«Областная клиническая больница №1» стала пилотной зоной в рамках проекта разработки и внедрения новой информационной системы управления ресурсами в организациях здравоохранения Тюменской области. Государственая информационная система больницы построена на базе платформы «1С:Предприятие 8», отраслевых систем линейки «1С:Медицина» («1С:Медицина. Больница», «1С:Медицина. Больничная аптека», «1С:Медицина. Диетическое питание», «1С:Медицина. Федеральные регистры»), а также типовых решений «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Построенная система управления ресурсами медицинских организаций охватывает все аспекты деятельности лечебного учреждения. Комплексная информационная система позволила увеличить пропускную способность клиники и качество оказываемых услуг, обеспечить полноценный финансовый и статистический анализ, значительно повысить эффективность управления учреждением. Проект выполнен компанией «1С-Медицина-Регион», которая входит в группу компаний «Тюмень-Софт».
Центр информационных технологий Тюменской области — государственное учреждение, подведомственное департаменту информатизации Тюменской области. Центр является оператором большинства государственных информационных систем в Тюменской области и областных Центров Обработки Данных. Одно из направлений деятельности центра — информатизация здравоохранения на уровне региона и создание региональной информационной системы в сфере здравоохранения. Кроме того, центр поддерживает и развивает систему межведомственного электронного взаимодействия.
Цели пилотного проекта следующие:
- создать информационную систему, поддерживающую деятельность стационарных медицинских учреждений;
- получить объективную картину деятельности медицинских организаций;
- обеспечить возможность их сравнительного анализа и контроля;
- обеспечить эффективное расходование бюджетных средств.
Задачи пилотного проекта:
- обеспечение персонифицированного учёта оказанной медицинской помощи и расходов на лечение;
- внедрение электронной истории болезни, облегчение поиска и обработки информации о пациенте;
- минимизация ручного труда медицинского персонала при заполнении документов истории болезни и вводе данных о диагностических и лабораторных исследованиях;
- управление складскими запасами медикаментов и материалов, контроль по партиям, сериям, срокам годности, обеспечение прозрачности складских запасов до уровня старшей медсестры отделения;
- расчёт себестоимости питания пациента;
- минимизация ручного труда учётных служб в бухгалтерии, планово-экономическом отделе, в кадровой службе, исключение повторного ввода информации;
- организация максимально эффективной подготовки статистической отчётности;
- подключение к единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ) в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации №555 от 5.5.2018;
- автоматизация предоставления информации о деятельности медицинской организации в органы власти Тюменской области.
Первый шаг к построению системы системы управления ресурсами в организациях здравоохранения в рамках региона — создание медицинской ERP-системы для учреждений стационарного типа, охватывающей одновременно процессы оказания медицинской помощи, процессы параклинических служб (централизованную аптеку, лабораторию, службу диетпитания, службу статистики) и процессы хозяйственного учёта (складской и бухгалтерский учёт, расчёт заработной платы), что обеспечило бы расчёт себестоимости случая оказания медицинской помощи и повысило управляемость финансово-хозяйственной деятельности.
Разработка системы началась в 2015 году, а в 2016 году стартовало внедрение этой системы в крупнейшем учреждении здравоохранения Тюменского региона — «Областной клинической больнице №1». Это был пилотный проект всей программы. Отметим, что масштаб этого пилотного проекта весьма значительный — ежегодно лечение в стационаре «Областной клинической больницы №1» проходят более 60 тысяч человек, в её структуре 49 лечебных подразделений, в которых работают 3000 сотрудников.
К началу проекта в «Областной клинической больнице №1» были частично автоматизированы процессы бухгалтерского, складского учёта и расчёт заработной платы на решениях фирм «1С» и «Парус». Однако, работа этих информационных систем вызывала множество нареканий. В ходе проектирования архитектуры будущей комплексной информационной системы от использовавшейся ранее системы решили отказаться.
