||
Краткое описание проекта

«Новороссийский морской торговый порт» создал информационную систему поддержки документационного обеспечения управления группой компаний. Система построена на базе  решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Проект проходил в 2 этапа. На первом автоматизированы процессы создания и согласования закупочной документации и ведения договорной работы. На втором автоматизированы процессы общего делопроизводства (работа с входящими, исходящими, внутренними документами, приказами, распоряжениями, локальными нормативными актами и т. д.). В результате более чем в 4,5 раза сократились сроки проведения закупок товарно-материальных ценностей, а количество просроченных задач составляет менее 0,2%.

НМТП
Заказчик

Новороссийский морской торговый порт (НМТП) — крупнейший российский портовый оператор. Входит в группу НМТП, которая является лидером на российском стивидорном рынке по объему грузооборота. «НМТП» — крупнейший стивидорный оператор Новороссийского порта, оказывает полный спектр стивидорных услуг, включая перевалку нефти и нефтепродуктов, других наливных грузов, а также навалочных, генеральных грузов и контейнеров.

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Повышение качества подготовки закупочной документации.
  2. Сокращение сроков проведения закупок.
  3. Повышение прозрачности закупочных процедур.
  4. Повышение исполнительской дисциплины (в том числе в части предоставления отчетности по 223-ФЗ).
  5. Обеспечение достоверности и прозрачности процесса согласования.
  6. Сокращение бумажного документооборота.
  7. Сокращение трудозатрат на обработку входящей корреспонденции.
  8. Обеспечение единой среды работы с документами.

Задачи проекта:

  1. Проработать методологическую базу внедрения.
  2. Выполнить необходимые настройки и доработки «1С:Документооборота».
  3. Внести положения об использовании «1С:Документооборота» в существующие нормативно-методические документы.
  4. Организовать единую среду работы с документами, объединяющую систему электронного документооборота в единый цифровой ландшафт с остальным информационным окружением компании.
2
Ситуация до старта проекта

До начала проекта официальный документооборот в Новороссийском морском торговом порте велся в бумажном виде. При этом в прошлом предпринимались две неуспешные попытки внедрения системы электронного документооборота на базе зарубежных продуктов. Основными причинами неудач признано отсутствие предварительной методологической проработки проектов внедрения, ограниченные возможности по сопровождению и развитию выбранных систем, трудоемкость интеграции с другими используемыми информационными системами.

С появлением на рынке решения «1С:Документооборот», работающего на платформе «1С:Предприятие», которая обеспечивает сравнительно легкую интеграцию с другими информационными системами порта на этой платформе («1С:Управление производственным предприятием», «1С:Государственные и муниципальные закупки»), компания приняла решение о запуске нового проекта по созданию информационной системы управления закупочной документацией, делопроизводством и договорной работой на базе решения «1С:Документооборот». При этом было принято решение уделить значительное внимание методологическому обеспечению компании к внедрению системы электронного документооборота.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Информационная система управления закупочной документацией, делопроизводством и договорной работой построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП».  Проект проходил в два этапа. На первом автоматизировалии документооборот по закупочной деятельности и основной документооборот. На втором этапе были автоматизированы функции документационного обеспечения управления: работа с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренняя служебная переписка.

Автоматизированы следующие функции:

  1. Ведение номенклатуры дел.
  2. Делопроизводство.
  3. Учет договоров.
  4. Учет и контроль исполнения поручений.
  5. Учет и хранение документов.
  6. Учет закупочной документации.

Система интегрирована с «1С:Управление производственными предприятием», «1С:Государственные и муниципальные закупки». При этом сохранены привычные для многих пользователей принципы работы, например, инициализация закупки товарно-материальных ценностей в «1С:Управление производственным предприятием». С другой стороны, достигнута определенная гибкость при создании и обработке документов — один и тот же документ может быть создан в одной системе и автоматически продублирован в другой с установлением необходимых связей и передачей значимых данных. Также обработка документа может производится одновременно в разных системах, при этом сохраняется целостность процесса.Ris-NMTP.jpg

Архитектура информационной системы ПАО «НМТП»

Автоматизировано 1100 рабочих мест.

Постоянно в системе работают 240 пользователей.

4
Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта были проведены следующие работы по адаптации типового решения:

  1. Реализован механизм контроля состояния закупочного процесса — карта закупочного процесса, с помощью которой возможно видеть какие именно документы и мероприятия задействованы в ходе процесса и каково их текущее состояние, создавать требуемые документы прямо из карты с установлением необходимых связей и переходить к уже созданным документам и мероприятиям.
  2. Расширен функционал работы с бизнес-процессами и задачами:
  • реализован механизм согласования со снятием замечаний и согласованием актуальной версии, учитывающий внутреннюю бизнес-специфику;
  • реализован механизм отложенных задач;
  • для удобства пользователей адаптирован вывод истории выполнения задач по документу в карточке задачи;
  • реализован механизм сравнения версий файлов из карточки задачи.
  1. Расширен функционал работы с мероприятиями:
  • реализована функция голосования по пунктам повестки;
  • реализована специальная форма презентации пункта повестки с возможностью голосования непосредственно из формы;
  • реализован механизм заочного проведения мероприятий с возможностью голосования по пунктам повестки.

