||
Краткое описание проекта

Общий центр обслуживания «Новапорт-ОЦО» ком­па­нии «Новапорт» по­стро­ил цен­тра­ли­зо­ван­ную си­сте­му ка­зна­чей­ства и упра­вле­ния за­куп­ка­ми. Для цен­тра­ли­за­ции за­ку­по­чных про­це­дур по 223-ФЗ в рам­ках объе­ди­нён­но­го цен­тра об­слу­жи­ва­ния, со­зда­ния цен­тра­ли­зо­ван­но­го ка­зна­чей­ства, а так­же упра­вле­ния нор­ма­ти­вно-спра­во­чной ин­фор­ма­ци­ей ис­поль­зо­ва­но ре­ше­ние клас­са CPM «1С:Управление хол­дин­гом 8». Еди­ная си­сте­ма упра­вле­ния за­куп­ка­ми и ка­зна­чей­ством встро­е­на в слож­ный и тер­ри­то­ри­аль­но рас­пре­де­лён­ный ИТ-ланд­шафт ком­па­нии «Новапорт». Уни­фи­ка­ция и цен­тра­ли­за­ция про­цес­сов по­зво­ли­ла со­кра­тить ко­ли­че­ство за­дей­ство­ван­ных в за­куп­ках со­труд­ни­ков и уве­ли­чить ско­рость и точ­ность по­лу­че­ния ин­фор­ма­ции, не­об­хо­ди­мой для при­ня­тия упра­влен­че­ских ре­ше­ний. Ко­ли­чес­тво про­во­ди­мых за­ку­пок на одно­го спе­ци­а­ли­ста от­де­ла за­ку­пок во­зро­сло при­мер­но в 2 ра­за, а сре­днее вре­мя со­гла­со­ва­ния за­яв­ки на рас­хо­до­ва­ние де­не­жных средств и ре­е­стра пла­те­жей умень­ши­лось при­бли­зи­тель­но в 1,5 ра­за.

«Новапорт»
Заказчик

Компания «Новапорт» — бы­стро­ра­сту­щая сеть ре­ги­о­наль­ных аэ­ро­пор­тов России, вклю­ча­ю­щая 14 аэ­ро­пор­тов в та­ких го­ро­дах как Новосибирск, Томск, Кемерово, Барнаул, Чита, Улан-Удэ, Тюмень, Челябинск, Пермь, Волгоград, Астрахань, Минеральные Воды, Мурманск и Калининград. Ком­па­ния ин­ве­сти­ру­ет в при­о­бре­те­ние но­вых аэ­ро­пор­тов и ре­а­ли­за­цию ком­пле­ксных про­грамм ра­зви­тия, вы­во­дя­щих аэ­ро­пор­то­вую ин­фра­стру­кту­ру на ка­че­ствен­но иной уро­вень при­вле­ка­тель­но­сти, объё­мов пе­ре­во­зок, опе­ра­ци­он­ной и фи­нан­со­вой эф­фе­кти­вно­сти. Об­щий центр об­слу­жи­ва­ния «Новапорт-ОЦО» осу­ще­ствля­ет упра­вле­ние ря­дом би­знес-про­цес­сов груп­пы «Новапорт».

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • сокращение трудозатрат на закупочные процедуры;
  • сокращение сроков подготовки общего БДДС в условиях территориальной разрозненности компании;
  • уменьшение периода подготовки аналитической отчётности по казначейству и закупкам;
  • сокращение времени на согласование заявок на оплату;
  • повышение прозрачности тендерных мероприятий в отдельных подразделениях компании.
2
Ситуация до старта проекта

Для автоматизации бухгалтерского, управленческого, налогового учёта в аэропортах компании «Новапорт» использовались системы на базе решения «1С:Управление производственным предприятием 8» с отдельными базами данных. Все учётные системы были интегрированы друг с другом и обменивались ограниченным перечнем нормативно-справочной информации.

В области казначейских операций в компании не были автоматизированы инициализация и согласование заявок на расходование денежных средств и реестров заявок, операции автоматизированного формирования платёжного календаря и бюджета движения денежных средств. Все эти операции выполнялись с использованием MS Word, MS Excel и электронной почты.

Не были автоматизированы процессы централизованного сбора потребностей в закупках, формировании лотов и тендерной документации, проведения закупочных процедур и формирования отчётности. Специалисты отдела закупок использовали в своей работы MS Word, MS Excel и электронную почту. Ввод основной нормативно-справочной информации так же не был централизован. Пользователи бесконтрольно изменяли данные справочников в учётных системах на базе «1С:Управление производственным предприятием 8».

