Группа «Эйнком», компании которой находятся в значительной географической удалённости друг от друга, построила распределённую систему документооборота. Система построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП» и состоит из двух информационных баз: в Москве и Сургуте. Между ними настроен полный обмен данными через ftp-сервер. В результате было организовано единое корпоративное информационное пространство, позволяющее формализовать и автоматизировать электронный документооборот между 17 юридическими лицами. А у руководства компании появился удобный инструментарий для дополнительного контроля поставленных задач.
Группа компаний «Эйнком» занимается различными направлениями: проектирование, строительство, риэлтерская деятельность, управление коммунальными объектами, агропромышленная деятельность, гостиничный бизнес и логистика. В состав холдинга входит 17 юридических лиц. Компании группы расположены в Москве и Московской области, Сургуте, Ханты-Мансийске и Феодосии. В штате трудится свыше 1500 человек.
Цели проекта:
- организация единого информационного пространства управления документами и задачами для 17 юридических лиц, территориально удалённых друг от друга;
- организация быстрого доступа к информации для высшего руководства компании;
- повышение эффективности работы с документами и обеспечение контроля за поручениями по документам внутри холдинга.
Ранее в компании не было системы электронного документооборота. Все документы хранились в бумажном варианте, а также разрозненно на серверах каждой из компаний холдинга хранились скан-копии этих документов. Бизнес-процессы (согласования, поручения, ознакомления и другие) осуществлялись посредством электронной почты, при этом отследить движение документов было сложно, нужные документы могли «теряться» в потоке входящих писем. Руководство «Эйнком» эта ситуация не устраивала, и было принято решение автоматизировать документооборот в холдинге.
Для решения поставленной задачи была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Сначала, в июне 2015 года система была внедрена в управляющей компании «Эйнком» и других компаниях группы, находящихся в Москве и Московской области. А в 2016 году решение было растиражировано на остальные компании группы.
В состав созданной распределённой базы входят две информационных базы: один сервер расположен в Москве, второй — в Сургуте. Все пользователи, территориально находящиеся в Москве и Московской области, работают в информационной базе, развёрнутой на сервере в Москве. Все пользователи, территориально находящиеся в Ханты-Мансийском автономном округе, работают в информационной базе, развёрнутой на сервере в Сургуте. Между информационными базами настроен полный обмен.
Автоматизировано 300 рабочих мест: 100 пользователей в Москве и Московской области, 200 — в Ханты-Мансийском автономном округе.
В рамках проекта была создана распределённая информационная база, включающая в свой состав 2 информационные базы. Примечателен большой географический охват: один сервер находится в Москве, второй — в Сургуте, на расстоянии более 3000 км друг от друга. При этом между информационными базами был настроен полный обмен данными через ftp-сервер (испрользованы типовые настройки в режиме предприятия в «1С:Документооборот»). Например, когда в одной базе создаётся документ, этот документ потом создаётся и в другой базе на другом сервере. Обмен включает справочник, документы, пользователей, бизнес-процессы.
В системе смоделирована система прав доступа к документам типовыми средствами «1С:Документооборот», учитывая холдинговую структуру организации. Сотрудники каждой из компаний имеют доступ к документам компании, а определённые сотрудники имеют доступы к документом других компаний холдинга.
Организовано единое корпоративное информационное пространство на базе системы «1С:Документооборот», позволяющее формализовать и автоматизировать документооборот между 26 компаниями, входящими в холдинг «Эйнком».
Документы, ранее хранившиеся на серверах компаний, были перенесены для централизованного хранения в систему «1С:Документооборот». Все вновь созданные документы регистрируются и также хранятся в системе электронного документооборота. В связи с этим время, затрачиваемое на поиск нужной информации, сократилось вдвое, исключена возможность потери информации.
У руководства компании появился дополнительный инструментарий для контроля поставленных задач. Система уведомляет сотрудника о находящихся у него на исполнении документах, просроченных документах, сроках отработки документов. Руководство видит, на какой стадии находится любой обрабатываемый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним. Такой подход способствует повышению исполнительской дисциплины сотрудников.
