Томский государственный университет в рамках программы перевода всех информационных систем на платформу «1С:Предприятие 8» построил систему электронного документооборота. Она построена на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения». Система была интегрирована с учётными системами «1С:Университет» и «1С:Зарплата и управление персоналом». В результате ускорились процессы обработки документов, повысилась прозрачность учёта документов и задач, сократилось время на работу с документами, у руководителей появилась возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.
Национальный исследовательский Томский государственный университет был открыт в 1888 г. Университет находится в Томске (23 факультета) и имеет филиал в Новосибирске. В структуру университета также входят 38 центров довузовской подготовки и профориентации в различных областях и республиках Сибири и Казахстана, где ежегодно обучается около 2000 человек. В университете работает 5500 человек.
Бизнес-цели:
- обеспечение управляемости и прозрачности процессов;
- усиление контроля исполнительской дисциплины;
- автоматизация процесса согласования документов;
- обеспечение централизованного хранения документации.
Для достижения поставленных целей требовалось решить следующие задачи:
- адаптировать программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения» под конкретные нужды компании;
- настроить интеграцию между учётными системами и системой электронного документооборота;
- создать единую точку ввода информации;
- организовать возможность отслеживать ход процессов;
- разграничение прав доступа средствами типового функционала с детализацией настройки (матрица прав).
Ранее документооборот в Томском государственном университете осуществлялся в традиционном бумажном виде. Проблемы, с которыми приходилось сталкиваться сотрудникам организации, достаточно типичны и знакомы многим предприятиям, в которых нет системы электронного документооборота. Во-первых, документы «терялись» на кафедрах. Во-вторых, для согласования документов инициаторам приходилось «бегать» по ответственным лицам. На это тратилось рабочее время сотрудников, кроме того затягивались сроки процесса. В-третьих, на поиск нужных документов уходило много времени.
На тот момент была запущена программа перевода информационных систем Томского государственного университета на платформу «1С:Предприятие 8». Она предусматривала внедрение следующих систем:
- «1С:Университет» (ядро, объединяющее все информационные системы в единое целое);
- «1С:Зарплата и управление персоналом» (решение задач кадрового учёта и управления персоналом);
- «Персонал Софт:Кадровый конкурс и кадровый резерв», на платформе «1С:Предприятие» (обеспечение дополнительных возможностей автоматизации ключевых процессов управления персоналом).
Для решения этих проблем ректоратом было принято решение о необходимости перехода на систему электронного документооборота. Требовалось создать единую точку ввода информации. И документы учебной сферы, и управленческие документы нуждались в учёте и согласовании. Иначе пользователи были бы вынуждены работать в нескольких системах. В августе 2014 года стартовал проект по внедрению «1С:Документооборот государственного учреждения».
С выбором системы электронного документооборота определились быстро — был выбран программный продукт фирмы «1С» — «1С:Документооборот государственного учреждения».
Построенная в рамках проекта система была бесшовно интегрирована с имеющейся системой, построенной на базе продуктов «1С:Университет» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Бесшовная интеграция используется для обмена данными между системами:
- «1С:Университет» и «1С:Документооборот» (обработка приказов по личному составу студентов);
- «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот» (обработка приказов по личному составу, приказов о направлении сотрудников в командировку).
Справочники НСИ, такие как подразделения, должности, пользователи, корреспонденты едины для информационных систем «1С:Университет», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Документооборот». Единой точкой ввода для справочников является система «1С:Университет».
В рамках проекта было автоматизировано 500 рабочих мест. Одновременно в системе может работать 50 человек, плюс 20 пользователей в веб-клиенте.
Внедрение системы «1С:Документооборот государственного учреждения» стало одним из проектов масштабной программы перевода информационных систем Томского государственного университета на платформу «1С:Предприятие 8».
Автоматизация вуза — это крайне сложная задача. Как правило, она намного более многомерная, чем автоматизация бизнеса. Хотя бы исходя из того, что у вузов на порядок больше «измерений», которые приходится учитывать.
Во-первых, Томский государственный университет — государственное бюджетное учреждение со всеми вытекающими последствиями. Наши основные процессы — это не бизнес-процессы в привычном понимании. Три ключевых направления работы вуза — образование, наука и инновации; это не классический бизнес, работа вуза накладывает много разного рода регламентных и прочих ограничений.
Второе измерение — временно́е, здесь существуют некоторые традиционные нестыковки. Например, учебный год начинается с первого сентября, а финансовый — с первого января, из-за чего возникают различные проблемы.