Передача части функций учёта и управления компании «Новапорт» в общий центр обслуживания «Новапорт-ОЦО» показала острую необходимость в централизации и автоматизации ряда функциональных областей. Одним из важных условий проекта было сохранение в территориально удалённых предприятиях систем «1С:Управление производственным предприятием 8». Это дало возможность не переучивать персонал на местах и не ломать привычный порядок учёта.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве базового для автоматизации казначейства и управления закупками было выбрано решение класса CPM (Corporate Performance Management) «1С:Управление холдингом 8». Основными причинами, повлиявшими на его выбор были: богатый функционал тиражной системы, широкие интеграционные возможности, наличие в типовой поставке базовых механизмов интеграции с торговыми площадками. 

Система на базе «1С:Управление холдингом» решала задачи управляющего звена по контролю за движением денежных средств. Были автоматизированы следующие функциональные блоки (рис. 1).

  1. Централизованное казначейство — полный контур управления казначейскими операциями, начиная с ввода заявки на расходование денежных средств, согласования заявок и объединения их в реестры, и закачивая формированием и исполнением платёжных поручений, а также формированием платёжного календаря и бюджета движения денежных средств.
  2. Централизованные закупки — полный контур автоматизированного формирования планов закупок, закупочной документации, согласования документации (через СЭД) и отправки на торговые площадки с последующей обработкой результата.
  3. Управление НСИ — централизованный ввод и изменение нормативно-справочной информации с последующей её передачей в учётные системы.

Рис. 1. Функциональные области централизованной системы управления закупками и казначейством компании Новапорт

Рис. 1. Функциональные области централизованной системы управления закупками и казначейством компании «Новапорт»

Система «1С:Управление холдингом» интегрирована с несколькими системами «1С:Управление производственным предприятием 8», в каждой из которых ведётся управленческий, бухгалтерский и налоговый учёт по аэропортам компании. Из «1С:Управление холдингом 8» в системы «1С:Управление производственным предприятием 8» осуществляется выгрузка нормативно-справочной информации и сформированных на оплату платёжных поручений. В обратном направлении осуществляется передача подтверждённых банковских выписок. При необходимости, «1С:Управление холдингом 8» запрашивает у систем «1С:Управление производственным предприятием 8» данные исполнения договоров закупок, взаиморасчётов по договорам и фактического исполнения бюджета движения денежных средств. Отчёт «Бюджет движения денежных средств» осуществляет сбор фактических данных об исполнении бюджета из информационных систем «1С:Управление производственным предприятием 8» с достаточно сложной логикой формирования фактических данных.

Интеграционные механизмы реализованы на базе технологий прямого COM-соединения баз данных, а так же с применением технологии веб-сервисов, работающих по SOAP-протоколу. Архитектура данных и потоков данных централизованной системы управления закупками и казначейством представлена на рис. 2.

Рис. 2. Архитектура потков данных централизованной системы управления закупками и казначейством компании Новапорт

Рис. 2. Архитектура потков данных централизованной системы управления закупками и казначейством компании «Новапорт»

В информационной системе «1С:Управление холдингом 8» работает порядка 200 пользователей. Объём справочника «Контрагенты» — 20 000 позиций, справочника «Договоры контрагентов» — 50 000 позиций. В системе используется около 40 видов документов. Ежедневно в систему вводится около 1000 документов. Объём информационной базы на момент описания — 20 Гб.

4
Особенности и уникальность проекта

В ходе проекта сделаны важные доработки типовой системы «1С:Управление холдингом 8». В области управления закупочными процедурами значительно доработана логика формирования закупочной процедуры. Был введён новый документ «Техническое задание», аккумулирующий закупочную документацию и представляющий собой «точку входа» в закупочную процедуру. Дальнейшее формирование закупочного лота и всей сопутствующей закупочной документации было полностью автоматизировано с реализацией механизмов хранения закупочной документации во внешних хранилищах информации.

Создан новый документ «Повестка заседания закупочной комиссии» и обеспечен доступ к документу через веб-интерфейс для всех членов закупочной комиссии с целью ознакомления с предстоящими закупочными процедурами. Реализованы механизмы сбора данных об исполнении договоров из внешних информационных систем «1С:Управление производственным предприятием 8» для последующей оправки данных об исполнении договоров в единую информационную систему в сфере закупок zakupki.gov.ru. С помощью механизмов системы «1С:Управление холдингом 8» на основе документа «Экземпляр отчёта» сделаны дополнительные отчётные формы, которые позволяют рассчитать сложный KPI сотрудников отдела закупок.

