||
Краткое описание

В российском отделении компании Scania доработали систему электронного документооборота, которая была внедрена в 2015 году. За последнее время компания расширила свою деятельность и у нее возникла потребность оптимизировать систему. В первую очередь это касалось автоматизации большего числа бизнес-процессов и настройки ряда шаблонов договорных документов. В рамках проекта настроен функционал по договорной деятельности и разработано 12 видов договорной документации. В результате ускорилась обработка документов, повысилась прозрачность учета договорных документов.

ООО «Скания Русь»
Заказчик

Концерн Scania — ведущий производитель тяжеловозных грузовиков, городских и туристических автобусов, а также промышленных и судовых двигателей. Вдобавок, компания продает широкий спектр продукции для технического обслуживания, а также предлагает финансовые услуги. Scania работает  примерно в 100 странах и имеет более 35 тысяч сотрудников.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

Ускорить процесс согласования документов, сделать его прозрачнее.

Задачи проекта:

  • сформировать комплексные бизнес-процессы по согласованию договорных документов,
  • оптимизировать работу с внутренними документами,
  • обеспечить контроль за согласованием документов.
2
Ситуация до старта проекта

До начала проекта в ООО «Скания Русь» использовался «1С:Документооборот». Ввиду того, что масштабы деятельности компании возросли, потребовалась доработка системы для оптимизации документооборота компании, особенно частей, касающихся взаимодействия с контрагентами. Поэтому было решено внести изменения, соответствующие росту компании.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Архитектура системы является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается только в центральном офисе компании. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться интернет и другие каналы связи, организуемые заказчиком. 

Кроме «1С:Документооборота», компания пользуется системой «1С:Зарплата и управление персоналом». Системы полностью интегрированы между собой. Кроме «1С:Зарплата и управление персоналом», компания пользуется подобными шведскими системами, из-за местоположения головной компании. Эти системы не интегрированы с установленными решениями «1С», поэтому сотрудники переносят данные из одной системы в другую вручную.

4
Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта проделана комплексная работа по настройке функционала, связанного с договорной деятельностью. Настроено 12 видов договорной документации (к примеру, конкурсная документация, коммерческие предложения, несколько видов дополнительных соглашений и договоров, акты и счета), а также комплексные процессы обработки рамочных и разовых договоров, процессы согласования контрагентов. 

Кроме того, настроены бизнес-процессы, которые «вели» документы в процессе согласования определённым сотрудникам в зависимости от контрагента и дополнительной информации о нём. Например, в процессе согласования документы для контрагентов из определённых регионов шли на обработку определённым сотрудникам, которые отвечают за эти регионы.

Разработан контроль бюджета при составлении договорных документов: с самого начала работы с контрагентом в его карточке сотрудником отмечается бюджет, который выбирается на основе ряда данных, вроде договорённостей, благонадёжности и так далее. Если при составлении договорных документов бюджет превышается, то система оповещает о превышении бюджета. Также разработана функция автоматического формирования бланков доверенностей и были настроены маршруты для их согласования. И, наконец, была создана форма для составления и согласования командировок.

5
Результаты проекта

Ускорилась подготовка документов для контрагентов

х2
  1. Ускорились процессы обработки документов (согласование, утверждение бюджетов договорной документации, ознакомление, составление договорной документации).
  2. Повысилась прозрачность учета договорных документов и соответствующих задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов).
  3. Сократилось время на работу с договорными документами, подготовка документов для контрагентов ускорилась в два раза, что упростило внешний документооборот.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
500
1С-КПД
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Октябрь 2018 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Новости
23 Октября 2020
Отключена проверка статуса лекарственных препаратов в ИС МДЛП в части перехода права собственности

Оператор национальной системы маркировки и прослеживаемости товаров Честный ЗНАК (далее — оператор ЦРПТ) рекомендовал с 23 октября 2020 года отключить проверку статуса лекарственных препаратов в ИС МДЛП в части установления принадлежности лекарственного препарата аптечной организации перед розничной реализацией лекарственных препаратов покупателям, с целью бесперебойного обеспечения граждан лекарственными препаратами.

21 Октября 2020
1С:Медицина. Больница. Мобильное рабочее место

Фирма «1С» объявляет о выпуске мобильного приложения «1С:Медицина. Больница. Мобильное рабочее место». Мобильное приложение предназначено для совместного использования с прикладным решением «1С:Медицина. Больница» в качестве мобильного рабочего места. Приложение предназначено для организации дополнительных рабочих мест сотрудникам стационаров, а также врачам, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторно-поликлинических условиях.