С помощью бесшовной интеграции реализован механизм обработки документов закупочного процесса, который дает пользователю возможность оперативно перемещаться между всеми задействованными учетными системами («1С:Документооборот», «1С:Управление производственными предприятием», «1С:Государственные и муниципальные закупки»), а также выбирать, из какой системы запускать документы в обработку.

Адаптирован функционал контроля за движением оригиналов документов: реализован простой, децентрализованный (в отличие от типового «Журнала передачи») механизм, позволяющий отслеживать передачу документа из одного подразделения в другое без необходимости его возврата в исходное.

С помощью бесшовной интеграции реализован механизм обработки документов закупочного процесса, который дает пользователю возможность оперативно перемещаться между всеми задействованными учетными системами, а также выбирать, из какой системы запускать документы в обработку.

Работа с входящими, исходящими документами и документами служебной переписки переведена в электронный вид в полном объеме.

Встроенный почтовый клиент используется как автоматизированное рабочее место для обработки всей входящей корреспонденции: и бумажной, и электронной. Бумажные документы маркируются штрихкодом, сканируются (в том числе пакетно) и отправляются на специальный адрес электронной почты, на этот же адрес автоматически переадресуются электронные документы, поступающие на публичный корпоративный адрес электронной почты.

Реализован механизм отложенных задач — исполнитель может отложить любую задачу, одновременно оповестив об этом автора задачи, а также, при желании, установить для себя напоминание. Список отложенных задач доступен из типовой формы «Задачи мне».

5
Результаты проекта

сокращены сроки процесса закупки ТМЦ

×4,5

количество просроченных задач теперь составляет

0,2%

Количественные результаты проекта:

  1. Более, чем в 4,5 раза сократились сроки проведения закупок товарно-материальных ценностей.
  2. Количество просроченных задач составляет менее 0,2%.
  3. Количество постоянно работающих пользователей — 240.
  4. Общее количество пользователей — 1100.
Мы создали единую информационную среду, в которой «1С:Документооборот» стал связующим звеном между различными информационными системами на платформе «1С:Предприятие» и ключевой системой поддержки бизнеса.
Алексей Ваганов, начальник отдела финансовых систем ПАО «НМТП»

Качественные результаты проекта:

  1. Взаимодействия подразделений по вопросам закупочных процедур переведены в электронную форму, при этом процессы формализованы и оптимизированы. Закупочная документация — 17 видов документов со сложными взаимосвязями — полностью переведена в электронный вид. Исключен двойной ввод, работа «в разных окнах» сведена к нулю.
  2. Значительно расширен и активно используется функционал проведения мероприятий. В частности добавлена возможность проведения голосования по пунктам повестки, в том числе заочного, а также возможность пригласить к участию в мероприятии сторонних участников по электронной почте непосредственно из карточки мероприятия.
  3. Регистрация и последующая обработка входящей корреспонденции полностью переведены в «1С:Документооборот 8 КОРП». Также полностью переведены в электронный вид подготовка и отправка исходящей корреспонденции и служебная переписка, за исключением документов, ведение которых в бумажном виде предусмотрено законодательством.
  4. Разработана и введена в действие новая редакция корпоративной инструкции по делопроизводству, которая, явно предписывает работу в «1С:Документооборот 8 КОРП» и регламентирует ведение электронного документооборота. Также даны рекомендации по актуализации прочей локальной нормативно-методической документации с учетом ведения электронного документооборота.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
1,1
тыс
1С-КСУ
Декабрь 2016 —
Южный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Начальник отдела финансовых систем ПАО «НМТП»
Алексей Ваганов
Внедрение программного продукта «1С:Документооборот» позволило более чем в 4,5 раза сократить сроки процесса закупки, обеспечило его прозрачность на всех этапах, повысило исполнительскую дисциплину. Нам удалось сократить бумажный документооборот, обеспечить сохранность информации и повысить оперативность взаимодействия подразделений компании.
Новости
07 Августа 2019
Развитие линейки продуктов для горнодобывающей промышленности

Совместные разработки фирмы «1С» и компании «Синерго» для горнодобывающей промышленности получили новые функции.

25 Июля 2019
Что умеет 1С:Документооборот сегодня и что он будет уметь завтра

Именно так назывался доклад Александра Безбородова на 8-й международной конференции «Решения 1С для корпоративных клиентов», в котором он как руководитель разработки «1С:Документооборот» рассказал, что уже есть в программе, и каких обновлений ждать в ближайшем будущем.