||
Краткое описание

Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России построил систему электронного документооборта на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения». Новая система позволила отслеживать контрольные точки согласования — у кого документация на данный момент, как давно он ее получил и сколько держит у себя. Выстроен процесс согласования — определен список сотрудников, отвечающих за координацию и участие в данном процессе. Кроме того, автоматизирована работа общего отдела — регистрация входящей и исходящей корреспонденции, то есть ведение журнала корреспонденции в электронном виде, что позволяет сократить время на последующий поиск документов и работу с ними. В результате на 27% выросла управляемость закупочной деятельностью, на 18% сократилось время на поиск документов, на 31% повысилась степень достоверность согласованных данных, на 11% снизились операционные издержки.

ФГБУ Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России
Заказчик

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины им. А.М.Никифорова» МЧС России (ВЦЭРМ) — это многопрофильное лечебно-диагностическое учреждение по оказанию специализированной высокотехнологичной медицинской помощи в условиях поликлиники, дневного и круглосуточного стационара, а также научный и образовательный центр. ВЦЭРМ укомплектован высококвалифицированными кадрами, среди которых более 60 докторов (медицинских, биологических, психологических) наук, 35 профессоров, более 110 кандидатов наук.

Медицина
1
Цели и задачи

Цель проекта — внедрить систему электронного документооборота для автоматизации следующих задач:

  • согласования и утверждения закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий;
  • регистрации входящей и исходящей корреспонденции, передачи на ответственных сотрудников через СЭД, контроля исполнительской дисциплины;
  • мониторинга сроков согласования и подготовки документов, количества циклов согласования.
2
Ситуация до старта проекта

Организационные проблемы, с которыми сталкивался центр:

  • потеря бумажных документов «на столах» ответственных сотрудников;
  • невозможность контролировать сроки согласования документации — отсутствие информации о том, кто и когда получил документацию на согласование и доработку;
  • невозможность отследить причины длительного утверждения документации — не в должной степени проработанная документация, поступающая со стороны инициатора закупки или ответственных за согласование.

Из-за этих проблем, а таакже в связи с возросшим объемом закупок руководство компании решило автоматизировать процессы согласования и утверждения документации и построить систему электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» редакция 2, интерфейс «Такси».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения» редакция 2. В системе настроены и модернизированы следующие блоки:

  1. Управление входящей/исходящей корреспонденцией.
  2. Контроль исполнительской дисциплины.
  3. Управление организационно-распорядительной документацией.
  4. Управление закупочной документацией.
  5. Работа с файлами.
  6. Формирование отчетности.

В ходе проекта автоматизированы:

  • согласование и утверждение закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий,
  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции,
  • передача на ответственных сотрудников через СЭД,
  • контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов, количество циклов согласования.
4
Особенности и уникальность проекта

При адаптации типового программного продукта под требования Всероссийского центра экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России были изменены:

  • условия возврата несогласованного документа и его дальнейшую передачу в работу;
  • порядок формирования листа согласования по результатам прохождения процесса, создан механизм QR-штрихкодирования документов любого формата;
  • создано АРМ директора центра с быстрым доступом к необходимым документам посредством сканирования QR-кода.

5
Результаты проекта

Выросла управляемость закупочной деятельностью

27%

Сократилось время передачи документов между отделами

24%

Повысилась достоверность согласованных данных

31%

Снизились операционные издержки

11%

После реализации проекта автоматизирована деятельность по согласованию и утверждению пакета закупочной документации, управлению входящей и исходящей корреспонденцией. Внедрение обеспечивает дальнейшую эффективную работу центра.

Новая система позволила отслеживать контрольные точки согласования — у кого документация на данный момент, как давно он ее получил и сколько держит у себя. Выстроен процесс согласования — определен список сотрудников, отвечающих за координацию и участие в данном процессе. Кроме того, автоматизирована работа общего отдела — регистрация входящей и исходящей корреспонденции, то есть ведение журнала корреспонденции в электронном виде, что позволяет сократить время на последующий поиск документов и работу с ними.

Результаты проекта в цифрах:

  • 27% — повышение управляемости закупочной деятельностью.
  • 18% — сокращение времени на поиск документов.
  • 24% — сокращение времени передачи документов между отделами.
  • 19% — сокращение жизненного цикла согласования закупочной документации.
  • 31% — повышение степени достоверности согласованных данных.
  • 11% — снижение операционных издержек.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
90
Отрасль
Медицина
Подотрасль
Больница
Апрель 2016 —
Северо-Западный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Отзывы заказчиков
Помощник директора ВЦЭРМ по медицинским информационным технологиям
Михаил Бахтин
Благодаря внедрению система электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения» выросла эффективность работы административных служб центра, автоматизированы процессы подготовки и согласования закупочной документации, управления входящей и исходящей корреспонденцией.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
25 ноября 2022
Шестнадцатый Международный конкурс выпускных квалификационных работ с использованием программных продуктов «1С». Организация конкурса в 2022-2023 учебном году

К участию в конкурсе приглашаются выпускники учебных заведений, ВКР которых защищена в 2022-2023 учебном году (период с 1 сентября 2022 г. по 31 августа 2023 г.) и выполнена с использованием платформы «1С:Предприятие 8» и/или конфигураций, созданных на ее основе.

22 ноября 2022
Интерес к решениям «1С» для корпоративного сектора привлек на 9-й Бизнес-форум 1С:ERP более 6000 руководителей и специалистов из 10 стран

28 октября 2022 года фирма «1С» провела 9-й Бизнес-форум 1С:ERP, посвященный внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба. После двух лет ограничений, связанных с пандемией, форум возобновил свою работу в очном формате, с онлайн-трансляцией всех секций.