Медицинские процессы не были автоматизированы, однако, руководство больницы и департамента здравоохранения области понимало, как важны медицинские информационные системы для дальнейшего развития. Отсутствие современной информационной системы приводило к необходимости многократного ввода одной и той же информации и снижению эффективности работы. По подсчётам представителей больницы, в приёмном отделении только данные пациента приходилось в различные формы переписывать вручную до 18 раз. Достаточный уровень автоматизации был только в клинической лаборатории, где работала лабораторная информационная система «Алиса». Её решено было оставить и интегрировать с новой системой.
Система управления ресурсами «Областной клинической больницы №1» построена на базе платформы «1С:Предприятие 8», отраслевых систем линейки «1С:Медицина» («1С:Медицина. Больница», «1С:Медицина. Больничная аптека», «1С:Медицина. Диетическое питание», «1С:Медицина. Федеральные регистры»), а также типовых решений «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Автоматизирован полный контур оказания медицинских услуг, начиная от приёмного отделения, лечение в стационаре по всем профилям, учёт лекарственных средств, диагностика, хирургия, медицинская статистика, врачебные комиссии и консилиумы. Архитектура системы управления ресурсами стационарной медицинской организации показана на рисунке.
Архитектура системы управления ресурсами стационарной медицинской организации.
Отраслевые системы линейки «1С:Медицина» были доработаны и адаптированы под требования медицинских учреждений области. Под каждый профиль в системе создавались специализированные медицинские документы, дорабатывались специфические механизмы (например, механизм назначения лекарственных средств был значительно расширен для учёта потребностей офтальмологии, гематологии и перевязки), уточнялись электронные документы и пользовательские интерфейсы. Созданы следующие виды рабочих мест:
- рабочие места в приёмном отделении — АРМ врача приёмного отделения, сестры приёмного отделения;
- рабочие места в отделении — АРМ лечащего врача, постовой медсестры;
- рабочие места в диагностических отделениях — АРМ врача-диагноста;
- рабочие места в процедурном кабинете;
- рабочее место анестезиолога;
- рабочие места работников службы статистики, call-центра и др.
Основной и наиболее важный функционал системы управления ресурсами стационарных медицинских организаций, в разрезе по основным модулям (системам), перечислен ниже.
Система «1С:Медицина. Больница»
- Приём пациентов в Приёмном отделении: оформление всей необходимой медицинской документации в системе во время нахождения пациента в Приёмном отделении; оформление согласий на медицинское вмешательство и обработку персональных данных; назначение лекарственных препаратов, диагностических и лабораторных исследований; получение и анализ результатов диагностических и лабораторных исследований; оформление госпитализации в отделение стационара; оформление отказа в госпитализации.
- Лечение пациентов в отделении стационара: оформление всей необходимой медицинской документации; назначение лекарственных препаратов, диагностических и лабораторных исследований; переводы пациента между отделениями; лечение пациента в палате реанимации и интенсивной терапии; оформление документации, связанной с выпиской пациента из стационара.
- Диагностические и лабораторные исследования: формирование в системе параметрических протоколов по всем диагностическим исследованиям; процессы в лаборатории (когда пациента направляют на исследование в лабораторию, вся информация передаётся в электронном виде, никаких бумаг пациент не несёт, ему указывается время, в которое он должен прийти, кабинет и сколько времени его будут ожидать); получение результатов анализов из лаборатории, передача данных (результаты обследования пациенту тоже не выдают, они автоматически заносится в систему).
- Хирургические отделения, отделения анестезиологии и реанимации: планирование оперативных вмешательств, оформление документации, связанной с оперативными вмешательствами, а также документации, связанной с проведением анестезии и реанимационных мероприятий.
- Вспомогательные функции: учёт коечного фонда (коечный фонд — это основной ресурс стационара, и коэффициент использования имеющихся помещений и других ресурсов, отражает эффективность управления имеющимися ресурсами), а также электронная подпись.
Система «1С:Медицина. Больничная аптека».
