.0. Ключевой особенностью проекта была необходимость перехода на новую систему без перерывов в текущей деятельности университета. Бесперебойная миграция в 1С с сохранением привычного интерфейса обеспечила плавный переход без нарушения бизнес-процессов. Пользователи приступили к работе в обновленной системе в первый же рабочий день — без простоев. Снизились трудовые и временные издержки сотрудников, участвующих в процессе ведения документооборота, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.
Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана — российский национальный исследовательский университет, научный центр. Осуществляет подготовку инженерных и научных кадров по более чем 600 образовательным программам. Работу университета обеспечивает более 9000 сотрудников, из них свыше 4500 профессоров и преподавателей. Имеет 3 филиала — Мытищинский, Дмитровский и Калужский.
Цели проекта:
- Повысить операционную эффективность.
- Сократить время на обработку документов (приказы, распоряжения, заявки).
- Снизить трудозатраты за счет автоматизации (меньше ручного ввода данных).
- Поддержать цифровую трансформацию вуза.
- Повысить имидж университета как современной и технологичной организации.
- Повысить удовлетворенность сотрудников.
Задачи проекта:
- Провести обследование процессов делопроизводства университета.
- Осуществить миграцию исторических данных из «1С:Документооборот государственного учреждения», редакция 2.1 в полном объеме.
- Проанализировать существующие доработки типового функционала «1С:Документооборот государственного учреждения», редакция 2.1.
- Провести работы по доработке типового функционала внедряемой системы в соответствии с потребностями университета.
- Разработать правила обмена между «1С:Документооборот государственного учреждения, редакция», редакция 3.0 и модулями ИС «Цифровой университет».
- Внедрить подсистему управления технической поддержкой.
До реализации проекта, для автоматизации ведения делопроизводства использовался программный продукт «1С Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1».
Для ведения финансово-хозяйственной деятельности университета используются следующие модули, входящие в состав ИС «Цифровой университет», и иные информационные системы:
- Модуль «СЭД 2.1» — прикладное решение «1С:Документооборот государственного учреждения» предназначен для автоматизации делопроизводства и документооборота государственных учреждений.
- Модуль «БГУ. Бухгалтерский учет» — обеспечивает решение задач бухгалтерского и налогового регламентированного учета.
- Модуль «ЗКГУ. Расчет заработной платы и стипендий. Кадровый учет» — обеспечивает решение задач по кадровому учету, расчету заработной платы и стипендий.
- Информационная система «Электронный университет» — предназначена для управления образовательной деятельностью и сопровождения учебного процесса, обеспечивая принятие обоснованных управленческих решений.
- Модуль «Управление финансовым планированием» — предназначен для автоматизации процессов планирования и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности Университета.
Система автоматизации делороизводства построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0»:
Архитектура решения включает группы и виды документов, которые были доработаны и оптимизированы для работы в 1С:
- Группа видов документов «Входящие документы»:
- входящий документ;
- входящий документ ДСП;
- обращение граждан;
- письма Миноборнауки России;
- предписания.
- Группа видов документов «Исходящие документы»:
- исходящий документ;
- осходящий документ ДСП;
- ответ на обращения граждан.
- Группа видов документов «Заявки»:
- заявка на оформление доверенности;
- заявка на оформление ЭП;
- заявка на подключение к ИС;
- заявка на экспортный контроль;
- заявка о делегировании полномочий на период отсутствия;
- служебная записка;
- служебная записка о претензионной работе.
- Группа видов документов «Приказы»:
- приказ по основной деятельности;
- приказ по административно-хозяйственным вопросам.
- Группа видов документов «Распоряжения»:
- распоряжение.
- Группа видов документов «Протоколы»:
- протокол заседания кафедры;
- протокол заседания коллегиального органа;
- протокол заседания НТС;
- протокол заседания научного совета;
- протокол совещания у руководителя структурного подразделения;
- протокол научно-методического совета университета.
Реализовано Более 70 доработок типового функционала, в том числе:
- авторегистрация документов, по разработанным алгоритмам для аналитики делопроизводства в университете;
- автоподписание документов ПЭП автором маршрута обработки;
- ограничение прав подписания документов в разрезе сотрудников и видов документов;
- автоматическое списание документов в дела по заданным условиям;
- доработка штампов ЭП на бланках шаблонов документов.
Таблица. Описание информационных потоков интеграционного взаимодействия:
| № | Источник | Получатель | Описание |
| 1 | ЗКГУ | СЭД 3.0 |
Обмен по справочникам:
|
| 2 | УФП | СЭД 3.0 | Обеспечена работоспособность механизма согласования договоров с помощью механизма бесшовной интеграции с СЭД; обмен заявками в техническую поддержку подсистемы УТП |
| 3 | СЭД 3.0 | УФП | Возврат статуса документа «Договор» |
| 4 | СЭД 3.0 | Электронный университет | Обеспечено получение данных о документах в СЭД 3.0 с помощью веб-сервисов |
Ключевой особенностью проекта была необходимость перехода на новую систему без перерывов в текущей деятельности университета. Бесперебойная миграция в 1С с сохранением привычного интерфейса обеспечила плавный переход без нарушения бизнес-процессов. Пользователи приступили к работе в обновленной системе в первый же рабочий день — без простоев.
Более 2000 рабочих мест автоматизировано (головной университет и 3 филиала — Дмитровский, Калужский, Мытищинский).
Разработан модуль управления технической поддержкой внутри ИС ДГУ для консолидации обращений из всех модулей ИС «Цифровой университет». Настроена интеграция обращений на 2-ю линий консультация на стороне исполнителя работ (Бизнес Системы).
Одновременная кроссплатформенная работа пользователей на различных ОС (MS Windows, Mac ОС,Linux), конвертация подписанных файлов в PDF на сервере Linux.
Переход с «1С:Документооборот государственного учреждения», редакция 2.1 на «1С:Документооборот государственного учреждения» редакция 3.0 в МГТУ им. Н.Э. Баумана позволил решить широкий спектр задач:
- Интегрирование модуля СЭД 3.0 с другими модулями ИС «Цифровой университет» оптимизировало процессы по внесению, хранению и согласованию данных.
- Миграция исторических данных из СЭД 2.1 в полном объеме позволила безболезненно продолжить работу во внедренной системе. Перенос был организован так, что все начатые процессы в СЭД 2.1 там же и завершались, а об изменениях в документах информация передавалась в СЭД 3.0.
- Обеспечение работоспособности системы электронного документооборота на операционной системе Linux, с использованием базы данных PostgreSQL.
- Переход сотрудников университета на подписание документов электронной цифровой подписью позволил обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность электронных документов.
- Снизились трудовые и временные издержки сотрудников, участвующих в процессе ведения документооборота, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.
