«Металлоинвест» автоматизировал работу многофункционального общего центра обслуживания (МФ ОЦО) на базе решения «1С:Документооборот». Центр обслуживания предоставляет услуги по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету четырем территориально распределенным производственным предприятиям холдинга с общей численностью сотрудников — 60 тысяч. Это первая в России система на базе «1С:Документооборот» в сочетании с бесплатным ПО Linux, успешно прошедшая испытания на стабильность и быстродействие в условиях работы с объемом в 2,8 млн процессов и 6 миллионов документов в год.
«Металлоинвест» — один из крупнейших горно-металлургических холдингов с производством полного цикла: от добычи и переработки железной руды до выпуска высококачественной стальной продукции для широкого круга промышленных потребителей в России и за рубежом. Основные производственные мощности компании находятся в Курской, Белгородской и Оренбургской областях. В компании работают 60 000 человек.
Стратегическая бизнес-цель проекта — централизация функций бухгалтерского, налогового и кадрового учета управляемых обществ в единой штатной структуре многофункционального общего центра обслуживания (МФ ОЦО).
Прочие бизнес-цели проекта:
- повышение качества предоставляемых услуг;
- уменьшение затрат на канцелярские расходы, взносы и оплату работы персонала, связанных с предоставлением оказанием данных услуг.
Задачи проекта:
- Создание системы для автоматизации функционала общего центра обслуживания.
- Испытание системы при нагрузочном тестировании в условиях опытной эксплуатации: около 3 млн документов и 1,5 млн задач ежемесячно.
- Создание автоматизированной системы учета процессов и документов (АСУПД).
- Настройка и адаптация автоматизированной системы учета процессов и документов с учетом особенностей документооборота каждого из управляемых обществ.
- Обеспечение стабильности работы и быстродействия системы в условиях высоких нагрузок, связанных с большими объемами документов и процессов.
В 2016 году «Металлоинвест» приступил к реализации программы трансформации бизнеса — комплексу мероприятий по оптимизации всех бизнес-процессов, цифровизации и автоматизации производства, централизации операций и снижению издержек во всей производственной цепочке. В рамках этой программы в апреле 2016 года был запущен процесс формирования многофункционального общего центра обслуживания, в котором будет консолидироваться выполнение типовых операций для всех предприятий компании.
В процессе проектирования многофункционального общего центра обслуживания было проведено анкетирование по трудозатратам и объемам операций для определения текущих показателей производительности компаний группы по направлениям, входящим в объем проекта: бухгалтерский, налоговый учет, управление персоналом, казначейство, закупки. В результате определены целевые показатели производительности многофункционального общего центра обслуживания в разрезе бизнес-процессов и рассчитана целевая численность сотрудников по функциональным направлениям.
Многофункциональный общий центр обслуживания сформирован как отдельное дочернее предприятие – ООО «МКС» в городе Старый Оскол, клиентами которого являются сотрудники, подразделения и предприятия компании. Взаимодействие с заказчиками происходит через фронт-офисы на предприятиях, которые предоставляют услуги в формате «единого окна» и работают в пяти городах присутствия компании, включая Москву, обслуживая 40 тысяч сотрудников.
Рис. Операционная модель МФ ОЦО
Формирование организационной структуры МФ ОЦО и ее реализация, а также анализ целевых бизнес-процессов и показателей производительности способствовали формированию функционально-технических требований к ИТ-архитектуре и целевой ИТ-инфраструктуре.
Были определены основные функциональные потребности для автоматизации бизнес-процессов многофункционального общего центра обслуживания по работе с документами:
- приемка, регистрация и учет поступающих документов;
- сканирование и хранение документов;
- контроль возвратов поступивших документов;
- обмен документами между фронт-офисами и миддл-офисом;
- обработку заявок на услуги.
Основными требованиями к системе стали:
- количество пользователей – 800;
- количество документов бухгалтерских – 1,4 млн в год;
- количество документов кадровых и зарплатных – 160 тысяч в год;
- количество заявок – 370 тысяч в год;
- территориальная распределенность по 5 регионам;
- серверная группировка в одном регионе;
- сжатые сроки внедрения – декабрь 2016-июль 2017.
При этом одним из обязательных условий было создание системы на основе бесплатного ПО – Linux.
После анализа возможностей разных систем автоматизации и проведения конкурсных торгов – было выбрано решение «1С:Документооборот» и партнер по внедрению – ООО «1С-КПД».
Ввиду отсутствия на рынке примеров внедрений подобных функциональных решений на базе «1С:Документооборот» и ОС Linux, сопоставимых по объемам данных и высокой интенсивности нагрузки, было принято решение провести 2 нагрузочных тестирования в условиях, имитирующих реальную эксплуатацию.
Система для автоматизации функционала общего центра обслуживания построена на базе решения «1С:Документооборот».
Архитектура решения разработана для обеспечения следующих требований:
- Одновременная работа 800 пользователей.
- Единая информационная база для 4 территориально распределенных объектов.
- Обработка данных по 6 млн документов и 3 млн процессов в год.
- Скорость обработки – при создании и автозаполнении 1 документ/мин., при сканировании 20 сек./лист на 1 сотрудника. 10 000 записей с заполненными реквизитами и 15 000 отсканированных листов за 1 рабочий день.
- Объем хранения данных 20 Тб.
