В «Базэл Аэро» автоматизировали бюджетирование и закупочную деятельность в аэропортах на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2». В результате процесс закупки стал прозрачным для инициаторов, центры финансовой ответственности получили возможность оперативно управлять своим бюджетом, контролировать статус исполнения закупок. Выросла скорость подготовки управленческой и финансовой отчетности, ее анализа. Руководство аэропортов получило удобные инструменты для контроля выполнения бюджета, оценки своей деятельности и оперативного принятия решений.
Компания «Базэл Аэро» управляет аэропортами Сочи, Краснодар и Анапа, обслуживающими около 9% общего пассажиропотока России. При этом компания ежегодно увеличивает пассажиропоток (более 10 млн человек в 2017 году) и оттачивает внутренние бизнес-процессы. Входит в финансово-промышленную группу «Базовый элемент».
Цель проекта: автоматизация бизнес-процесса бюджетирования и закупочной деятельности аэропортов.
Задачи проекта:
- создать унифицированный механизм планирования потребностей и их расценки;
- формировать оперативные отчеты о выполнении бюджета и плана закупок;
- повысить эффективность бюджетного контроля;
- обеспечить прозрачность закупочных процедур для инициаторов;
- повысить уровень надежности хранения информации;
- внести в систему бюджетов департамент персонала, неавиацонную и авиационную деятельность и в результате снизить вероятность совершения ошибок при подготовке бюджета.
До начала проекта бюджетирование в компании осуществлялось Microsoft Excel, который не обеспечивал высокого уровня оперативности, был подвержен рискам возникновения ошибок и утери информации, не обладал надежным функционалом для контроля выполнения бюджета. Контроль бюджета по каждой заявке проходил через согласование финансово-экономического отдела (ФЭО), сотрудник которого сверял закупку с данными, хранящимися в Excel.
При проведении закупочных процедур также отсутствовали оперативность и достоверность. Инициаторы закупок и дирекция не обладали возможностью оперативно отслеживать статус по исполнению плана закупок и согласованию отдельных закупочных процедур. Процесс инициации закупки проходил в электронной почте с высокими рисками потери информации. Отсутствовали связи между документами закупки (техническое задание, проект договора и т. д.) и процессом закупочной процедуры. Процесс согласования закупок был неэффективен и содержал дублирующие операции.
Заведение новой номенклатуры и присвоение ей статьи бюджета происходило вручную. Заявки на заведение новой номенклатуры инициаторы присылали в формате Excel, а соответствие номенклатуры статье бюджета проставлялось по мере необходимости отдельным запросом в финансово-экономический отдел.
Кроме того, Microsoft Excel нельзя было интегрировать с другими учетными системами компании для анализа «план-факт-прогноз» или же применить для объединения бюджета и механизма закупок. Не было возможности оперативного контроля выполнения KPI руководителей центров финансовой ответственности (ЦФО).
Бюджетирование и закупочная деятельность автоматизированы с помощью решения «1С:ERP Управление предприятием 2». В связи со спецификой бизнес-процессов финансового планирования решено адаптировать блок «Бюджетирование» и «Закупки». Были разработаны новые документы и доработаны типовые.
Автоматизированы следующие функции:
- Учет договоров.
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками:
- оформление заказов поставщикам;
- формирование графика оплаты поставщикам;
- Автоматизация бизнес-процессов.
- Анализ деятельности в разрезе проектов.
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:
- бюджетирование, финансовое планирование;
- управление денежными средствами (казначейство);
- управленческий учет;
- финансовый анализ.
Для эффективной работы была настроена интеграция со следующими программами:
- «1С:Документооборот» — для согласования ключевых документов при исполнении бюджета.
- «1С:Управление производственным предприятием» — для загрузки фактических данных (складских остатков) и контроля при исполнении бюджета (синхронизация заказов поставщику).
