Газстройпром построил единую систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП». Система обеспечивает документооборот и делопроизводство на всей территории страны. Внедрена возможность QR-кодирования, позволяющая подтверждать подлинность и целостность документов, контролировать печатные экземпляров, обеспечить возможность автоматизированной обработки, ускорить все этапы работы с бумажными документами. Часть задач выполняется без участия человека, благодаря интеграции программных роботов в маршруты обработки документов. Предиктивные алгоритмы позволяют минимизировать количество отказов в согласовании документов.
АО «Газстройпром» — крупнейший строительный холдинг России, генеральный подрядчик по строительству объектов ПАО «Газпром», выполняющий полный комплекс работ в рамках проектов по добыче, переработке и транспортировке природного газа. Общая численность персонала холдинга — 90 тысяч человек.
Цели проекта:
- повысить прозрачность процессов согласования и подписания документов, улучшить исполнительскую дисциплину;
- обеспечить достоверность, целостность и актуальность согласуемой информации;
- соакратить время и трудозатраты на подготовку и поиск необходимых документов;
- минимизировать количество документов, подписываемых в бумажном виде;
- повысить производительность труда за счет сокращения объема и времени выполнения задач.
Задача проекта: построить единую системы электронного документооборота (ЕСЭД) на базе «1С:Документооборот КОРП».
На момент начала проекта организации ГК АО «Газстройпром» вели разрозненный документооборот, применялись различные средства автоматизации отдельных задач, значительный объем обработки документов осуществлялся бумажных носителях, что сопровождалось ощутимыми трудозатратами и длительностью выполнения задач.
Единая информационная система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот КОРП» и является одним из ключевых элементов инфраструктуры группы компаний. Система обеспечивает документооборот и делопроизводство на всей территории страны. Информационная система критически важна для поддержания непрерывности бизнес-процессов организаций.
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел.
- Делопроизводство.
- Учет договоров.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет и хранение документов.
Особенности системы:
- более 45 900 учетных записей сотрудников для возможности работы в системе;
- многие сотрудники работают в системе вне фиксированного рабочего места, перемещаясь между городами и объектами;
- территориальная распределенность пользователей с различными каналами связи для работы с информационной системой;
- система работает в условиях высокой нагрузки из-за большого количества одновременных подключений.
Проект реализован классическим методом управления с применением гибких подходов на отдельных этапах работ. При проектировании информационной системы были применены наиболее успешные кейсы цифровой трансформации из опыта компании «1С:Первый БИТ»:
- Внедрение в документооборот возможности QR-кодирования, позволившего решить вопросы подтверждения подлинности и целостности документов, контроля печатных экземпляров, обеспечить возможность автоматизированной обработки, ускорить все этапы работы с бумажными документами.
- Интеграция программных роботов в маршруты обработки документов, позволяющая выполнять часть задач без участия человека.
- Разграничение доступа к информационной системе осуществляется на основе информационной системы кадрового учета в соответствии с занимаемой должностью и сферой деятельности сотрудника.
- Комплексная интеграция с оператором ЭДО, позволяющая пользователям решать свои задачи в рамках одной информационной системы.
- Проактивный мониторинг состояния информационной системы, оценивающий распределение рабочих процессов между потоками обработки документов и выявляющий аномалии в обработке задач пользователями. Это позволяет предупредить простои, а также оценить эффективность работы системы.
- Перевод документооборота в электронный вид с подписанием, в том числе, внутренних документов, электронными подписями различных типов.
- Использование мобильных устройств в процессе обработки части документов и архивного хранения.
- Организация совместной обработки отдельных видов документов пользователями, являющимися работниками различных компаний.
Сокращение трудозатрат в различных подразделениях
Внедрение единой системы электронного документооборота позволило группе компаний значительно упростить и ускорить работу с документами, обеспечить прозрачность процессов, повысить контроль исполнения задач и достичь высокой эффективности работы во всех подразделениях холдинга. В частности, можно отметить следующие результаты:
- в группе внедрена единая методология делопроизводства и документооборота, определены процессы обработки документов с нормативными сроками;
- обеспечена достоверность, целостность и актуальность данных обрабатываемого документа;
- оптимизирован процесс поиска необходимых документов с помощью специализированных инструментов, что существенно сократило время на эту операцию;
- за счет комплексной интеграции с оператором ЭДО минимизировано количество документов, подписываемых в бумажном виде, увеличена скорость подписания;
- роботизация процессов позволила сократить время обработки документов, объем задач сотрудников, устранить трудоемкие рутинные операции, обеспечить комплекс необходимых контрольных процедур;
- предиктивные алгоритмы позволили минимизировать количество отказов в согласовании документов;
- разработаны инструменты получения сводной статистики по всей группе в разрезе документов и задач, что позволяет оценивать эффективность работы подразделений.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение операционных и административных расходов — 5%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 35%;
- снижение зависимости от зарубежного ПО — 5%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 25%.
