Компания «Оптика Кронос» завершила проект комплексной автоматизации своей сети салонов оптики. На основе решения «1С:ERP Управление предприятием 2» создана информационная система, охватившая 83 салона компании. Оптимизирован учёт товаров и комплектующих на складе, более рационально планируются заказы поставщикам, складские запасы снижены на 5% в денежном эквиваленте. Усилен контроль за рентабельностью каждого салона. Унифицированы правила работы менеджеров и консультантов, упростился и ускорился расчёт стоимости заказов с учётом различных скидок и акций, в разы ускорилось обслуживание покупателей. В итоге лояльность более 2 млн. клиентов сети повысилась: увеличилось количество повторных покупок, возросло число новых клиентов, пришедших по рекомендации знакомых.
«Оптика Кронос» — крупнейшая сеть салонов оптики в Приволжском федеральном округе, объединяет
83 салона. Помимо подбора очков различного назначения и контактных линз, в каждом салоне работает кабинет диагностики зрения. Численность компании на текущий момент — более 600 человек, в том числе около
200 врачей-офтальмологов и оптометристов. Каждый час в мастерских компании изготавливаются 42 новые пары очков по заказам клиентов.
Перед началом проекта компанией были сформулированы следующие цели:
- Обеспечение руководства компании оперативной и достоверной информацией, необходимой для принятия управленческих решений.
- Перевод работы компании на новую информационную платформу, позволяющую развиваться бизнесу. Повышение эффективности работы сотрудников за счёт автоматизации трудоёмких рутинных операций и не автоматизированных ранее функций:
- упорядочивание работы с клиентскими заказами;
- анализ продаж по всем салонам для определения стратегий по продажам, в том числе организации акций и распродаж;
- управление ассортиментом магазинов с помощью товарных матриц и форматов магазинов;
- автоматический расчёт заработной платы продавцов-консультантов, врачей, оптометристов, мастеров с учётом всех видов бонусов и премий.
Выступление ИТ-директора «Кронос» Игоря Юрова на бизнес-форуме 1С:ERP 2015
До начала проекта в компании использовался неудобный номенклатурный справочник и «ручное» выставление скидок, что при наличии широкого ассортимента приводило к большому количеству ошибок при оформлении заказов покупателей. Планирование заказов поставщикам было весьма трудоёмкой задачей. Расчёт заработной платы выполнялся долго и практически «вручную» из-за использования сведений из нескольких информационных баз. Неудовлетворительными были сроки оформления первичных кадровых документов, поиска кадровой информации по сотрудникам. Информация о плановых и фактических обучениях и аттестациях сотрудников отсутствовала. Руководство компании не устраивало длительное время подготовки информации для принятия управленческих решений.
Для дальнейшего развития и удержания лидерских позиций на рынке компания «Оптика Кронос» решила упростить и ускорить решение ежедневных задач каждого салона сети:
- сократить время на оформление и расчёт стоимости заказов покупателей с учётом персональных скидок и текущих акций;
- повысить точность планирования потребностей в товарах;
- обеспечить гибкое и рациональное управление ассортиментом и ценовой политикой.
Кроме того, компании требовалось автоматизировать расчёт заработной платы сотрудникам по различным мотивационным схемам и ускорить оформление кадровых документов. Руководству нужны были инструменты для оперативного планирования и контроля деятельности салонов.
Было принято решение о необходимости создания единой корпоративной информационной системы.
Для решения поставленных задач руководством компании был выбран программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2», так как данная система отвечает таким важным требованиям, как распространённость на отечественном рынке автоматизированных систем, высокое быстродействие и открытость кода, надёжность фирмы-разработчика и перспективы дальнейшего развития функционала системы.
В ходе проекта были внедрены блоки, показанные на рисунке 1.
Рисунок 1. Функциональные блоки информационной системы компании.