- складской учёт лекарственных препаратов (учитывая особенности учёта медикаментов), а также всех материальных активов, в т. ч. учёт основных средств и забалансовых активов (за исключением продуктов питания); учёт лекарственных средств ведётся с использованием справочника «Реестр лекарственных средств»;
- отслеживание использования медикаментов и расходных материалов с точностью до клинического случая, учёт и списание дорогостоящих расходных материалов на операции с детализацией до пациента (персонифицировано на конкретного пациента), неперсонифицируемые расходные материалы для операций (вата, моющие средства) распределяются на всех прооперированных пациентов;
- автоматизация функций централизованной стерилизационной;
- подписание документов электронной цифровой подписью;
- перемещение запасов между отделениями, заимствование между источниками финансирования.
Система «1С:Медицина. Диетическое питание»
- все процессы организации питания (планирование, разработка рациона, составление калькуляций);
- расчёт себестоимости питания с детализаций до пациента;
- складской учёт продуктов питания.
Система «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» поддерживает все участки финансового и бухгалтерского учёта (контрагенты, взаиморасчёты, казначейство, банк, касса, фонды, обязательства, запасы и т. д.), а также все процессы подготовки и сдачи бухгалтерской и налоговой отчётности.
Система «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» поддерживает все процессы кадрового учёта и расчёта заработной платы.
Все документы в системе подписываются электронной подписью. Система формирует основные статистические формы, необходимую управленческую отчётность. Модули системы интегрированы между собой (см. рис.). Наиболее важные участки интеграции:
- передача из системы «1С:Медицина. Больничная аптека» в систему «1С:Медицина. Больница» информации об актуальных остатках медикаментов на складах;
- передача из «1С:Медицина. Больница» в систему «1С:Медицина. Больничная аптека» информации о лекарственных назначениях и фактическом выполнении назначений;
- обмен между системой «1С:Медицина. Больничная аптека» и лабораторной системой назначениями и результатами исследований;
- обмен между системой «1С:Медицина. Больничная аптека» и лабораторной системой документами поступления и списания;
- передача информации о питающихся и диетах из системы «1С:Медицина. Больница» в «1С:Медицина. Диетическое питание»;
- системы «1С:Медицина. Больничная аптека» и «1С:Медицина. Диетическое питание» ежедневно передают информацию о суммовом учёте в разрезе групп бухгалтерского учёта в систему «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
Кроме того, система управления ресурсами медицинских организаций интегрирована с информационно-аналитической системой органов власти Тюменской области, позволяющей в режиме реального времени анализировать качественные показатели работы лечебно-профилактического учреждения. Реализовано предоставление информации в аналитическую систему правительства области.
Техническая архитектура системы централизованная, серверы приложений и СУБД расположены в Центре обработки данных, в виртуализированной среде, а связь с лечебными учреждениями осуществляется по защищённым каналам связи.
Масштаб проекта
«Областная клиническая больница №1» — крупнейшее учреждение здравоохранения Тюменского региона, в которой работают 3000 сотрудников и которая принимает более 60 000 пациентов в год. В настоящее время установлено примерно 1000 АРМ и в системе работают около 1100 сотрудников больницы. В ходе проекта обучено 829 врачей и медсестёр, а также создано более 150 параметризированных медицинских документов, позволяющих врачу быстро и удобно вносить в них информацию. Объём трудозатрат по проекту — более 30 000 чел/час.
Тиражирование системы набирает темпы и число пользователей постоянно увеличивается. На октябрь 2018 года около 1300 — 1400 пользователей в системах для стационаров.
Важнейшая особенность проекта — доработка всех типовых систем, составляющих комплексную систему. Автоматизировать медицинские процессы было непросто, ведь даже установка простого компьютера могла поставить под вопрос соблюдение санитарных норм и правил в медицинских кабинетах. Важно, что медицинские работники Тюмени — не просто потребители информационных услуг, а полноценные соавторы решения. Пользователи системы в «Областной клинической больнице №1» внесли несколько сотен предложений по функционалу системы и оптимизации её интерфейса. «Сотрудники ресурсного центра подробно изучили все процессы работы больницы, учли сотни пожеланий медицинских работников и создали совершенно уникальную медицинскую информационную систему на базе готовых продуктов линейки «1С» — отечественного ПО, что особенно важно при следовании курсу импортозамещения», — говорит Сергей Ярцев.