Автоматизированная система учета процессов и документов включает в себя два функциональных модуля: автоматизация фронт офисов и миддл офиса. Фронт офисы находятся на каждом из 4 производственных предприятий, миддл офис один — на базе Оскольского электрометаллургического комбината.
Клиент-серверный вариант работы. Подключение пользователей со всех локаций осуществляется с помощью тонкого клиента по протоколу TCP/IP. Серверная часть базируется на бесплатном ПО Linux + PosgreeSql.
Проект был разбит на следующие этапы:
- сбор требований и проектирование пилотной системы;
- проведение нагрузочного и функционального тестирования;
- развертка и доработка системы, обучение пользователей;
- очное сопровождение запуска на местах и поддержка на время подготовки собственной технической поддержки МКС;
- работы по совершенствованию системы.
За время подготовки к опытной эксплуатации системы была разработана эксплуатационная и пользовательская документация и сделано более 30 доработок для технической реализации специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации на базе «1С:Документооборот 8 КОРП».
Выполненные доработки типовой конфигурации позволили решить такие задачи, как:
- повышение удобства интерфейса (изменение форм задач, форм карточек, настройка кнопок для быстрого запуска или прерывания, автопривязки и др.);
- обеспечение максимального соответствия бизнес-процессам (новые реквизиты, доработки справочников, статусов документов и их автозаполнения, менеджера ролей, автоматическое формирование задач и др.);
- гарантия стабильной и эффективной работы системы при высоких нагрузках (доработки массового создания пакетов и карточек, функционала потокового сканирования, механизмов присвоения имен и др.).
После успешного прохождения нагрузочного тестирования было принято решение усовершенствовать автоматизированную систему учета процессов и документов, создав единую информационную базу вместо ранее использовавшихся 4 отдельных баз предприятий.
Схема архитектуры системы
- Первое в России внедрение на такой объем документов при использовании свободного ПО. При проведении нагрузочного тестирования в информационной базе, наполненной данными (2,8 млн документов и 1,5 млн задач) были запущены 200 роботов, которые воспроизводили интенсивный режим работы пользователей, создавая за рабочий день более 20 тысяч документов и выполняя 6 тысяч задач. Система продемонстрировала хорошие показатели по быстродействию и стабильности работы.
- Одновременный запуск на всех предприятиях и очное сопровождение. Сотрудники ООО «1С-КПД» сопровождали запуск системы в промышленную эксплуатацию одновременно во всех фронт- и мидл- офисах.
- Срок запуска проекта от проведения закупочной процедуры до промышленной эксплуатации — меньше года. Старт конкурсной процедуры отбора — сентябрь 2016 года, старт промышленной эксплуатации — август 2017 года. Для системы, обслуживающей такой объем процессов и документов — совместная команда ООО «МКС» и ООО «1С-КПД» продемонстрировала редкую эффективность и слаженность работы, четкое соблюдение плана-графика работ.
- Обучено более 400 пользователей. На этапе опытной эксплуатации системы было проведено обучение более 400 пользователей в учебных классах, в их числе сотрудники фронт- и миддл-офисов, руководители среднего и высшего звена.
Снижение затрат времени на создание и обработку документов
По результатам отчетов о промышленной эксплуатации автоматизированная система учета процессов и документов демонстрирует высокие показатели по стабильности и быстродействию при одновременной работе 500 пользователей.
150 пользователей являются сотрудниками фронт-офиса, их основная задача в системе — создание, сканирование и отправка документов по маршруту. Ежедневно сотрудники фронт-офиса создают более 10 000 документов и сканируют около 15 000 листов. За 1 рабочий день сотрудник фронт-офиса создает 70 документов и сканирует 105 страниц. Помимо функций сканирования, сотрудник фронт-офиса осуществляет прием документов и работу с заказчиками, прием и регистрацию заявок на услуги, коммуникацию с представителями заказчика по услугам.
Еще 350 пользователей являются сотрудниками мидл-офиса, их основная задача в системе — выполнение задач по запущенным процессам. Ежедневно сотрудники мидл-офиса завершают 6000 процессов, результатами которых являются: транзакции в учетных системах, подготовленные документы и справки, исполненные заявки. В среднем, сотрудник мидл-офиса за 1 день завершает 18 процессов.
Всего система рассчитана на работу 800 пользователей.
После запуска в промышленную эксплуатацию в 2017 году автоматизированная система учета процессов и документов обеспечивает автоматизацию основных бизнес-процессов, которые формируют качество предоставляемых услуг — все документы, подлежащие бухгалтерскому, налоговому или кадровому учету сканируются в систему и передаются на обработку в электронном виде.
Выполненные работы по автоматизации документооборота способствовали:
- снижению затрат времени на создание и обработку документов примерно в два раза;
- повышению эффективности работы на автоматизированных участках;
- снижению затрат на канцелярские расходы, оплату труда и сопутствующих расходов;
- повышению прозрачности учета документов;
- улучшению защиты документов при хранении;
- увеличению удобства доступа и поиска документов в единой базе вместо индивидуальных запросов на 4 предприятия.
В 2018 году запущена 2-я очередь проекта, в рамках которой подключена система автоматического ввода и распознавания документов, интеграция с учетной ERP-системой. Также планируется продолжить работы над развитием возможностей системы для многофункционального общего центра обслуживания.
