Универсальный Университет доработал систему электронного документооборота. Организация нуждалась в улучшениях в плане договорной деятельности и оптимизации процессов согласования. Особенность проекта заключалась в том, что был значительно расширен функционал, связанный с распределением ролей и делегированием прав, внедрен функционал по работе с задачами по почте и посредством web-интерфейса.
АНО ДПО «Универсальный Университет» — это единственное учебное заведение в России, где можно получить зарубежный диплом в креативных индустриях, обучаясь на английском языке. В год здесь обучается 6000 студентов по 200 образовательным программам.
Цели проекта:
- Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов для головной организации, включающего 3 бизнес-процесса:
— согласование проекта заявки на закупку;
— согласование договора;
— согласование заявки на закупку.
- Доработка элементов вида документа «Договор» под функциональные особенности компании.
- Разработка механизмов и настройка системы с учетом специфики бизнеса (при необходимости — с внесением изменения в типовую конфигурацию).
Задачи проекта:
- Разработка и настройка необходимых видов документов и маршрутов с учетом специфики работы компании.
- Реализация механизма автоматического формирования маршрутов согласования документов в зависимости от вида документа и его реквизитов.
- Обеспечение журналирования (аудита) изменений данных документов.
- Настройка система уведомлений по задачам, в том числе на почту.
- Обеспечение работы с задачами по почте, а также посредством web-интрефейса.
- Настройка прав доступа и ролевой модели.
- Подготовка руководства пользователя.
- Обучение пользователей и администраторов.
До начала проекта в организации уже использовался «1С:Документооборот». При этом была необходимость доработать систему, учитывая потребности организации. В частности, необходимы были новые процессы по согласованию платежных документов. Требовались доработки по делегированию задач и дополнительный функционал, позволяющий согласовывать документы и принимать задачи по электронной почте.
Доработки производились в системе «1С:Документооборот». Настроены 3 вида документов:
- проект заявки на закупку;
- договор;
- заявка на оплату.
Настроены маршруты обработки документов:
- согласование проекта заявки на закупку;
- согласование договора;
- согласование заявки на оплату.
Для маршрутизации документов разработана система автоматической настройки маршрутов согласования в зависимости от различных факторов:
- условная маршрутизация в зависимости от суммы документа;
- условная маршрутизация в зависимости от подразделений инициатора документа и др.;
Настроено 20 дополнительных реквизитов документов. Разработан дополнительный функционал, связанный с делегированием задач и прав. Настроены оповещения пользователей, а также возможность согласования документов по электронной почте.
Система развернута на 50 рабочих мест.
Особенности проекта:
- Во время проекта разработан механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных.
- Разработаны автоподстановки: функциональные руководители, исполнители (по подразделениям).
- Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс, настроены оповещения пользователей, а также возможность согласования документов по электронной почте.
Сократилось время согласования финансовых документов
Были достигнуты следующие результаты:
- оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации;
- автоматизация процессов согласования финансовых документов (заявки на закупку, договоры, заявки на оплату);
- повышение контроля исполнительской дисциплины;
- сокращение времени согласования финансовых документов на 15%;
- улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации;
- сокращение эксплуатационных затрат, по причине доработки единой платформы «1С» для разных функциональных областей компании заказчика.
