«Новороссийский морской торговый порт» создал информационную систему поддержки документационного обеспечения управления группой компаний. Система построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Проект проходил в 2 этапа. На первом автоматизированы процессы создания и согласования закупочной документации и ведения договорной работы. На втором автоматизированы процессы общего делопроизводства (работа с входящими, исходящими, внутренними документами, приказами, распоряжениями, локальными нормативными актами и т. д.). В результате более чем в 4,5 раза сократились сроки проведения закупок товарно-материальных ценностей, а количество просроченных задач составляет менее 0,2%.
Новороссийский морской торговый порт (НМТП) — крупнейший российский портовый оператор. Входит в группу НМТП, которая является лидером на российском стивидорном рынке по объему грузооборота. «НМТП» — крупнейший стивидорный оператор Новороссийского порта, оказывает полный спектр стивидорных услуг, включая перевалку нефти и нефтепродуктов, других наливных грузов, а также навалочных, генеральных грузов и контейнеров.
Цели проекта:
- Повышение качества подготовки закупочной документации.
- Сокращение сроков проведения закупок.
- Повышение прозрачности закупочных процедур.
- Повышение исполнительской дисциплины (в том числе в части предоставления отчетности по 223-ФЗ).
- Обеспечение достоверности и прозрачности процесса согласования.
- Сокращение бумажного документооборота.
- Сокращение трудозатрат на обработку входящей корреспонденции.
- Обеспечение единой среды работы с документами.
Задачи проекта:
- Проработать методологическую базу внедрения.
- Выполнить необходимые настройки и доработки «1С:Документооборота».
- Внести положения об использовании «1С:Документооборота» в существующие нормативно-методические документы.
- Организовать единую среду работы с документами, объединяющую систему электронного документооборота в единый цифровой ландшафт с остальным информационным окружением компании.
До начала проекта официальный документооборот в Новороссийском морском торговом порте велся в бумажном виде. При этом в прошлом предпринимались две неуспешные попытки внедрения системы электронного документооборота на базе зарубежных продуктов. Основными причинами неудач признано отсутствие предварительной методологической проработки проектов внедрения, ограниченные возможности по сопровождению и развитию выбранных систем, трудоемкость интеграции с другими используемыми информационными системами.
С появлением на рынке решения «1С:Документооборот», работающего на платформе «1С:Предприятие», которая обеспечивает сравнительно легкую интеграцию с другими информационными системами порта на этой платформе («1С:Управление производственным предприятием», «1С:Государственные и муниципальные закупки»), компания приняла решение о запуске нового проекта по созданию информационной системы управления закупочной документацией, делопроизводством и договорной работой на базе решения «1С:Документооборот». При этом было принято решение уделить значительное внимание методологическому обеспечению компании к внедрению системы электронного документооборота.
Информационная система управления закупочной документацией, делопроизводством и договорной работой построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Проект проходил в два этапа. На первом автоматизировалии документооборот по закупочной деятельности и основной документооборот. На втором этапе были автоматизированы функции документационного обеспечения управления: работа с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренняя служебная переписка.
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел.
- Делопроизводство.
- Учет договоров.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет и хранение документов.
- Учет закупочной документации.
Система интегрирована с «1С:Управление производственными предприятием», «1С:Государственные и муниципальные закупки». При этом сохранены привычные для многих пользователей принципы работы, например, инициализация закупки товарно-материальных ценностей в «1С:Управление производственным предприятием». С другой стороны, достигнута определенная гибкость при создании и обработке документов — один и тот же документ может быть создан в одной системе и автоматически продублирован в другой с установлением необходимых связей и передачей значимых данных. Также обработка документа может производится одновременно в разных системах, при этом сохраняется целостность процесса.
Архитектура информационной системы ПАО «НМТП»
Автоматизировано 1100 рабочих мест.
Постоянно в системе работают 240 пользователей.
