Севастопольский государственный университет построил комплексную систему автоматизации образовательной и финансовой деятельности на базе 7 решений фирмы «1С». В результате автоматизированы все основные структуры университета, участвующие в финансово-хозяйственной и образовательной деятельности. Бухгалтерский учет ведется по требованиям законодательства РФ. Разработаны методологические документы бюджетирования для университета. Настроена интеграция с внешними федеральными информационными системами. Исключено дублирование документов в разных базах за счет интеграции подсистем. На 15% сократились сроки формирования отчетности, автоматизирован расчет и выплата заработной платы по 2000 лицевым счетам. На 34% повысилась степень актуальности и достоверности информации, на 18% снизилось время на план-фактный анализ расходов и доходов.
Севастопольский государственный университет (СевГУ) — крупнейшее высшее учебное заведение Севастополя и одно из крупнейших в Крыму. СевГУ проводит обучение студентов по квалификационным уровням: бакалавр, специалист, магистр, а также готовит специалистов среднего профессионального образования.численность студентов составляет 10,5 тыс. человек.Преподавательский корпус составляют 47 докторов наук, профессоров, 233 доцента, кандидата наук.
Цель проекта: повысить эффективность управления деятельностью университета.
Задачи проекта:
- внедрить комплексную информационную системы управления университетом, включая внедрение системы планирования и управления закупками
- снизить временные и ресурсные затраты на обработку и предоставление информации;
- снизить риски предоставления некорректных данных в различные контрольные органы.
В 2014 году у руководства университета появилась потребность в модернизации имеющихся информационных систем. С целью подбора надежного программного обеспечения для бюджетных учреждений и опытного поставщика решения руководство университета произвело детальный анализ рынка услуг. В результате было принято решение о построении комплексной системы на базе программных продуктов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0», «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.0», «1С:Государственные и муниципальные закупки», «1С:Университет ПРОФ», «1С:Документооборот государственного учреждения 2.0.».
Комплексная система управления университетом состоит из тринадцати подсистем в девяти информационных базах и основана на семи программных продуктах:
- Подсистема «Ведение бухгалтерского (бюджетного) учета» — «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0».
- Подсистема «Ведение кадрового делопроизводства и расчета заработной платы» — «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.0».
- Подсистема «Ведение расчета стипендий и кадрового учета студентов» — «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.0».
- Подсистема «Управление государственными закупками и контрактами» — «1С:Государственные и муниципальные закупки».
- Подсистема «Ведение планово-финансового учета (бюджетирование)» — система автоматизации планово-финансовоого управления учреждения.
- Подсистема «Приемная кампания» — «1С:Университет ПРОФ».
- Подсистема «Планирование учебного процесса, расчет и распределение нагрузки» — «1С:Университет ПРОФ».
- Подсистема «Расписание учебных занятий» — «1С:Университет ПРОФ».
- Подсистема «Управление контингентом» — «1С:Университет ПРОФ».
- Подсистема «Управление научной деятельностью и инновациями» — «1С:Университет ПРОФ».
- Подсистема «Управление документооборотом» — «1С:Документооборот государственного учреждения 2.0».
- Подсистема «Мониторинг деятельности и реализации программы развития университета» — система автоматизация KPI.
- Подсистема «Учет платных услуг» — «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0».
Внедрение системы позволило автоматизировать работу 200 сотрудников в структурных подразделениях университета:
- Приемная комиссия.
- Учебно-методическое управление.
- Отдел инновационной деятельности и сетевых взаимодействий.
- Управление по расчетам с персоналом.
- Управление по работе с кадрами.
- Управление бюджетного планирования.
- Управление документооборота и контроля.
- Ответственные исполнители по ДО.
- Управление планирования и организации закупок.
- Отдел учёта расчетов с контрагентами.
- Управление учета денежных средств и отчетности.
- Отдел учета материальных ценностей.
Схема архитектуры системы
В ходе выполнения проекта были и автоматизированы все основные структуры университета, участвующие в финансово-хозяйственной и образовательной деятельностях. Задействованы более 100 сотрудников университета и более 30 специалистов компании «Омега».
В рамках проекта была создана уникальная комплексная система управления университетом — создано 18 информационных баз для автоматизации различных функций, организовано более 25 интеграционных потоков.
Сложности, которые были преодолены в ходе выполнения проекта:
- Изменения (по сути — создание заново) организационной структуры объекта автоматизации.
- Смена правового поля, переход на новое законодательство.
- Отсутствие компьютеризированных рабочих мест, инфраструктуры.
- Смена состава проектной группы во время внедрения проекта.
- Консервативность пользователей, неприятие автоматизации.
- Удаленность подрядчика, кадровый голод в регионе.
- Проведение работ в условиях режима ЧС: отсутствие электричества, доступа в Интернет, нарушение графика их подачи.
Сократились сроки формирования отчетности
Повысилась актуальность и достоверность информации
Уменьшилось время на план-фактный анализ расходов и доходов.
Сократилось время обработки данных
Результаты внедрения подсистем управления и учета финансово-хозяйственной деятельности университета:
- Бухгалтерский учет ведется по требованиям Законодательства РФ.
- Разработаны методологические документы бюджетирования для университета.
- Настроена интеграция с внешними федеральными информационными системами.
- Исключено дублирование документов в разных базах за счёт интеграции подсистем.
В цифрах:
- на 15% сократились сроки формирования отчетности;
- автоматизирован расчет и выплата заработной платы по 2000 лицевым счетам;
- на 34% повысилась степень актуальности и достоверности информации;
- на 18% сократилось время на план-фактный анализ расходов и доходов.
Результаты внедрения подсистем управления образовательной и научной деятельностью университета:
- Рациональное распределение во времени коллективного и индивидуального труда сотрудников.
- Оптимизация загрузки студентов и аспирантов.
- Обмен данными с ФИС ГИА и приема (ФИС ГИА и приема — Федеральная информационная система обеспечения проведения государственной итоговой аттестации обучающихся, освоивших основные образовательные программы основного общего и среднего общего образования, и приема граждан в образовательные организации для получения среднего профессионального и высшего образования и региональных информационных системах обеспечения проведения государственной итоговой аттестации обучающихся, освоивших основные образовательные программы основного общего и среднего общего образования).
- Адаптация печатных форм и процессов под особенности университета.
В цифрах:
- на 27% сократилось время обработки данных;
- 15000 обработанных заявлений абитуриентов;
- 10000 студентов и аспирантов в системе;
- 1200 преподавателей;
Результаты внедрения комплексной системы управления университетом:
- Возможность получения оперативной и актуальной информации по различным показателям.
- Унификации методологии ведения учета и сбора отчетности.
- Повышение эффективности взаимодействия между сотрудниками университета.
В цифрах:
- 11 подсистем единой комплексной системы управления университетом;
- 160 пользователей системы;
- 38 участников проектной команды;
- 7 крупных образовательных учреждений в составе университета.
