Общий центр обслуживания «Новапорт-ОЦО» компании «Новапорт» построил централизованную систему казначейства и управления закупками. Для централизации закупочных процедур по 223-ФЗ в рамках объединённого центра обслуживания, создания централизованного казначейства, а также управления нормативно-справочной информацией использовано решение класса CPM «1С:Управление холдингом 8». Единая система управления закупками и казначейством встроена в сложный и территориально распределённый ИТ-ландшафт компании «Новапорт». Унификация и централизация процессов позволила сократить количество задействованных в закупках сотрудников и увеличить скорость и точность получения информации, необходимой для принятия управленческих решений. Количество проводимых закупок на одного специалиста отдела закупок возросло примерно в 2 раза, а среднее время согласования заявки на расходование денежных средств и реестра платежей уменьшилось приблизительно в 1,5 раза.
Компания «Новапорт» — быстрорастущая сеть региональных аэропортов России, включающая 14 аэропортов в таких городах как Новосибирск, Томск, Кемерово, Барнаул, Чита, Улан-Удэ, Тюмень, Челябинск, Пермь, Волгоград, Астрахань, Минеральные Воды, Мурманск и Калининград. Компания инвестирует в приобретение новых аэропортов и реализацию комплексных программ развития, выводящих аэропортовую инфраструктуру на качественно иной уровень привлекательности, объёмов перевозок, операционной и финансовой эффективности. Общий центр обслуживания «Новапорт-ОЦО» осуществляет управление рядом бизнес-процессов группы «Новапорт».
Цели проекта:
- сокращение трудозатрат на закупочные процедуры;
- сокращение сроков подготовки общего БДДС в условиях территориальной разрозненности компании;
- уменьшение периода подготовки аналитической отчётности по казначейству и закупкам;
- сокращение времени на согласование заявок на оплату;
- повышение прозрачности тендерных мероприятий в отдельных подразделениях компании.
Для автоматизации бухгалтерского, управленческого, налогового учёта в аэропортах компании «Новапорт» использовались системы на базе решения «1С:Управление производственным предприятием 8» с отдельными базами данных. Все учётные системы были интегрированы друг с другом и обменивались ограниченным перечнем нормативно-справочной информации.
В области казначейских операций в компании не были автоматизированы инициализация и согласование заявок на расходование денежных средств и реестров заявок, операции автоматизированного формирования платёжного календаря и бюджета движения денежных средств. Все эти операции выполнялись с использованием MS Word, MS Excel и электронной почты.
Не были автоматизированы процессы централизованного сбора потребностей в закупках, формировании лотов и тендерной документации, проведения закупочных процедур и формирования отчётности. Специалисты отдела закупок использовали в своей работы MS Word, MS Excel и электронную почту. Ввод основной нормативно-справочной информации так же не был централизован. Пользователи бесконтрольно изменяли данные справочников в учётных системах на базе «1С:Управление производственным предприятием 8».
Передача части функций учёта и управления компании «Новапорт» в общий центр обслуживания «Новапорт-ОЦО» показала острую необходимость в централизации и автоматизации ряда функциональных областей. Одним из важных условий проекта было сохранение в территориально удалённых предприятиях систем «1С:Управление производственным предприятием 8». Это дало возможность не переучивать персонал на местах и не ломать привычный порядок учёта.
В качестве базового для автоматизации казначейства и управления закупками было выбрано решение класса CPM (Corporate Performance Management) «1С:Управление холдингом 8». Основными причинами, повлиявшими на его выбор были: богатый функционал тиражной системы, широкие интеграционные возможности, наличие в типовой поставке базовых механизмов интеграции с торговыми площадками.
Система на базе «1С:Управление холдингом» решала задачи управляющего звена по контролю за движением денежных средств. Были автоматизированы следующие функциональные блоки (рис. 1).
- Централизованное казначейство — полный контур управления казначейскими операциями, начиная с ввода заявки на расходование денежных средств, согласования заявок и объединения их в реестры, и закачивая формированием и исполнением платёжных поручений, а также формированием платёжного календаря и бюджета движения денежных средств.
- Централизованные закупки — полный контур автоматизированного формирования планов закупок, закупочной документации, согласования документации (через СЭД) и отправки на торговые площадки с последующей обработкой результата.
- Управление НСИ — централизованный ввод и изменение нормативно-справочной информации с последующей её передачей в учётные системы.
Рис. 1. Функциональные области централизованной системы управления закупками и казначейством компании «Новапорт»
Система «1С:Управление холдингом» интегрирована с несколькими системами «1С:Управление производственным предприятием 8», в каждой из которых ведётся управленческий, бухгалтерский и налоговый учёт по аэропортам компании. Из «1С:Управление холдингом 8» в системы «1С:Управление производственным предприятием 8» осуществляется выгрузка нормативно-справочной информации и сформированных на оплату платёжных поручений. В обратном направлении осуществляется передача подтверждённых банковских выписок. При необходимости, «1С:Управление холдингом 8» запрашивает у систем «1С:Управление производственным предприятием 8» данные исполнения договоров закупок, взаиморасчётов по договорам и фактического исполнения бюджета движения денежных средств. Отчёт «Бюджет движения денежных средств» осуществляет сбор фактических данных об исполнении бюджета из информационных систем «1С:Управление производственным предприятием 8» с достаточно сложной логикой формирования фактических данных.
