Группа компаний «Медси» построила финансово-аналитическую систему, обеспечивающую формирование управленческой и МСФО-отчётности. В качестве инструмента консолидации бухгалтерских данных из двенадцати информационных систем и трансляции отчётности выбрана CPM-система «1С:Управление холдингом 8». Для реализации поставленных задач были использованы возможности системы «1С:Управление холдингом 8» по организации параллельного учёта с использованием трансляционной модели: из РСБУ в управленческий учёт с последующим формированием отчётности управленческой и по стандарту МСФО. Уже при пилотном внедрении сроки подготовки отчётности сокращены на 3 дня. Финансово-аналитическая система позволила заложить основу для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов компании и повышения эффективности деятельности компании.
Группа компаний «Медси» — крупнейшая в стране частная сеть лечебно-профилактических учреждений, предоставляющая полный комплекс услуг по профилактике, диагностике и лечению заболеваний, а также реабилитации. В состав «Медси» входит 15 клиник в Москве и Московской области, 3 клинико-диагностических центра, 2 детские клиники, 2 клинические больницы, 6 клиник в регионах, 73 медицинских пункта на предприятиях, 2 санатория, 2 реабилитационно-восстановительных центра, департамент семейной медицины, скорая медицинская помощь, и др.
Проект был инициирован руководством группы компаний «Медси» для того, чтобы повысить управляемость компанией. Внедрение современной CPM-системы преследовало следующие цели:
- сократить сроки подготовки отчётности по МСФО;
- обеспечить менеджмент группы компаний «Медси» и АФК «Система» оперативной и объективной управленческой отчётностью и отчётностью по МСФО;
- объективно оценивать эффективность работы компании за прошедший период (месяц, квартал);
- иметь основанную на реальных данных информацию для управления развитием компании.
Для достижения поставленных бизнес-целей были сформулированы задачи:
- обеспечить контроль эффективности подготовки отчётности на всех этапах обработки информации;
- получать оперативные данные о текущем финансовом состоянии группы компаний и каждого подразделения;
- обеспечить консолидацию бухгалтерских данных для целей управленческого учёта.
До старта проекта в компании существовало 12 отдельных информационных систем на платформе «1С:Предприятие» (различных версий), в которых вёлся бухгалтерский учёт. Управленческий учёт и учёт по МСФО вёлся с иcпользованием MS Excel. Отчётность формировалась вручную, отсутствовали жёстко зафиксированные по всем параметрам отчётности формы сбора данных. Для сокращения сроков подготовки отчётности по группе компаний необходимо было упорядочить учётные принципы и справочную информацию, обеспечить оперативное отражение первичных данных в учётной системе.
Перед руководством компании встала задача поиска информационной системы, способной обеспечить эффективную автоматизацию управленческого учёта, консолидацию бухгалтерских данных, автоматизированное формирование отчётности МСФО и, в конечном итоге, сокращение сроков закрытия отчётного периода и оперативное предоставление информации в материнскую компанию.
В качестве системы консолидации бухгалтерских данных было выбрано решение «1С:Управление холдингом 8». Эта комплексная система класса Corporate Performance Management (CPM) обеспечивает консолидацию данных из информационных баз, которые размещены в нескольких ЦОДах, размещённых в разных городах: Москва, Нижний Новгород, Брянск, Барнаул и Нижневартовск. В качестве инфраструктуры для развёртывания системы консолидации данных был выбран московский ЦОД группы компаний «Медси». Для обмена данными с 12 системами первичного бухгалтерского учёта использовались типовые механизмы системы «1С:Управление холдингом 8», которые были модифицированы под задачи компании.
В начальной фазе проекта было проведено обследование, и по его результатам был подготовлен концептуальный дизайн-проект. Параллельно с этим готовилась методическая модель для трансляции данных из одного вида учёта в другой (РСБУ в управленческий учёт и учёт по МСФО). Дизайн-проект предназначен для формирования задач на разработку, а методическая модель — для формирования правил трансляции в типовом механизме «1С:Управление холдингом 8».
Проект реализовывался в два этапа. На первом этапе была осуществлена настройка модели учёта в соответствии с принятыми в компании формами сбора данных. После сравнения результатов учёта в системе и в MS Excel по результатам квартала были сформированы предложения по корректировке модели учёта для упрощения автоматической обработки данных, и начата доработка механизмов «1С:Управление холдингом». На втором этапе изменения модели учёта были реализованы в трансляционной модели системы «1С:Управление холдингом», разработаны механизмы трансляции «проводка в проводку» и АРМ полуавтоматических корректировок отчётности, обеспечена интеграция информационных баз, входящих в периметр консолидации.
По результатам пилотного внедрения система была тиражирована на все компании периметра консолидации. Система охватила 300 рабочих мест.
Важной особенностью проекта является его широкая география, включающая такие удалённые друг от друга регионы как Москва, Крым, Волгоград, Брянск, Барнаул, Нижневартовск, Нягань, Уфа, Нижний Новгород.
Сложность проекта состояла в том, что в компании не было единой системы НСИ, а также в том, что формы сбора данных, использовавшиеся до внедрения «1С:Управление холдингом 8», не были жёстко зафиксированы по всем параметрам отчётности. Поэтому первые автоматические закрытия были сделаны с достаточно большим уровнем расхождений по отношению к консолидированным формам сбора данных. Для решения этой проблемы в ходе проекта был разработан адаптер для интеграции с корпоративной шиной и системой НСИ.
Риски устранялись за счёт поэтапного подхода к внедрению системы. На первом этапе правила трансляции настраивались сложным образом, максимально точно повторяя все аспекты формирования отчётности вручную с помощью форм сбора данных. На втором этапе правила упрощались одновременно c упрощением форм сбора данных при ручном учёте. Благодаря этому методу были достигнуты положительные результаты при составлении финальной отчётности. Также в ходе тестирования была проверена гибкость механизмов настройки правил трансляции данных.
Реализация проекта автоматизации подготовки консолидированной отчётности в группе компаний «Медси» позволила добиться решения всех поставленных задач, а именно:
- обеспечена консолидация данных в единой бухгалтерской базе;
- реализована централизованная, автоматизированная подготовка управленческой отчётности и отчётности по МСФО;
- обеспечен контроль эффективности подготовки отчётности;
- существенно сокращены сроки подготовки отчётности (при пилотном внедрении достигнуто сокращение времени подготовки отчётности на 3 дня).
В ходе проекта была выполнена оптимизация модели управленческого и международного учёта для переноса в автоматизированную систему, создана система с трансляционной моделью формирования финансовых результатов. Внедрение системы «1С:Управление холдингом» позволило заложить основу для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов компании и повышения эффективности деятельности компании. В частности, удалось добиться сокращения операционных затрат на поддержку финансовых информационных систем за счёт трансляции бухгалтерских данных в единую базу и сроков закрытия за счёт унификации основных справочных данных.