Настроена выгрузка данных по продажам в вендинговых терминалах в информационную систему. Информационная система интегрирована с оборудованием для подсчёта посетителей салона. Вся архитектура построена в виртуальной среде, техническая архитектура показана на рисунке 2.
Рисунок 2. Техническая архитектура информационной системы компании.
Новая система объединила работу сотрудников 83 салонов оптики, центрального офиса, включая склад, бухгалтерию, кадровую службу. Автоматизировано 250 рабочих мест.
Для решения задач клиента была произведена адаптация системы под специфику деятельности предприятия:
- создано автоматизированное рабочее место продавца-консультанта;
- в блоке «Управление персоналом и расчёт заработной платы» доработан функционал для расчёта заработной платы сотрудникам по мотивационным схемам, выполнению планов салона по ключевым показателям и работы сверх нормы;
- в области управления заказами клиентов доработан функционал по реализации подарочных сертификатов, экваринговым операциям и получению аванса по заказу;
- изменён функционал учёта всех акций, проводимых в компании, и расчёт скидок для клиента.
Проект комплексной автоматизации был реализован за 12 месяцев. 31 декабря 2014 года до 22:00 все сотрудники работали в старой информационной системе. До 10:00 2 января 2015 года в новую информационную систему была загружена вся необходимая информация для начала работы салонов (остатки товаров в каждом салоне и на каждом из складов, остатки денежных средств в кассах салонов, невыданные заказы, принятые авансы по заказам и т. д.). Начиная со 2 января 2015 года, все сотрудники работали в новой информационной системе.
Ключевые итоги проекта следующие.
- Оптимизированы запасы товара в торговых точках и на центральном складе. Закупки теперь планируются на основании заказов покупателей. Это помогло снизить объёмы хранящихся на складах товаров с низкой оборачиваемостью и пересмотреть объёмы закупок товаров по каждой ценовой категории. Складские запасы по всей сети сокращены на 5% в денежном эквиваленте, при этом богатство ассортимента сохранилось: сеть по-прежнему продает 84 тысячи наименований различных очков, оправ, линз, аксессуаров и оптических приборов. В результате компания уменьшила затраты на хранение излишков складских запасов и повысила эффективность использования оборотных средств, сделав акцент на выпуске продукции под собственной торговой маркой.
- Автоматизирована работа консультантов. Сотрудники салонов теперь быстрее обрабатывают заказы, принимают авансы от покупателей, выдают карты лояльности, оформляют продажи товара, подарочных сертификатов и т. д. Скорость оформления продаж увеличилась в 2 раза, клиентам больше не приходится терять время в ожидании нужной информации или документов на покупку.
- Создана единая для всей сети оптик база данных о рекламных акциях (а их в среднем проводится 5—7 ежемесячно). Это помогает эффективно реализовать ценовую политику компании. Расчёт всех видов скидок унифицирован и автоматически выполняется в системе. Исключены ошибки при расчёте итоговой стоимости заказов с учётом скидок и акций. Недоразумения при расчёте стоимости «акционных» товаров полностью исключены, и покупатель теперь точно знает, сколько стоит приглянувшийся ему товар.
- Всё это помогло повысить лояльность клиентов к компании. Увеличилось количество повторных обращений клиентов, возросло число покупателей, пришедших «по рекомендации». С помощью новой системы ведётся активная работа по дальнейшему наращиванию объёма продаж и повышению рентабельности в каждом из салонов оптик.
Кроме того, повысилась скорость и точность расчёта заработной платы сотрудникам с учётом различных критериев, премий и надбавок. Мотивационные схемы просты и полностью понятны сотрудникам, уровень их доверия к компании вырос. Появилась возможность более оперативно и рационально планировать занятость сотрудников, составлять графики отпусков. Сокращено время на оформление первичных кадровых документов, запросы сотрудников в кадровую службу обрабатываются быстрее. Скорость расчёта заработной платы для персонала всей сети оптик сокращена вдвое — с 10 до 5 дней.