Третье измерение — это сложность деятельности. Вузы бывают разные: есть попроще, где все процессы стандартны, существует один образовательный процесс, одинаковый на всех факультетах. Чаще всего это инженерные и профильные вузы. А в классическом широкопрофильном университете, как ТГУ, набор специальностей слишком разнообразен, здесь нет универсального «лекала» для учебного процесса. Вряд ли можно загнать в рамки единого шаблона процессы Институт искусств и культуры, где готовят певцов, дирижеров, музыкантов, и радиофизический факультет или Институт военного образования, который выпускает офицеров.
Кроме того, мы ведём не только образовательную, научную и инновационную деятельности, у нас большая инфраструктура. Существуют крупные службы обеспечения жизнедеятельности университета, ведь студенты не только учатся, но и заселяются в общежитие, питаются и т. п. В итоге мы получаем не один объект автоматизации, а их совокупность.
В Томском государственном университете в качестве практических занятий к работе с внутренней ИТ-инфраструктурой активно привлекают студентов. В интервью журналу «Управляем предприятием» Олег Змеев рассказал, что студент в области ИТ в первую очередь должен получать практические навыки. И переход на «1С:Университет» как унифицированную платформу позволил им это сделать: появилась среда, где студенты могут научиться применять свои знания. Конечно, к решению задач на платформе «1С:Университет» привлекают далеко не всех учащихся, но результаты уже есть: в прошлом году на международной олимпиаде по «1С» один студент ТГУ стал победителем, а другой — занял третье место.
Поставленные перед студентами задачи формируют правильных программистов «1С». Они учатся не внедрять тиражные решения, а самостоятельно разрабатывать решения на платформе. С одной стороны, их учат глубоко понимать возможности типовой системы, с другой — не бояться её менять и обосновывать необходимость этих изменений.
Построена система электронного документооборота во всех подразделениях Томского государственного университета.
Главный результат — открытость университета. Мы сделали портал сотрудников Томского государственного университета, где разместили все статьи, достижения, выступления сотрудников ТГУ на конференциях. Там создан образ ТГУ. Если вы хотите узнать всё про сотрудника университета, идёте на портал сотрудников и видите всю информацию о его деятельности. Причём «руками» ничего не вносится — все системы, которые связаны с научной деятельностью сотрудников, интегрированы. Сотрудник только заполняет соответствующее поле базы данных по научной деятельности, после этого статья появляется в научной библиотеке и на личной странице сотрудника.
Второе — повышение эффективности сотрудников и студентов через личные кабинеты. Индивидуальный план преподавателя заполняется в его личном кабинете и печатается на бумаге только тогда, когда он нужен в такой форме. Причём в плане отражена не только учебная нагрузка, но и внеучебная. Сервис, который появится в ближайшее время, — заказы командировок. Из личного кабинета преподаватель сможет отправить заявку на командировку и получить ответ. Так мы упростили взаимодействие преподавателей с университетом и сократили хождение по кабинетам.
В личном кабинете студента размещены все доступные для него сервисы: система электронного обучения, система, в которой они заполняют личные достижения для того, чтобы претендовать на повышенную стипендию, подключение к Wi-Fi, подключение электронной почты, заказ справок. Но пока личный кабинет студента ещё находится на этапе развития.
Третье — запущены безбумажные бизнес-процессы, которые более эффективны. В этом году мы запустили первый в университете бизнес-процесс по безбумажной технологии. Все приказы по университету уже ходят в безбумажной форме, хотя, конечно, печатаются для архива. Приказ готовится в системе «1С:Университет», например, секретарь деканата пишет, что нужно сделать со студентом. Затем декан факультета запускает бизнес-процесс в системе «1С:Документооборот», и приказ в электронной форме проходит по всем службам и получает все согласования. Далее он попадает в учебное управление, где его распечатывают, ставят печать и отправляют в архив.
Четвёртое — описание деятельности университета. Раньше сложно было представить общую картину деятельности университета — были какие-то отдельные, не связанные между собой «лоскуты», а сейчас у нас есть чёткое и понятное «дерево» основных процессов университета.
И последнее по порядку, но не по важности — сформирована устойчивая команда специалистов в области ИТ. Заполнено всё штатное расписание, из управления информатизации сотрудники практически не уходят. У команды есть компетенции — знания о том, как работает университет, мы знаем его изнутри. Нам известны «подводные камни», которые могут возникать в таких проектах. Кроме того, у нас есть и принципы привлечения подрядчиков на дополнительные задачи.
Бизнес-результаты:
- ускорились процессы обработки документов (согласование и другие);
- повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов);
- сократилось время на работу с документами, у руководителей появилась возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.
ИТ-результаты:
- обеспечены простота и удобство сопровождения системы электронного документооборота;
- использование единой платформы «1С:Предприятие» привело к снижению затрат на администрирование и обслуживание систем;
- открытый код систем гарантирует широкие возможности по масштабированию и развитию функциональности системы.