Наиболее важные доработки:
- глубоко проработан и развит блок лекарственных назначений, автоматизирован учёт лекарственных средств с ежедневным персонифицированным их списанием по назначениям врачей;
- разработан процесс планирования операций, а также автоматизирована работа хирургических, анестезиологических и реанимационных отделений;
- сформирован пакет параметризированных документов для анестезиолого-реанимационных отделений и палат интенсивной терапии: карта интенсивной терапии, анестезиологическая (наркозная) карта, предоперационный осмотр анестезиолога, течение анестезии, протокол анестезии;
- разработан блок формирования заявок на компоненты крови, а также пакет медицинских документов по переливанию крови;
- автоматизирован процесс экспертизы законченного случая;
- автоматизирован расчёт себестоимости питания пациентов.
Основные риски проекта связаны, прежде всего, с консерватизмом медицинского персонала и их привычкой работать по старинке — с бумагами. Особенностью проекта явилась также сильная поддержка от заказчика и иерархия проектных офисов: на уровне заместителя губернатора области работал один проектный офис, на уровне главного врача — второй проектный офис, и на уровне заказчика и департаментов информационных технологий и здравоохранения — третий проектный офис. Такая иерархическая структура проектных офисов позволяла своевременно эскалировать проблемы и административными инструментами продвигать решения.
Особенностью проекта было и то, что фактически параллельно шло несколько подпроектов:
- внедрение медицинской информационной системы;
- переход со старой финансово-учётной системы на новую;
- интеграция контура поддержки медицинской деятельности и финансово-учётного контура.
При внедрении системы «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» из использовавшейся информационной системы были перенесены данные о заработной плате для расчёта среднего заработка, отработанного времени, времени болезней за предшествующие годы, данные о физических лицах и сотрудниках и т. д.
экономический эффект от внедрения, млн. руб.
сократились остатки на складах
В результате напряжённой работы система управления ресурсами медицинских организаций была внедрена в «Областной клинической больнице №1», прошла опытную эксплуатацию и в середине 2017 года переведена в промышленную эксплуатацию. Все врачи в больнице работают в единой информационной системе. «Наша больница стала «пилотной» зоной в рамках проекта разработки и внедрения новой информационной системы в учреждениях здравоохранения Тюменской области, — говорит Сергей Ярцев. — Итогом работы стало создание региональной информационной системы, отвечающей всем принципиальным требованиям больницы и в данный момент тиражируемой в медицинских организациях Тюменской области».
Создание и внедрение системы управления ресурсами медицинских организаций в «Областной клинической больнице №1» дало следующие качественные результаты:
- отказ от бумажной истории болезни и перевод её в электронный вид — это один из важнейших элементов системы (электронная версия отвечает официальным стандартам Минздрава РФ);
- минимизирован ручной труд при заполнении документов истории болезни и вводе данных о диагностических и лабораторных исследованиях, время на оформление медицинской документации значительно сокращено;
- исключена возможность потери информации;
- существенно облегчён поиск и обработка информации о пациенте, значительно ускорен доступ врачей к данным о пациенте в понятном и наглядном виде за счёт электронной карты пациента, что послужило значительной экономии трудовых ресурсов;
- повышена производительность труда персонала больницы и снижено число ошибок благодаря однократному вводу и многократному использованию данных (например, бухгалтерия больше не вносит первичную информацию за материально-ответственных лиц);
- рационально организована работа стационарного отделения: в режиме реального времени ведётся оформление медицинских документов, назначение препаратов, назначение лабораторных и инструментальных исследований, направлений на морфологические исследования;
- обеспечен персонифицированный учёт оказанной медицинской помощи и расходов на лечение;
- упрощены многие учётные процессы за счёт новой организации учёта, утверждена типовая учётная политика и правила расчёта себестоимости оказания услуг;
- повышено качество управления за счёт прозрачности административно-хозяйственных процессов и ускорение взаимодействия различных служб.