Интеграционные механизмы реализованы на базе технологий прямого COM-соединения баз данных, а так же с применением технологии веб-сервисов, работающих по SOAP-протоколу. Архитектура данных и потоков данных централизованной системы управления закупками и казначейством представлена на рис. 2.
Рис. 2. Архитектура потков данных централизованной системы управления закупками и казначейством компании «Новапорт»
В информационной системе «1С:Управление холдингом 8» работает порядка 200 пользователей. Объём справочника «Контрагенты» — 20 000 позиций, справочника «Договоры контрагентов» — 50 000 позиций. В системе используется около 40 видов документов. Ежедневно в систему вводится около 1000 документов. Объём информационной базы на момент описания — 20 Гб.
В ходе проекта сделаны важные доработки типовой системы «1С:Управление холдингом 8». В области управления закупочными процедурами значительно доработана логика формирования закупочной процедуры. Был введён новый документ «Техническое задание», аккумулирующий закупочную документацию и представляющий собой «точку входа» в закупочную процедуру. Дальнейшее формирование закупочного лота и всей сопутствующей закупочной документации было полностью автоматизировано с реализацией механизмов хранения закупочной документации во внешних хранилищах информации.
Создан новый документ «Повестка заседания закупочной комиссии» и обеспечен доступ к документу через веб-интерфейс для всех членов закупочной комиссии с целью ознакомления с предстоящими закупочными процедурами. Реализованы механизмы сбора данных об исполнении договоров из внешних информационных систем «1С:Управление производственным предприятием 8» для последующей оправки данных об исполнении договоров в единую информационную систему в сфере закупок zakupki.gov.ru. С помощью механизмов системы «1С:Управление холдингом 8» на основе документа «Экземпляр отчёта» сделаны дополнительные отчётные формы, которые позволяют рассчитать сложный KPI сотрудников отдела закупок.
В блоке «Централизованное управление казначейством» были доработаны механизмы разграничения прав, а так же механизмы получения фактических данных о взаиморасчётах из учётных систем в документ «Заявка на оплату». Создано несколько типов доступов: по центрам финансовой ответственности (доработанный функционал) и по инициатору заявки. Доработки отчёта «Платёжный календарь» в части разделения прав доступа позволили организовать управление финансовыми потоками предприятия финансовыми директорами различных организаций компании.
Важной особенностью проекта является встраивание внедряемой системы на базе «1С:Управление холдингом 8» в сложный ИТ-ландшафт большой и территориально распределённой компании «Новапорт». Реализация сложных интеграционных механизмов с внешними и внутренними системами, а также полная автоматизация процессов централизованного управления закупками в рамках единой информационной системы делают проект уникальным.
- Интеграция системы «1С:Управление холдингом 8» с торговыми площадками «РТС-Тендер», а так же с единой информационной системой в сфере закупок zakupki.gov.ru. Интеграция проведена с помощью технологии веб-сервисов. Объекты подсистемы «Централизованные закупки» выгружаются на торговые площадки вместе со связанными файлами. Осуществляется выгрузка следующих объектов: планы закупок, извещения о закупках (лоты), протоколы о проведении закупочных процедур, договора закупок и сведения об исполнении договоров закупок. Данные о лотах, протоколы и информация о предложениях поставщика передаются в систему «1С:Управление холдингом 8».
- Обмен платёжными документами между системами «1С:Управление холдингом 8» и «1С:Управление производственным предприятием 8» в режиме реального времени. Банковские операции ведутся в системах «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия». В «1С:Управление холдингом 8» ведутся заявки, платёжный календарь, план-факт бюджета холдинга. Сформированные платёжные поручения из «1С:Управление холдингом 8» передаются в системы «1С:Управление производственным предприятием 8». Данные о фактическом исполнении бюджета движения денежных средств также передаются в систему «1С:Управление холдингом 8» (через объект «Экземпляр отчёта»). При создании и согласовании «Заявки на расходование денежных средств» данные о взаиморасчётах по договору передаются из системы «1С:Управление производственным предприятием 8». Взаимодействие между системами организовано по одному клику в режиме реального времени.
- Передача изменений НСИ из «1С:Управление холдингом 8» в несколько систем «1С:Управление производственным предприятием 8».
- Интеграция системы «1С:Управление холдингом 8» с системой электронного документооборота для согласования закупочной документации и обеспечения полностью электронного исполнения и согласования закупочной процедуры. В СЭД передаются лоты (извещения о закупке), протоколы, договора для их последующего согласования. Результаты согласования передаются обратно в систему «1С:Управление холдингом 8».
выросло количество проводимых закупок на одного специалиста
уменьшилось среднее время согласования заявки на расходование денежных средств и реестра платежей
Оптимизирован процесс принятия управленческих решений головным предприятием холдинга. Система в режиме реального времени отражает полную картину тендерных мероприятий. Автоматизация, унификация и централизация процессов позволила сократить количество задействованных в закупках сотрудников и увеличить скорость и точность получения информации менеджерами компании, необходимой для принятия управленческих решений.
Некоторые количественные результаты проекта:
- ежемесячное формирование БДДС по различным организациям, которое ранее занимало 2 дня, теперь занимает 2 часа;
- ежемесячное формирование аналитических отчётов блока «Централизованное управление закупками», которое ранее занимало 3 рабочих дня, теперь занимает 2 часа.
- количество проводимых закупок на одного специалиста отдела закупок возросло примерно в 2 раза;
- среднее время согласования заявки на расходование денежных средств и реестра платежей уменьшилось приблизительно в 1,5 раза.
