||
Краткое описание

Универсальный Университет доработал систему электронного документооборота. Организация нуждалась в улучшениях в плане договорной деятельности и оптимизации процессов согласования. Особенность проекта заключалась в том, что был значительно расширен функционал, связанный с распределением ролей и делегированием прав, внедрен функционал по работе с задачами по почте и посредством web-интерфейса.

АНО ДПО «Универсальный Университет»
Заказчик

АНО ДПО «Универсальный Университет» — это единственное учебное заведение в России, где можно получить зарубежный диплом в креативных индустриях, обучаясь на английском языке. В год здесь обучается 6000 студентов по 200 образовательным программам.

Образование
1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов для головной организации, включающего 3 бизнес-процесса:

— согласование проекта заявки на закупку;
— согласование договора;
— согласование заявки на закупку.

  1. Доработка элементов вида документа «Договор» под функциональные особенности компании.
  2. Разработка механизмов и настройка системы с учетом специфики бизнеса (при необходимости — с внесением изменения в типовую конфигурацию).

Задачи проекта:

  1. Разработка и настройка необходимых видов документов и маршрутов с учетом специфики работы компании.
  2. Реализация механизма автоматического формирования маршрутов согласования документов в зависимости от вида документа и его реквизитов.
  3. Обеспечение журналирования (аудита) изменений данных документов.
  4. Настройка система уведомлений по задачам, в том числе на почту.
  5. Обеспечение работы с задачами по почте, а также посредством web-интрефейса.
  6. Настройка прав доступа и ролевой модели.
  7. Подготовка руководства пользователя.
  8. Обучение пользователей и администраторов.
2
Ситуация до старта проекта

До начала проекта в организации уже использовался «1С:Документооборот». При этом была необходимость доработать систему, учитывая потребности организации. В частности, необходимы были новые процессы по согласованию платежных документов. Требовались доработки по делегированию задач и дополнительный функционал, позволяющий согласовывать документы и принимать задачи по электронной почте.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Доработки производились в системе «1С:Документооборот». Настроены 3 вида документов:

  • проект заявки на закупку;
  • договор;
  • заявка на оплату.

Настроены маршруты обработки документов:

  • согласование проекта заявки на закупку;
  • согласование договора;
  • согласование заявки на оплату.

Для маршрутизации документов разработана система автоматической настройки маршрутов согласования в зависимости от различных факторов:

  • условная маршрутизация в зависимости от суммы документа;
  • условная маршрутизация в зависимости от подразделений инициатора документа и др.;

Настроено 20 дополнительных реквизитов документов. Разработан дополнительный функционал, связанный с делегированием задач и прав. Настроены оповещения пользователей, а также возможность согласования документов по электронной почте.

Система развернута на 50 рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта

Особенности проекта:

  1. Во время проекта разработан механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных.
  2. Разработаны автоподстановки: функциональные руководители, исполнители (по подразделениям).
  3. Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс, настроены оповещения пользователей, а также возможность согласования документов по электронной почте.
5
Результаты проекта

Сократилось время согласования финансовых документов

15%

Были достигнуты следующие результаты:

  • оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации;
  • автоматизация процессов согласования финансовых документов (заявки на закупку, договоры, заявки на оплату);
  • повышение контроля исполнительской дисциплины;
  • сокращение времени согласования финансовых документов на 15%;
  • улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации;
  • сокращение эксплуатационных затрат, по причине доработки единой платформы «1С» для разных функциональных областей компании заказчика.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
50
1С-КПД
Февраль 2019 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Новости
27 Июля 2021
Удостоверяющий центр «НПЦ «1С» аккредитован по новым правилам и осуществляет выпуск квалифицированных сертификатов ЭП

Фирма «1С» извещает пользователей и партнёров об аккредитации Удостоверяющего центра ООО «НПЦ «1С» по новым правилам в соответствии с требованиями федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 с учетом изменений, внесенных законом 476-ФЗ от 27.12.2019. Обзор изменений в законодательстве об электронной подписи, см. на сайте 1С:ИТС. С 1 июля 2021 года удостоверяющие центры (УЦ), не прошедшие аккредитацию по новым правилам, не могут выпускать квалифицированные сертификаты электронной подписи.

09 Июля 2021
Выпуск технического обновления ЗПК «1С:Предприятие 8.3z»

Фирма «1С» сообщает о выпуске технического обновления Защищенного программного комплекса «1С:Предприятие 8.3z» (ЗПК «1С:Предприятие 8.3z») — программного средства общего назначения со встроенными средствами защиты от несанкционированного доступа к информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.