||
Краткое описание

Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России построил систему электронного документооборта на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения». Новая система позволила отслеживать контрольные точки согласования — у кого документация на данный момент, как давно он ее получил и сколько держит у себя. Выстроен процесс согласования — определен список сотрудников, отвечающих за координацию и участие в данном процессе. Кроме того, автоматизирована работа общего отдела — регистрация входящей и исходящей корреспонденции, то есть ведение журнала корреспонденции в электронном виде, что позволяет сократить время на последующий поиск документов и работу с ними. В результате на 27% выросла управляемость закупочной деятельностью, на 18% сократилось время на поиск документов, на 31% повысилась степень достоверность согласованных данных, на 11% снизились операционные издержки.

ФГБУ Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России
Заказчик

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины им. А.М.Никифорова» МЧС России (ВЦЭРМ) — это многопрофильное лечебно-диагностическое учреждение по оказанию специализированной высокотехнологичной медицинской помощи в условиях поликлиники, дневного и круглосуточного стационара, а также научный и образовательный центр. ВЦЭРМ укомплектован высококвалифицированными кадрами, среди которых более 60 докторов (медицинских, биологических, психологических) наук, 35 профессоров, более 110 кандидатов наук.

Медицина
1
Цели и задачи

Цель проекта — внедрить систему электронного документооборота для автоматизации следующих задач:

  • согласования и утверждения закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий;
  • регистрации входящей и исходящей корреспонденции, передачи на ответственных сотрудников через СЭД, контроля исполнительской дисциплины;
  • мониторинга сроков согласования и подготовки документов, количества циклов согласования.
2
Ситуация до старта проекта

Организационные проблемы, с которыми сталкивался центр:

  • потеря бумажных документов «на столах» ответственных сотрудников;
  • невозможность контролировать сроки согласования документации — отсутствие информации о том, кто и когда получил документацию на согласование и доработку;
  • невозможность отследить причины длительного утверждения документации — не в должной степени проработанная документация, поступающая со стороны инициатора закупки или ответственных за согласование.

Из-за этих проблем, а таакже в связи с возросшим объемом закупок руководство компании решило автоматизировать процессы согласования и утверждения документации и построить систему электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» редакция 2, интерфейс «Такси».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения» редакция 2. В системе настроены и модернизированы следующие блоки:

  1. Управление входящей/исходящей корреспонденцией.
  2. Контроль исполнительской дисциплины.
  3. Управление организационно-распорядительной документацией.
  4. Управление закупочной документацией.
  5. Работа с файлами.
  6. Формирование отчетности.

В ходе проекта автоматизированы:

  • согласование и утверждение закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий,
  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции,
  • передача на ответственных сотрудников через СЭД,
  • контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов, количество циклов согласования.
4
Особенности и уникальность проекта

При адаптации типового программного продукта под требования Всероссийского центра экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России были изменены:

  • условия возврата несогласованного документа и его дальнейшую передачу в работу;
  • порядок формирования листа согласования по результатам прохождения процесса, создан механизм QR-штрихкодирования документов любого формата;
  • создано АРМ директора центра с быстрым доступом к необходимым документам посредством сканирования QR-кода.

5
Результаты проекта

Выросла управляемость закупочной деятельностью

27%

Сократилось время передачи документов между отделами

24%

Повысилась достоверность согласованных данных

31%

Снизились операционные издержки

11%

После реализации проекта автоматизирована деятельность по согласованию и утверждению пакета закупочной документации, управлению входящей и исходящей корреспонденцией. Внедрение обеспечивает дальнейшую эффективную работу центра.

Новая система позволила отслеживать контрольные точки согласования — у кого документация на данный момент, как давно он ее получил и сколько держит у себя. Выстроен процесс согласования — определен список сотрудников, отвечающих за координацию и участие в данном процессе. Кроме того, автоматизирована работа общего отдела — регистрация входящей и исходящей корреспонденции, то есть ведение журнала корреспонденции в электронном виде, что позволяет сократить время на последующий поиск документов и работу с ними.

Результаты проекта в цифрах:

  • 27% — повышение управляемости закупочной деятельностью.
  • 18% — сокращение времени на поиск документов.
  • 24% — сокращение времени передачи документов между отделами.
  • 19% — сокращение жизненного цикла согласования закупочной документации.
  • 31% — повышение степени достоверности согласованных данных.
  • 11% — снижение операционных издержек.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
90
Отрасль
Медицина
Подотрасль
Больница
Апрель 2016 —
Северо-Западный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Помощник директора ВЦЭРМ по медицинским информационным технологиям
Михаил Бахтин
Благодаря внедрению система электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения» выросла эффективность работы административных служб центра, автоматизированы процессы подготовки и согласования закупочной документации, управления входящей и исходящей корреспонденцией.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
23 Октября 2020
Отключена проверка статуса лекарственных препаратов в ИС МДЛП в части перехода права собственности

Оператор национальной системы маркировки и прослеживаемости товаров Честный ЗНАК (далее — оператор ЦРПТ) рекомендовал с 23 октября 2020 года отключить проверку статуса лекарственных препаратов в ИС МДЛП в части установления принадлежности лекарственного препарата аптечной организации перед розничной реализацией лекарственных препаратов покупателям, с целью бесперебойного обеспечения граждан лекарственными препаратами.

21 Октября 2020
1С:Медицина. Больница. Мобильное рабочее место

Фирма «1С» объявляет о выпуске мобильного приложения «1С:Медицина. Больница. Мобильное рабочее место». Мобильное приложение предназначено для совместного использования с прикладным решением «1С:Медицина. Больница» в качестве мобильного рабочего места. Приложение предназначено для организации дополнительных рабочих мест сотрудникам стационаров, а также врачам, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторно-поликлинических условиях.