||
Краткое описание проекта

В ОАО АКБ «Ил» внедрена система электронного документооборота. Первый этап и ввод системы в опытную эксплуатацию занял всего 2 месяца. В ходе выполнения работ были автоматизированы процессы учёта и обработки бумажных документов, ведение архива, учёт договорной документации, учёт протокольных мероприятий, постановка и контроль исполнения задач. Руководителям подразделений предоставлена возможность осуществлять постановку задач своим подчинённым и оперативно контролировать их выполнение.

Авиационный комплекс им. С. В. Ильюшина
Заказчик

Открытое акционерное общество «Авиационный комплекс им. С.В. Ильюшина» — ведущее Российское предприятие, производящее сложную авиационную технику, — образовано в 1933 году. За 84 года конструкторским бюро разработано более 200 и создано более 120 типов самолетов разных модификаций.

1
Цели и задачи проекта

Цель — построение системы электронного документооборота, объединяющей головной офис и филиалы компании.

Задачи:

  • снижение трудоёмкости регистрации создания, обработки документов;
  • обеспечение контроля установленных сроков обработки документов;
  • создание электронного архива документов и сокращение времени на их поиск в этом архиве;
  • формирование задач/поручений исполнителям по документам и оперативный контроль их выполнения;
  • анализ загрузки исполнителей, контроль исполнительской дисциплины и оценка их деятельности.
2
Ситуация до старта проекта

Открытое акционерное общество «Авиационный комплекс им. С. В. Ильюшина» образовано в 1933 году. За всё время существования компании, в ней никогда не использовалась система электронного документооборота либо её аналог.

До инициации проекта по внедрению СЭД документооборот в организации был организован на бумажных носителях, что затрудняло решение оперативных вопросов, приводило к высокой трудоёмкости обработки и контроля исполнения документов.

В рамках подготовки к автоматизации документооборота специалисты ОАО "Ил" проделали большую работу по регламентации процессов управления документами и процессами, в результате которой были актуализированы регламенты по работе с документами, инструкции по делопроизводству и другие нормативные акты, регулирующие деятельность документооборота компании.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Для построения системы электронного документооборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» — популярная платформа, которая обладает открытым кодом и хорошо зарекомендовала себя на российском рынке ИТ-систем. Использование системы на базе «1С» для ведения бухгалтерского учёта послужило дополнительным аргументом в пользу выбора данной системы.

Для работы по проекту была выбрана технология внедрения, предполагающая разбивку внедряемого функционала на модули и последовательное внедрение каждого из них. Всего в ходе работ автоматизировано 7 функциональных блоков:

  • входящая и исходящая корреспонденция;
  • организационно-распорядительные документы;
  • номенклатура дел;
  • служебные записки;
  • учёт мероприятий;
  • контроль исполнения;
  • учёт договоров.
Сроки и последовательность выполненных в ходе проекта работ.
Сроки и последовательность выполненных в ходе проекта работ.

Всего было автоматизировано 530 рабочих мест у руководителей, секретарей, ответственных за документооборот в подразделениях в 3 филиалах — в городах Ульяновск, Воронеж, Жуковский.

4
Особенности и уникальность проекта

Для запуска в опытную эксплуатацию первой фокусной области решения «Учёт входящих и исходящих документов» потребовалось всего 2 месяца, несмотря на масштаб предприятия и многолетнюю его историю. За этот срок были произведены работы по развертыванию ИТ-инфраструктуры будущего решения, сбор требований, настройка программного продукта, созданы индивидуальные инструкции пользователей и проведено как групповое, так и индивидуальное обучение по функциональному блоку первой очереди «Учёт входящих и исходящих документов». Это достаточно короткие сроки для получения успешного результата.

Перед запуском «1С:Документооборот» в опытную эксплуатацию прошла встреча команды внедрения с сотрудниками предприятия:

На фото слева направо: руководитель проектного офиса «1С-КПД» Антон Бондарев, начальник отдела ДОУ ОАО АКБ «Ил» Людмила Соболева, директор по общим вопросам ОАО АКБ «Ил» Юрий Шалеев и директор по ИТ ОАО АКБ «Ил» Михаил Ребеко. В ходе встречи специалисты команды внедрения представили коллективу систему, в которой предстояло работать, ответили на вопросы присутствующих.

Решение использовать технологию быстрых результатов (запуск типового функционала по функциональным подсистемам (модулям) было принято в результате изучения требований компании, аргументы в пользу которой очевидны:

  • возможность запуска буквально через несколько месяцев после старта работ;
  • пользователи начнут работать в системе, начиная с малого и привыкая к интерфейсу, адаптируясь к изменениям.

Также была достигнута договорённость о внедрении системы без существенных доработок функционала, в типовом варианте.

В ходе проекта разработано более 30 ролевых инструкций пользователей, обучающие видеоролики по работе с системой для быстрой адаптации новых сотрудников, проведены групповые и индивидуальные обучения с более чем 400 сотрудниками организации.

Система претерпела изменения доработками по реализации двухуровнего контроля исполнения поручений высшего руководства, корректировки типового функционала по делегированию прав, отчётов по исполнительской дисциплине.

5
Результаты проекта

Система введена в эксплуатацию 1 июля 2014 года.

На текущий момент "1С:Документооборот КОРП" используется для следующих задач: учёт входящих и исходящих документов, организационно-распорядительных документов, ведения номенклатуры дел, регистрации и обработки служебных записок, учёта мероприятий, контроля исполнения поручений, учёта договорной деятельности.

Представители компании отмечают, что в результате внедрения ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" сократились сроки и снизилась трудоёмкость обработки документов, включая регистрацию, согласование, утверждение.

Все документы хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.

Повысилась „прозрачность” обработки документов и ход выполнения сотрудниками задач по документам.

Появилась возможность контролировать процесс прохождения и исполнения документов по заданному интервалу времени и по исполнителям.

Руководители могут оперативно контролировать ход выполнения задач сотрудниками своего подразделения и анализировать реальный объём обрабатываемых документов и персональную загрузку сотрудников, по задачам.

Ведение электронного архива значительно сократило время на поиск необходимых документов, по сравнению с ведением этих документов в бумажном виде. Установление связей между документами значительно расширяет возможности их поиска за счёт получения дополнительной информации, например, вместе с главным документом хранится вся переписка по нему.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
530
Исполнитель
1С-КПД
Октябрь 2012 — Июль 2014
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Директор по общим вопросам ОАО «Ил»
Юрий Шалеев
Соответствие потребностям организации — 5 баллов; удобство работы с программой — 5 баллов; качество работы компании ООО «1С-КПД» — 5 баллов. Организация ОАО «Авиационный комплекс им. С. В. Ильюшина» готова рекомендовать данное решение для автоматизации деятельности коллегам. Полученный компанией «1С-КПД» опыт может быть полезен в дальнейших внедрениях.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
14 Июня 2017
Сертификация «1С:Профессионал» по программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3)

С 14 июля 2017 года тестирование «1С:Профессионал» по программе «1С:Управление торговлей 8» будет проводиться по редакции 11.3.

01 Июня 2017
Внешэкономбанк и фирма «1С» договорились о совместных действиях по поддержке ИТ-экспорта

На Петербургском международном экономическом форуме 1 июня 2017 года Председатель Внешэкономбанка Сергей Горьков и директор фирмы «1С» Борис Нуралиев подписали соглашение о сотрудничестве.