В Национальном медицинском исследовательском центре имени В. А. Алмазова Минздрава России построена комплексная система планирования закупок лекарств и расходных медицинских материалов и контроля их использования на всех уровнях обращения. Система планирования и учёта медикаментов основана на отраслевом решении «1С:Медицина. Больничная аптека». Организован учёт медикаментов и расходных медицинских материалов в разрезе источников финансирования закупки, а также серийный и партионный учёт товара с целью контроля сроков годности и цен закупки. Руководство Национального медицинского исследовательского центра в режиме реального времени получает полную информацию о наличии и объёме потребления препаратов на любом уровне: как на складах, так и в отделениях. По дорогостоящим медикаментам и расходным медицинским материалам информация о списании детализирована до конкретного пациента. Получение отчётности ускорилось на 30%, на 50% сократилось время на формирование претензий поставщикам, на 10% уменьшилась длительность закупочной кампании.
Национальный медицинский исследовательский центр имени В. А. Алмазова Минздрава России — одно из крупнейших федеральных научно-лечебных учреждений. В центр входят: главный клинический комплекс, консультативно-диагностический центр, лечебно-реабилитационный комплекс, РНХИ имени профессора А. Л. Поленова, специализированный перинатальный центр, детский лечебно-реабилитационный комплекс и станция переливания крови. В центре работает 7000 сотрудников, он ежегодно принимает 35 тыс. стационарных пациентов и обслуживает 300 тыс. амбулаторных посещений, мощность центра превышает 1,5 тыс. коек.
Цели проекта:
- сокращение трудозатрат на формирование плана закупок по лекарствам и расходным медицинским материалам;
- сокращение временных затрат на претензионную работу с поставщиками лекарств и расходных медицинских материалов;
- сокращение времени получения отчётности в различных аналитических разрезах;
- сокращение времени согласования документов на поставку медикаментов и выдачу в отделения.
Задачи проекта:
- внедрение формулярного списка для контроля выдачи лекарств по отделениям с аптечных складов, контроль рационального использования лекарств;
- оптимизация номенклатурного справочника для расходных медицинских материалов, разработка методики ведения справочника.
До начала проекта внедрения комплексной системы обеспечения лекарствами и расходными медицинскими материалами учёт движения товаров проводился в специализированном модуле медицинской информационной системы стороннего производителя. Пользователи испытывали трудности в получении достоверной информации по наличию материалов на аптечных складах и складах расходных медицинских материалов, не было возможности анализировать информацию в различных разрезах. Отдел сопровождения закупок нуждался в информации о состоянии расчётов с поставщиками, о сроках поставок и не поставленных по спецификации товарах по заключённым договорам.
Справочник «Номенклатура» состоял из более чем 30 тыс. позиций, отсутствие регламента его заполнения привело к бесконтрольному наполнению и многократному дублированию части позиций. В исторической системе отсутствовал автоматический пересчёт в разные единицы измерения одного товара: из упаковки в ампулы, блистеры, штуки и т. д. Не было возможности формирования отчётов по движению товара одновременно по всем складам учреждения. В исторической учётной системе раздельный учёт и контроль остатков по источникам финансирования осуществлялся недостаточно оперативно. Кроме того, контроль оборота медикаментов клиническим фармакологом проводился в ручном режиме.
В основе комплексной системы управления обеспечением лекарствами и расходными медицинскими материалами лежит тиражное решение «1С:Медицина. Больничная аптека». В системе решены следующие функциональные задачи:
- формирование списка номенклатуры на основании формулярного списка отделений;
- ввод спецификаций к госконтрактам, контроль и корректировка их исполнения;
- учёт поступления товаров, сопоставление со спецификацией к контракту;
- формирование требований отделений;
- согласование требований с настройкой маршрутов для различных групп товаров и формулярного списка;
- отпуск товаров в отделения только по электронному требованию;
- размещение товаров на сестринские посты;
- списание товаров, в том числе отнесение прямых расходов на случай (эпизод) болезни;
- претензионная работа по поставке медикаментов и расходных материалов;
- ведение закупочной кампании;
Наиболее важные изменения и доработки тиражной системы:
- разработан механизм формирования взаимосвязанных элементов справочника «Номенклатура» для использования в спецификации контрактов и для фактического поступления с учётом требований по закупкам медикаментов и расходных медицинских товаров;
- разработан механизм корректировки спецификации контракта по изменению цен на препараты из перечня ЖВНЛП, а также по увеличению цены контракта не более, чем на 10%;
- разработан механизм корректировки формулярного списка отделений, который позволяет мониторить новые позиции медикаментов, загруженные из РЛС (реестр лекарственных средств), для включения в формулярный список;
- формулярный список содержит условия для выбора шаблона электронного согласования по каждой позиции, это позволяет задать разные маршруты согласования для разных учётных групп;
- разработан механизм контроля соответствия требований отделений формулярному списку, контроля печати требования-накладной только после электронного согласования;
- разработан механизм контроля исполнения заказов поставщиков: плановые даты по заказам и фактические даты поступления медикаментов и расходных медицинских материалов;
- разработан функционал заявочной компании: сбор потребностей в медикаментах и расходных медицинских материалах с контролем выделенных финансовых лимитов на каждое отделение, а также формирование сводной заявки в разрезе источников финансирования для плана закупок;
- разработаны формы отчётов по контролю потребления медикаментов в отделениях.
