||
Краткое описание проекта

Холдинг «Металлоинвест» построил единую систему управления распорядительными и договорными документами. Это одна из самых масштабных систем управления документами в России. Проект охватывает крупнейшие горно-обогатительные и металлургические предприятия, а также большое число обслуживающих и ремонтных предприятий. На момент написания статьи автоматизировано около 6000 рабочих мест и развитие системы продолжается. Система построена на базе «1С:Документооборот».

Металлоинвест
Заказчик

«Металлоинвест» — мировой лидер в производстве товарного горячебрикетированного железа, ведущий производитель и поставщик железорудной и метализованной продукции один из региональных производителей высококачественной стали. В состав холдинга входят ведущие горно-обогатительные предприятия.

1
Цели и задачи проекта

Бизнес-задачи компании в области управления документами:

  • повысить уровень целостности данных и надежности их хранения;

  • ввести единые стандарты работы с документами;

  • усилить контроль исполнительской дисциплины;

  • сократить длительность согласования документов между компаниями группы.

Задачи проекта:

  • создать единую систему документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»;

  • унифицировать подходы обработки документов в управляющей компании и управляемых обществах;

  • провести интеграцию процессов согласования договорных документов и наладить организационно-распорядительный документооборот (разработать сквозные процессы согласования) между управляющей компанией и управляемым обществом.

2
Ситуация до старта проекта

Первая полноценная система документооборота уровня холдинга была построена на основе решения одного из западных поставщиков. Создание такой системы было увязано с реорганизацией процесса управления компанией. Система документооборота охватывала функции регистрации входящей и исходящей корреспонденции, согласования служебных записок, все функции согласования юридических документов (договоров) и внутренних документов и, наконец, контроль исполнительской дисциплины.

В ходе развития и расширения деятельности все большее число процессов оказывалось связанным с деятельностью управляющей компании и прежде всего — закупки, продажи, согласование договоров юридической службой и т. д. «Мы подошли к тому, что старую систему нужно менять, причем необходимо было создать единую систему электронного документооборота для всей группы», — отмечает Олег Головко, директор департамента ИТ «Металлоинвест».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Критерии выбора платформы для создания системы электронного документооборота (СЭД) определили следующие:

  • соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота;

  • поддержка распределённой архитектуры;

  • работоспособность при больших объёмах данных;

  • удобство и мобильность рабочего места;

  • приемлемая стоимость лицензий и программного обеспечения, а также стоимость владения;

  • распространённость на рынке, перспективность;

  • возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.

Потребность в территориально-распределенной базе объясняется тем, что основное число пользователей находится на комбинатах. «Например, на Лебединском ГОКе у нас сейчас более полутора тысяч пользователей, — поясняет Олег Головко, — и объем документов, которые хранятся локально, намного превышает тот объем, который передается по каналам связи между предприятием и управляющей компанией».

После анализа специалисты компании остановились на системе «1С:Документооборот», котоаря обеспечивает необходимый функционал с учетом требований российского документооборота и ее не придется существенно изменять.

Сократились сроки согласования основных распорядительных документов и договоров, повысилась исполнительная дисциплина и сократились сроки подготовки отчетности.

На сегодняшний день система охватывает более 6000 рабочих мест. Основные рабочие параметры созданной системы:

  • в управляющей компании автоматизировано 62 вида документов, 20 маршрутов согласования, общее количество документов — около 195 000, количество документов за месяц — 2700;
  • на Лебединском ГОКе автоматизировано 35 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов — 80 000, количество документов за месяц — 2500;
  • на Михайловском ГОКе автоматизировано 47 видов документов, 13 маршрутов согласования, общее количество документов — 75 000, количество документов за месяц — 9000;
  • на Оскольском электрометаллургическом комбинате автоматизировано 40 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов — 60 000, количество документов за месяц — 2000;
  • на «Уральской стали» автоматизировано 8 видов документов, 6 маршрутов согласования, общее количество документов — 10 000, количество документов за месяц — 1000.
4
Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта — в его объёме. Это одна из самых масштабных систем управления документами в России. Особенность проекта в том, что единая система построена на территориально-распределенной архитектуре с пятью отдельными базами данных, которые частично реплицируются между собой.

«Мы столкнулись с рядом проблем при выборе технической архитектуры решения, — вспоминает Олег Головко. — В то время каналов с пропускной способностью больше, чем 2 Мбит/c, между комбинатами и управляющей компанией не было. Да и эти каналы были постоянно загружены другим трафиком — видеоконференциями, телефонией, электронной почтой. В такой ситуации приняли решение строить единую систему, но с пятью отдельными базами данных, которые будут частично реплицироваться между собой».

Весь проект включал три этапа:

  • пилотный проект;
  • создание тиражируемого решения СЭД для компании в целом (в рамках управляющей компании и Лебединского ГОКа);
  • тиражирование созданного решения на предприятия группы (Михайловский ГОК, Оскольский электрометаллургический комбинат и «Уральская сталь»).

Более подробно ход создания СЭД показан на рисунке.

Особого упоминания заслуживает также мобильное решение, разработанное на основе мобильного клиента системы «1С:Документооборот КОРП».

5
Результаты проекта

Единая система управления распорядительными и договорными документами введена в действие в управляющей компании, на Лебединском ГОКе, Михайловском ГОКе, Оскольском электрометаллургическом комбинате и на предприятии «Уральская сталь». Наиболее важные результаты проекта:

  • сократились сроки согласования основных распорядительных документов и договоров;

  • повысилась исполнительная дисциплина;

  • сократились сроки подготовки отчётности по регистрируемым документам;

  • существенно упростился поиск документов.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
6,0
тыс
Исполнитель
1С-КПД
Июнь 2013 — Апрель 2014
Центральный федеральный округ РФ
Приволжский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
директор департамента ИТ «Металлоинвест»
Олег Головко
Мы планируем дальнейшее развитие системы как в части архива технологической документации для предприятий, так и для автоматизации и совершенствования тех процессов, в которых мы видим потенциальный эффект.
Новости
31 Июля 2017
РЖД создают единое информационное пространство

Унифицировать, систематизировать, создать единое информационное пространство РЖД: о таких задачах в Москве на ИТ конференции говорили экономисты, бизнес-консультанты и топ-менеджеры.

28 Июля 2017
Новый отраслевой продукт «1С:ERP Управление птицеводческим предприятием 2»

Фирма «1С» объявляет о выпуске нового отраслевого продукта «1С:Предприятие 8. ERP Управление птицеводческим предприятием 2» — совместного решения фирмы «1С» и компании «1С-Рарус», разработанного на версии 8.3 платформы «1С:Предприятие».