Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России построил систему электронного документооборта на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения». Новая система позволила отслеживать контрольные точки согласования — у кого документация на данный момент, как давно он ее получил и сколько держит у себя. Выстроен процесс согласования — определен список сотрудников, отвечающих за координацию и участие в данном процессе. Кроме того, автоматизирована работа общего отдела — регистрация входящей и исходящей корреспонденции, то есть ведение журнала корреспонденции в электронном виде, что позволяет сократить время на последующий поиск документов и работу с ними. В результате на 27% выросла управляемость закупочной деятельностью, на 18% сократилось время на поиск документов, на 31% повысилась степень достоверность согласованных данных, на 11% снизились операционные издержки.
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины им. А.М.Никифорова» МЧС России (ВЦЭРМ) — это многопрофильное лечебно-диагностическое учреждение по оказанию специализированной высокотехнологичной медицинской помощи в условиях поликлиники, дневного и круглосуточного стационара, а также научный и образовательный центр. ВЦЭРМ укомплектован высококвалифицированными кадрами, среди которых более 60 докторов (медицинских, биологических, психологических) наук, 35 профессоров, более 110 кандидатов наук.
Цель проекта — внедрить систему электронного документооборота для автоматизации следующих задач:
- согласования и утверждения закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий;
- регистрации входящей и исходящей корреспонденции, передачи на ответственных сотрудников через СЭД, контроля исполнительской дисциплины;
- мониторинга сроков согласования и подготовки документов, количества циклов согласования.
Организационные проблемы, с которыми сталкивался центр:
- потеря бумажных документов «на столах» ответственных сотрудников;
- невозможность контролировать сроки согласования документации — отсутствие информации о том, кто и когда получил документацию на согласование и доработку;
- невозможность отследить причины длительного утверждения документации — не в должной степени проработанная документация, поступающая со стороны инициатора закупки или ответственных за согласование.
Из-за этих проблем, а таакже в связи с возросшим объемом закупок руководство компании решило автоматизировать процессы согласования и утверждения документации и построить систему электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» редакция 2, интерфейс «Такси».
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения» редакция 2. В системе настроены и модернизированы следующие блоки:
- Управление входящей/исходящей корреспонденцией.
- Контроль исполнительской дисциплины.
- Управление организационно-распорядительной документацией.
- Управление закупочной документацией.
- Работа с файлами.
- Формирование отчетности.
В ходе проекта автоматизированы:
- согласование и утверждение закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий,
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции,
- передача на ответственных сотрудников через СЭД,
- контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов, количество циклов согласования.
При адаптации типового программного продукта под требования Всероссийского центра экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России были изменены:
- условия возврата несогласованного документа и его дальнейшую передачу в работу;
- порядок формирования листа согласования по результатам прохождения процесса, создан механизм QR-штрихкодирования документов любого формата;
- создано АРМ директора центра с быстрым доступом к необходимым документам посредством сканирования QR-кода.
Выросла управляемость закупочной деятельностью
Сократилось время передачи документов между отделами
Повысилась достоверность согласованных данных
Снизились операционные издержки
После реализации проекта автоматизирована деятельность по согласованию и утверждению пакета закупочной документации, управлению входящей и исходящей корреспонденцией. Внедрение обеспечивает дальнейшую эффективную работу центра.
Новая система позволила отслеживать контрольные точки согласования — у кого документация на данный момент, как давно он ее получил и сколько держит у себя. Выстроен процесс согласования — определен список сотрудников, отвечающих за координацию и участие в данном процессе. Кроме того, автоматизирована работа общего отдела — регистрация входящей и исходящей корреспонденции, то есть ведение журнала корреспонденции в электронном виде, что позволяет сократить время на последующий поиск документов и работу с ними.
Результаты проекта в цифрах:
- 27% — повышение управляемости закупочной деятельностью.
- 18% — сокращение времени на поиск документов.
- 24% — сокращение времени передачи документов между отделами.
- 19% — сокращение жизненного цикла согласования закупочной документации.
- 31% — повышение степени достоверности согласованных данных.
- 11% — снижение операционных издержек.
