В российском отделении компании Scania доработали систему электронного документооборота, которая была внедрена в 2015 году. За последнее время компания расширила свою деятельность и у нее возникла потребность оптимизировать систему. В первую очередь это касалось автоматизации большего числа бизнес-процессов и настройки ряда шаблонов договорных документов. В рамках проекта настроен функционал по договорной деятельности и разработано 12 видов договорной документации. В результате ускорилась обработка документов, повысилась прозрачность учета договорных документов.
Концерн Scania — ведущий производитель тяжеловозных грузовиков, городских и туристических автобусов, а также промышленных и судовых двигателей. Вдобавок, компания продает широкий спектр продукции для технического обслуживания, а также предлагает финансовые услуги. Scania работает примерно в 100 странах и имеет более 35 тысяч сотрудников.
Цели проекта:
Ускорить процесс согласования документов, сделать его прозрачнее.
Задачи проекта:
- сформировать комплексные бизнес-процессы по согласованию договорных документов,
- оптимизировать работу с внутренними документами,
- обеспечить контроль за согласованием документов.
До начала проекта в ООО «Скания Русь» использовался «1С:Документооборот». Ввиду того, что масштабы деятельности компании возросли, потребовалась доработка системы для оптимизации документооборота компании, особенно частей, касающихся взаимодействия с контрагентами. Поэтому было решено внести изменения, соответствующие росту компании.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Архитектура системы является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается только в центральном офисе компании. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться интернет и другие каналы связи, организуемые заказчиком.
Кроме «1С:Документооборота», компания пользуется системой «1С:Зарплата и управление персоналом». Системы полностью интегрированы между собой. Кроме «1С:Зарплата и управление персоналом», компания пользуется подобными шведскими системами, из-за местоположения головной компании. Эти системы не интегрированы с установленными решениями «1С», поэтому сотрудники переносят данные из одной системы в другую вручную.
В рамках проекта проделана комплексная работа по настройке функционала, связанного с договорной деятельностью. Настроено 12 видов договорной документации (к примеру, конкурсная документация, коммерческие предложения, несколько видов дополнительных соглашений и договоров, акты и счета), а также комплексные процессы обработки рамочных и разовых договоров, процессы согласования контрагентов.
Кроме того, настроены бизнес-процессы, которые «вели» документы в процессе согласования определённым сотрудникам в зависимости от контрагента и дополнительной информации о нём. Например, в процессе согласования документы для контрагентов из определённых регионов шли на обработку определённым сотрудникам, которые отвечают за эти регионы.
Разработан контроль бюджета при составлении договорных документов: с самого начала работы с контрагентом в его карточке сотрудником отмечается бюджет, который выбирается на основе ряда данных, вроде договорённостей, благонадёжности и так далее. Если при составлении договорных документов бюджет превышается, то система оповещает о превышении бюджета. Также разработана функция автоматического формирования бланков доверенностей и были настроены маршруты для их согласования. И, наконец, была создана форма для составления и согласования командировок.
Ускорилась подготовка документов для контрагентов
- Ускорились процессы обработки документов (согласование, утверждение бюджетов договорной документации, ознакомление, составление договорной документации).
- Повысилась прозрачность учета договорных документов и соответствующих задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов).
- Сократилось время на работу с договорными документами, подготовка документов для контрагентов ускорилась в два раза, что упростило внешний документооборот.