Схема архитектуры системы
В рамках проекта разработано специализированное решение для бизнес-процессов бюджетирования с учетом специфики финансового планирования. А также созданы:
- новые основные документы «Плановая заявка», «Заявка на закупку», «Корректировка бюджета», «Корректировка заказа поставщику» и доработаны типовые документы «Заказ поставщику», «Экземпляры бюджета»;
- база отчетов для анализа плановых и фактических данных бюджетирования, а также исполнения бюджета;
- единая точка создания номенклатуры;
- отчет «Заявка на расходование денежных средств», а также создано рабочее место по закрытию периода бюджетирования (обработка закрытия месяца), с помощью которого осуществляется контроль бюджета по разным уровням: прогнозный бюджет, заказы поставщику и заявки на расходование денежных средств.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
- Ввод данных бюджета перенесен из Microsoft Excel в «1С:ERP Управление предприятием 2». Теперь информация вводится в программу специально разработанными документами, доступ к вводу данных разграничен по ролям. Через статусы документов реализованы механизмы согласования бюджета.
- В системе разработан бизнес-процесс «Закупки», по которому создается и направляется заявка. Участники бизнес-процесса получают задачи на свой рабочий стол. В бизнес-процессе виден этап, на котором находится закупочная процедура и ответственный сотрудник. Процесс связан с документами закупочной процедуры, а также интегрируется с «1С:Документооборотом» для согласования закупки. От дифференциации по способам закупки зависит маршрут закупочной процедуры.
- Автоматизирован процесс подачи заявки на ввод новой номенклатуры и присвоения ей соответствия статье бюджета. Инициатор формирует заявку, которая по бизнес-процессу передается ответственному за ввод новой номенклатуры, а затем в финансово-экономический отдел для присвоения соответствия статье бюджета.
- На всех этапах процесса предусмотрен автоматизированный бюджетный контроль. Заявка не может быть создана без наличия свободного бюджета. Сумма по заказам поставщика не может превышать бюджет договора. Основными инструментами для контроля выполнения бюджета и плана закупок стали специально разработанные отчеты.
- Отчет «План-прогноз-факт» составляется из введенных пользователями данных и данных факта, поступающих из учетных программ. Отчет формируется в необходимом разрезе аналитик — аэропорт, центр финансовой ответственности, статья, номенклатура.
- Отчет, отражающий статус исполнения бюджета закупок ЦФО в режиме «онлайн», составляется в разрезе центров финансовой ответственности, статей, номенклатур и т. д. По каждой позиции можно понять, на какой стадии исполнения находится бюджет (план, прогноз, неиспользованный бюджет, договор на стадии заключения, договор заключен по бюджету, бюджет выбран заказами). Отчет позволяет получить расшифровку каждой суммы и увидеть, какими документами она сформирована.
- Отчет, отражающий статус исполнения бюджета договора в режиме «онлайн», составляется в разрезе центров финансовой ответственности и статей бюджета. По каждому договору можно понять, какая сумма выбрана и сколько составляет свободный бюджет на договоре, т. е. сравнить заявку и заказ.
Внедренная информационная система успешно интегрирована с имеющимися в компании программами «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Документооборот» и информационной системой управленческого учета. Синхронизированы справочники — элементы справочников нормативно-справочной информации вводятся в одну из систем и автоматически дублируются в остальные. Синхронизированы документы — документы, введенные в одной из систем, автоматически передаются в остальные. Синхронизированы данные — необходимые для отчетов данные передаются между системами. Также между системами происходят сквозные процессы. Процесс проведения закупочной процедуры стартует в «1С:ERP Управление предприятием 2», где создается карточка договора. Далее договор согласуется в «1С:Документооборот», передается в «1С:Управление производственным предприятием» и приходит обратно в «1С:ERP Управление предприятием 2» в статусе «Действует».
Если раньше закупочная деятельность «Базэл Аэро» контролировалась постфактум, то сейчас подход стал структурированным. Выросла скорость подготовки управленческой и финансовой отчетности, ее анализа. Руководство аэропортов получило удобные инструменты для контроля выполнения бюджета, оценки своей деятельности и оперативного принятия решений. В целом трудозатраты в подразделениях сократились на 20%. Это открывает новые перспективы для работы с прежде внедренной в «Базэл Аэро» KPI-системой оценки труда персонала, а также ведет к снижению затрат предприятия.