В рамках проекта были проведены следующие работы по адаптации типового решения:
- Реализован механизм контроля состояния закупочного процесса — карта закупочного процесса, с помощью которой возможно видеть какие именно документы и мероприятия задействованы в ходе процесса и каково их текущее состояние, создавать требуемые документы прямо из карты с установлением необходимых связей и переходить к уже созданным документам и мероприятиям.
- Расширен функционал работы с бизнес-процессами и задачами:
- реализован механизм согласования со снятием замечаний и согласованием актуальной версии, учитывающий внутреннюю бизнес-специфику;
- реализован механизм отложенных задач;
- для удобства пользователей адаптирован вывод истории выполнения задач по документу в карточке задачи;
- реализован механизм сравнения версий файлов из карточки задачи.
- Расширен функционал работы с мероприятиями:
- реализована функция голосования по пунктам повестки;
- реализована специальная форма презентации пункта повестки с возможностью голосования непосредственно из формы;
- реализован механизм заочного проведения мероприятий с возможностью голосования по пунктам повестки.
С помощью бесшовной интеграции реализован механизм обработки документов закупочного процесса, который дает пользователю возможность оперативно перемещаться между всеми задействованными учетными системами («1С:Документооборот», «1С:Управление производственными предприятием», «1С:Государственные и муниципальные закупки»), а также выбирать, из какой системы запускать документы в обработку.
Адаптирован функционал контроля за движением оригиналов документов: реализован простой, децентрализованный (в отличие от типового «Журнала передачи») механизм, позволяющий отслеживать передачу документа из одного подразделения в другое без необходимости его возврата в исходное.
Работа с входящими, исходящими документами и документами служебной переписки переведена в электронный вид в полном объеме.
Встроенный почтовый клиент используется как автоматизированное рабочее место для обработки всей входящей корреспонденции: и бумажной, и электронной. Бумажные документы маркируются штрихкодом, сканируются (в том числе пакетно) и отправляются на специальный адрес электронной почты, на этот же адрес автоматически переадресуются электронные документы, поступающие на публичный корпоративный адрес электронной почты.
Реализован механизм отложенных задач — исполнитель может отложить любую задачу, одновременно оповестив об этом автора задачи, а также, при желании, установить для себя напоминание. Список отложенных задач доступен из типовой формы «Задачи мне».
сокращены сроки процесса закупки ТМЦ
количество просроченных задач теперь составляет
Количественные результаты проекта:
- Более, чем в 4,5 раза сократились сроки проведения закупок товарно-материальных ценностей.
- Количество просроченных задач составляет менее 0,2%.
- Количество постоянно работающих пользователей — 240.
- Общее количество пользователей — 1100.
Качественные результаты проекта:
- Взаимодействия подразделений по вопросам закупочных процедур переведены в электронную форму, при этом процессы формализованы и оптимизированы. Закупочная документация — 17 видов документов со сложными взаимосвязями — полностью переведена в электронный вид. Исключен двойной ввод, работа «в разных окнах» сведена к нулю.
- Значительно расширен и активно используется функционал проведения мероприятий. В частности добавлена возможность проведения голосования по пунктам повестки, в том числе заочного, а также возможность пригласить к участию в мероприятии сторонних участников по электронной почте непосредственно из карточки мероприятия.
- Регистрация и последующая обработка входящей корреспонденции полностью переведены в «1С:Документооборот 8 КОРП». Также полностью переведены в электронный вид подготовка и отправка исходящей корреспонденции и служебная переписка, за исключением документов, ведение которых в бумажном виде предусмотрено законодательством.
- Разработана и введена в действие новая редакция корпоративной инструкции по делопроизводству, которая, явно предписывает работу в «1С:Документооборот 8 КОРП» и регламентирует ведение электронного документооборота. Также даны рекомендации по актуализации прочей локальной нормативно-методической документации с учетом ведения электронного документооборота.