В блоке «Централизованное управление казначейством» были доработаны механизмы разграничения прав, а так же механизмы получения фактических данных о взаиморасчётах из учётных систем в документ «Заявка на оплату». Создано несколько типов доступов: по центрам финансовой ответственности (доработанный функционал) и по инициатору заявки. Доработки отчёта «Платёжный календарь» в части разделения прав доступа позволили организовать управление финансовыми потоками предприятия финансовыми директорами различных организаций компании.

Доработки отчёта «Платёжный календарь» в части разделения прав доступа позволили организовать управление финансовыми потоками предприятия финансовыми директорами различных организаций компании.

Важной особенностью проекта является встраивание внедряемой системы на базе «1С:Управление холдингом 8» в сложный ИТ-ландшафт большой и территориально распределённой компании «Новапорт». Реализация сложных интеграционных механизмов с внешними и внутренними системами, а также полная автоматизация процессов централизованного управления закупками в рамках единой информационной системы делают проект уникальным. 

  1. Интеграция системы «1С:Управление холдингом 8» с торговыми площадками «РТС-Тендер», а так же с единой информационной системой в сфере закупок zakupki.gov.ru. Интеграция проведена с помощью технологии веб-сервисов. Объекты подсистемы «Централизованные закупки» выгружаются на торговые площадки вместе со связанными файлами. Осуществляется выгрузка следующих объектов: планы закупок, извещения о закупках (лоты), протоколы о проведении закупочных процедур, договора закупок и сведения об исполнении договоров закупок. Данные о лотах, протоколы и информация о предложениях поставщика передаются в систему «1С:Управление холдингом 8». 
  2. Обмен платёжными документами между системами «1С:Управление холдингом 8» и «1С:Управление производственным предприятием 8» в режиме реального времени. Банковские операции ведутся в системах «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия». В «1С:Управление холдингом 8» ведутся заявки, платёжный календарь, план-факт бюджета холдинга. Сформированные платёжные поручения из «1С:Управление холдингом 8» передаются в системы «1С:Управление производственным предприятием 8». Данные о фактическом исполнении бюджета движения денежных средств также передаются в систему «1С:Управление холдингом 8» (через объект «Экземпляр отчёта»). При создании и согласовании «Заявки на расходование денежных средств» данные о взаиморасчётах по договору передаются из системы «1С:Управление производственным предприятием 8». Взаимодействие между системами организовано по одному клику в режиме реального времени.
  3. Передача изменений НСИ из «1С:Управление холдингом 8» в несколько систем «1С:Управление производственным предприятием 8».
  4. Интеграция системы «1С:Управление холдингом 8» с системой электронного документооборота для согласования закупочной документации и обеспечения полностью электронного исполнения и согласования закупочной процедуры. В СЭД передаются лоты (извещения о закупке), протоколы, договора для их последующего согласования. Результаты согласования передаются обратно в систему «1С:Управление холдингом 8».
5
Результаты проекта

выросло количество проводимых закупок на одного специалиста

×2

уменьшилось среднее время согласования заявки на расходование денежных средств и реестра платежей

×1,5

Оптимизирован процесс принятия управленческих решений головным предприятием холдинга. Система в режиме реального времени отражает полную картину тендерных мероприятий. Автоматизация, унификация и централизация процессов позволила сократить количество задействованных в закупках сотрудников и увеличить скорость и точность получения информации менеджерами компании, необходимой для принятия управленческих решений.

Некоторые количественные результаты проекта:

  • ежемесячное формирование БДДС по различным организациям, которое ранее занимало 2 дня, теперь занимает 2 часа;
  • ежемесячное формирование аналитических отчётов блока «Централизованное управление закупками», которое ранее занимало 3 рабочих дня, теперь занимает 2 часа.
  • количество проводимых закупок на одного специалиста отдела закупок возросло примерно в 2 раза;
  • среднее время согласования заявки на расходование денежных средств и реестра платежей уменьшилось приблизительно в 1,5 раза.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
200
Гигабайт
Продукты
1С:Управление холдингом
количество аэропортов
14
Октябрь 2016 —
Сибирский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
15 Октября 2019
Бета-версия «1С:ERP World Edition» — делокализованное прикладное решение «1С:ERP»

В качестве основы для подготовки текущей бета-версии конфигурации «ERP WE» была взята типовая российская конфигурация «ERP Управление предприятием» редакция 2.5.3.

14 Октября 2019
1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия КОРП

Фирма «1С» совместно с Центром разработки «Агрософт» извещает пользователей и партнеров о выпуске нового отраслевого решения на базе технологической платформы «1С:Предприятие 8.3» — «1С:Предприятие 8. Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия КОРП».