По словам Игоря Бродера, заместителя главного врача по медицинской части хирургического стационара «Областной клинической больницы №1», информационная система, созданная на базе линейки решений «1С:Медицина», отвечает принципиальным требованиям больницы и регионального здравоохранения. История болезни и вся медицинская документация в медучреждении ведётся в информационной системе, за исключением документов, бумажный формат которых закреплён законодательством РФ (где необходима подпись пациента). Сотрудники отмечают, что получение и обмен информацией происходит быстрее и в заранее определённом, понятном виде. Важным результатом автоматизации Игорь Бродер назвал выстраивание цифровой связи между медицинскими организациями города и области.
Все материальные потоки учитываются в «1С:Медицина.Больничная аптека», учёт ведётся на уровне отделений, что позволило резко снизить нагрузку на учётные службы (бухгалтерия и центральная аптека). Было достигнуто значительное сокращение трудозатрат на оформление медицинской и учётной документации, облегчён доступ к истории болезни и налажен оперативный обмен информацией между всеми службами (путём внедрения электронной медицинской карты и интеграции подсистем), радикально сокращён объём распечатываемой документации, как учётной, так и медицинской. Руководство медицинского учреждения получило расчёт материальных затрат стоимости случая с детализацией до пациента и лекарственного средства, возможности контроля загрузки дорогостоящего оборудования, повысило прозрачность и управляемость учёта.
В первые же полгода функционирования система управления ресурсами медицинских организаций обеспечила следующие количественные результаты:
- к концу 2017 года остатки на складах в больнице снизились на 40%, или на 140 млн. руб.;
- на 25 — 60% сократилось рабочее время, затрачиваемое на рутинные операции в отделах кадров и планово-экономическом.
Поясним, как удалось получить эффект в 140 млн. руб. за счёт сокращения складских запасов. Раньше работа строилась следующим образом: старшая медсестра раз в месяц проводила инвентаризацию — смотрела, какие лекарства у неё кончились. Она выписывала бумажную ведомость и получала на центральном складе аптеки лекарства на месяц вперёд. Информационная система позволила уже не старшей медсестре, а линейной медсестре на этаже, сразу же отмечать, что лекарство выдано пациентам, и оно сразу списывалось. И заказ на новые лекарства стал формироваться раз в неделю. Так как эти заявки были подкреплены конкретными расходами, то избыточные запасы лекарств снизились. Не надо хранить большой запас, когда каждую неделю, а то и каждый день можно получать необходимые лекарственные препараты. Понятно, что 140 млн. руб. — это не прямая экономия лекарственных средств, однако, повышение оборачиваемости финансовых ресурсов фактически приводит к росту эффективности их использования. Показатели эффективности процессов больницы передаются в BI-систему и доступны как главному врачу, так и органам управления отраслью.
Вторым проектом программы стало тиражирование решения для медицинских учреждений стационарного типа на столь же крупную «Областную клиническую больницу №2». Этот проект стартовал в ноябре 2016 года и был успешно завершён в конце 2017 года. Основной отличительной особенностью «Областной клинической больницы №2» является большой объём экстренной помощи, что потребовало модификации части механизмов системы. Помимо внедрения медицинской системы и учётных модулей, с помощью программного продукта «1С:Клиническая лаборатория» была автоматизирована деятельность клинико-диагностической лаборатории (6 отделений, 40 лабораторных анализаторов, ручные методики исследований и пр.).
В 2018 году тиражирование созданной системы продолжилось, идёт внедрение в учётных службах и стационарах 4 областных больниц (Тобольска, Ялуторовска, Заводоуковска и Ишима). Сейчас в информационных системах для стационарных учреждений Тюменской области работает около 1400 человек.
