В Объединенной транспортно-логистической компании построена система электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Система помогла организовать оперативный обмен документами между подразделениями, оптимизировать процессы согласования, усилить контроль исполнения поручений. В результате ускорилось согласование договоров, смет и других документов, исключены задержки отправки грузов из-за несвоевременной подготовки сопроводительной документации, время сбора данных для формирования управленческой отчетности сократилось более, чем в 2 раза, объем бумажного документооборота также снизился в 2 раза.
Акционерное общество «Объединенная транспортно-логистическая компания — Евразийский железнодорожный альянс» организовывает транзитные перевозки контейнеров в составе регулярных контейнерных поездов в сообщении Китай — Европа по территориям Республики Казахстан, Российской Федерации и Республики Беларусь. Ключевая цель АО «ОТЛК» — увеличение объема перевозок на железнодорожной инфраструктуре стран ЕАЭС.
Цели проекта — автоматизировать договорной учет и делопроизводство:
- ускорить подготовку сопроводительных документов;
- наладить оперативный обмен информацией между всеми структурными подразделениями, участвующими в согласовании;
- усилить контроль за исполнением поручений.
Задачей проекта стало внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП».
Партнером по внедрению стала компания WiseAdvice, имеющая опыт постановки систем электронного документооборота на базе «1С:Предприятие».
Специфика деятельности ОТЛК связана с подготовкой большого объема документации для организации полного цикла перевозок, в которых задействованы сотни сотрудников. От корректности действий каждого из них и своевременности подготовки документов зависит и скорость отправки грузов. Сроки согласования договоров и финансовых документов внутри организации могли затягиваться, что в результате влияло на скорость работы в целом.
Система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». За 6 месяцев система была развернута на 100 рабочих местах. Проведен анализ, оптимизация и последующая настройка механизмов согласования документов в системе. На основании внутренних регламентирующих документов заказчика были настроены документы системы «1С:Документооборот КОРП». План внедрения так же включал единый реестр всех входящих документов со всеми приложениями. Совместно с заказчиком разработана матрица разграничения прав доступа и произведена настройка прав в системе в соответствии с должностными обязанностями.
Участки автоматизации:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет договоров.
Автоматизированы следующие процессы:
- Обработка входящей корреспонденции.
- Процедура подготовки и согласования договоров с внешними контрагентами.
- Реализован механизм двустороннего обмена (через план обмена) с внешней системой финансового учета «WA:Финансист». Из «WA:Финансист» в «1С:Документооборот КОРП» — справочники «Пользователи», «Контрагенты». Из «1С:Документооборот КОРП» в «WA:Финансист» согласованные договоры в справочник «Договоры контрагентов».
Для обеих систем были реализованы механизмы интеграции с учетной системой заказчика.
Ежемесячно в ОТЛК обрабатывается, формируется и согласовывается более 2000 первичных финансовых документов, договоров и сопроводительной документации. Из-за международного характера бизнеса в компании предъявляют повышенные требования к документообороту: процедуры согласования договоров и сопутствующих документов имеют сложную структуру, поскольку приходится привлекать разных специалистов — от юристов до финансистов. Это необходимо для четкого соблюдения требований законодательства разных стран к оформлению документов по грузам. Кроме того, своевременное согласование и утверждение документов напрямую влияет на скорость отправки грузов, а значит и на сроки их доставки.
В виду особенностей деятельности:
- Была разработана универсальная схема процесса согласования договоров с контрагентами с последующей интеграцией данных по договорам в систему финансового учета.
- Разработка и внедрение единых правил и процедур согласования договоров под индивидуальные требования клиентов, реализация процессов «безбумажного документооборота» в части согласования договоров.
- Внедрен единый реестр всех входящих документов со всеми приложениями.
Сократилось время сбора данных для формирования отчетности
Снизился объем бумажного документооборота
- Автоматизирована работа с договорами. Большая часть из них теперь формируется по стандартным шаблонам, что избавляет сотрудников от лишней рутины. Оптимизирован процесс согласования документов. Согласование электронных копий договоров может выполняться как параллельно, так и по заранее прописанным в системе маршрутам. При этом в обоих случаях согласующие лица получают мгновенный доступ к скан-копиям оригинала договора и всей сопроводительной документации. Время согласования договоров значительно сокращено.
- Реализован автоматический перенос данных о договорах в систему финансового учета компании, разработанную на платформе «1С:Предприятие». В итоге сбор данных для получения управленческой отчетности и соответствующей аналитики ускорился более чем в два раза.
- Создан единый реестр входящих документов со всеми приложениями. Организована единая для всех подразделений система хранения документов. Сотрудники работают с электронными копиями документов, в то время как оригинал в целости и сохранности лежит в архиве. Объем бумажного документооборота сокращен более чем вдвое.
- Система позволяет в режиме реального времени контролировать распределение задач, оценивать загруженность и эффективность работы каждого сотрудника, отдела и подразделения компании. Можно в любой момент перераспределить задачи и получить отчет по исполнительской дисциплине. Во всех основных подразделениях холдинга удалось оптимизировать процедуры подготовки и проведения совещаний, а также согласование и исполнение протоколов по ним.
- Разработана матрица разграничения прав доступа, выполнена настройка прав в системе в соответствии с должностными обязанностями сотрудников. Это обеспечивает сохранность конфиденциальной информации и исключает несанкционированный доступ посторонних лиц к документам и обеспечивает сохранность конфиденциальной информации.
Эффект от внедрения проекта электронного документооборота:
- ускорилось согласование договоров, смет и других документов;
- задержки отправки грузов из-за несвоевременной подготовки сопроводительной документации исключены;
- время сбора данных для формирования управленческой отчетности сокращено более чем в 2 раза;
- объем бумажного документооборота снижен так же в 2 раза.