Архитектура комплексной системы обеспечения лекарствами и расходными медицинскими материалами
Обеспечена интеграция решения «1С:Медицина. Больничная аптека» с системой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»: формирование хозяйственных операций по учёту движения медикаментов и расходных медицинских материалов на складах учреждения.
Автоматизировано 434 рабочих места.
Одним из основных этапов в создании комплексной системы был этап по организации работы со справочником «Номенклатура», формирование регламента его наполнения. Справочник является основой системы обеспечения, используется от момента планирования закупок лекарств и расходных медицинских материалов до списания на пациента или отделение учреждения. Причём на разных этапах работы с номенклатурой товар должен быть представлен с разной степенью обобщения: в момент планирования это может быть только вид номенклатуры (например, салфетки стерильные) и какие-то значимые признаки (например, размер, материал, количество слоёв), а в момент поступления это уже товар конкретного производителя и торговой марки. Отчёты можно получать как в агрегированном виде, например, сколько всего перчаток закуплено, так и с более глубокой аналитикой: сколько латексных перчаток было закуплено за период.
Для организации номенклатурного справочника в части расходных медицинских материалов использован типовой функционал. Вид номенклатуры расходных медицинских материалов через механизм дополнительных реквизитов заполнен в соответствии с номенклатурной классификацией медицинских изделий по видам, утверждённой Министерством здравоохранения РФ, и размещённой на официальном сайте Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения. При создании элемента справочника заполняются дополнительные реквизиты для каждого вида номенклатуры, наименование такого элемента формируется из шаблонов наименований. Тем самым создаётся номенклатурная позиция с заданной структурой и регламентом заполнения.
Типовой функционал системы «1С:Медицина. Больничная аптека» дополнен подсистемами поддержки претензионной и закупочной кампаний:
- формирование плана закупок лекарственных препаратов и расходных медицинских материалов на основании статистических данных по расходу за период, с контролем лимита выделенных средств на отделение в разрезе источников финансирования;
- отслеживание по заключённым договорам изменения спецификации к договору по цене, количеству;
- выявление нарушения сроков поставки по заключённым договорам.
Одной из особенностей проекта является электронное согласование заказов поставщикам и требований отделений, в основу согласования требований отделений положен формулярный список. В зависимости от характеристик лекарственных препаратов, входящих в требование отделения, формируется маршрут согласования документа, например, наркотические и дорогостоящие препараты проходят согласование заместителя главного врача по лечебной работе.
ускорилось получение отчётности
сократились расходы на формирование претензий поставщикам
уменьшилась длительность закупочной кампании
сократилось согласования документов
Создана единая система планирования и учёта лекарственных препаратов и расходных медицинских материалов, утверждён регламент ведения номенклатуры по расходным медицинским материалам с ответственными за ведение справочника. Создание системы позволило:
- вести оперативный учёт потоков медикаментов и расходных медицинских товаров в разрезе складов;
- вести раздельный учёт по источникам финансирования закупок медикаментов и расходных медицинских товаров;
- вести персонифицированный учёт и контроль потребления дорогостоящих медикаментов и расходных медицинских товаров, а также оперативный контроль сроков годности препаратов;
- вести количественный и суммовой учёт движения номенклатуры по складам и отделениям в различных разрезах (по сериям, срокам годности, документам партии и источникам финансирования);
- осуществлять контроль поступления товаров по спецификациям к госконтрактам;
- проводить электронное согласование требований отделений и заказов поставщикам, что значительно ускоряет процесс получения медикаментов и расходных медицинских товаров в отделение;
- оперативно определять нарушения исполнения контракта по срокам поступления медикаментов и расходных медицинских товаров по заказам поставщикам;
- формировать потребности отделений на следующий год по источникам финансирования, АТХ, МНН, форме выпуска и по другим характеристикам аптечного товара для формирования лотов для закупки, не превышающим выделенные лимиты на закупку медикаментов и расходных медицинских материалов для отделений;
- экспортировать отчётность на портал «Оперативный мониторинг лекарственных средств» Росздравнадзора.
Экономическая эффективность проекта:
- получение отчётности ускорилось на 30%;
- на 50% сократились расходы на формирование претензий поставщикам;
- на 10% уменьшилась длительность закупочной кампании;
- согласование документов сократилось на 2 дня.
