||
Краткое описание

Универсальный Университет доработал систему электронного документооборота. Организация нуждалась в улучшениях в плане договорной деятельности и оптимизации процессов согласования. Особенность проекта заключалась в том, что был значительно расширен функционал, связанный с распределением ролей и делегированием прав, внедрен функционал по работе с задачами по почте и посредством web-интерфейса.

АНО ДПО «Универсальный Университет»
Заказчик

АНО ДПО «Универсальный Университет» — это единственное учебное заведение в России, где можно получить зарубежный диплом в креативных индустриях, обучаясь на английском языке. В год здесь обучается 6000 студентов по 200 образовательным программам.

Образование
1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов для головной организации, включающего 3 бизнес-процесса:

— согласование проекта заявки на закупку;
— согласование договора;
— согласование заявки на закупку.

  1. Доработка элементов вида документа «Договор» под функциональные особенности компании.
  2. Разработка механизмов и настройка системы с учетом специфики бизнеса (при необходимости — с внесением изменения в типовую конфигурацию).

Задачи проекта:

  1. Разработка и настройка необходимых видов документов и маршрутов с учетом специфики работы компании.
  2. Реализация механизма автоматического формирования маршрутов согласования документов в зависимости от вида документа и его реквизитов.
  3. Обеспечение журналирования (аудита) изменений данных документов.
  4. Настройка система уведомлений по задачам, в том числе на почту.
  5. Обеспечение работы с задачами по почте, а также посредством web-интрефейса.
  6. Настройка прав доступа и ролевой модели.
  7. Подготовка руководства пользователя.
  8. Обучение пользователей и администраторов.
2
Ситуация до старта проекта

До начала проекта в организации уже использовался «1С:Документооборот». При этом была необходимость доработать систему, учитывая потребности организации. В частности, необходимы были новые процессы по согласованию платежных документов. Требовались доработки по делегированию задач и дополнительный функционал, позволяющий согласовывать документы и принимать задачи по электронной почте.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Доработки производились в системе «1С:Документооборот». Настроены 3 вида документов:

  • проект заявки на закупку;
  • договор;
  • заявка на оплату.

Настроены маршруты обработки документов:

  • согласование проекта заявки на закупку;
  • согласование договора;
  • согласование заявки на оплату.

Для маршрутизации документов разработана система автоматической настройки маршрутов согласования в зависимости от различных факторов:

  • условная маршрутизация в зависимости от суммы документа;
  • условная маршрутизация в зависимости от подразделений инициатора документа и др.;

Настроено 20 дополнительных реквизитов документов. Разработан дополнительный функционал, связанный с делегированием задач и прав. Настроены оповещения пользователей, а также возможность согласования документов по электронной почте.

Система развернута на 50 рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта

Особенности проекта:

  1. Во время проекта разработан механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных.
  2. Разработаны автоподстановки: функциональные руководители, исполнители (по подразделениям).
  3. Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс, настроены оповещения пользователей, а также возможность согласования документов по электронной почте.
5
Результаты проекта

Сократилось время согласования финансовых документов

15%

Были достигнуты следующие результаты:

  • оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации;
  • автоматизация процессов согласования финансовых документов (заявки на закупку, договоры, заявки на оплату);
  • повышение контроля исполнительской дисциплины;
  • сокращение времени согласования финансовых документов на 15%;
  • улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации;
  • сокращение эксплуатационных затрат, по причине доработки единой платформы «1С» для разных функциональных областей компании заказчика.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
50
1С-КПД
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Февраль 2019 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Новости
18 октября 2021
Бизнес-форум «1С:ERP» 17 ноября 2021 года — приглашаем принять участие в онлайн-формате

Фирма «1С» приглашает пользователей, потенциальных клиентов и партнеров принять участие в 8-ом Бизнес-форуме 1С:ERP, посвященном внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба. В этом году форум пройдет в онлайн-формате.

13 октября 2021
Фирма 1С приглашает на вебинар «1С:ERP+PM Управление проектной организацией. Новое в редакции 2.5»

21 октября 2021 года фирма «1С» совместно с центром разработки ITLand проводит вебинар «1С:ERP+PM Управление проектной организацией. Новое в редакции 2.5».