||
Краткое описание

В Объединенной транспортно-логистической компании построена система электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Система помогла организовать оперативный обмен документами между подразделениями, оптимизировать процессы согласования, усилить контроль исполнения поручений. В результате ускорилось согласование договоров, смет и других документов, исключены задержки отправки грузов из-за несвоевременной подготовки сопроводительной документации, время сбора данных для формирования управленческой отчетности сократилось более, чем в 2 раза, объем бумажного документооборота также снизился в 2 раза.

Объединенная транспортно-логистическая компания (АО «ОТЛК»)
Заказчик

Акционерное общество «Объединенная транспортно-логистическая компания — Евразийский железнодорожный альянс» организовывает транзитные перевозки контейнеров в составе регулярных контейнерных поездов в сообщении Китай — Европа по территориям Республики Казахстан, Российской Федерации и Республики Беларусь. Ключевая цель АО «ОТЛК» — увеличение объема перевозок на железнодорожной инфраструктуре стран ЕАЭС.

1
Цели и задачи

Цели проекта — автоматизировать договорной учет и делопроизводство:

  • ускорить подготовку сопроводительных документов;
  • наладить  оперативный обмен информацией между всеми структурными подразделениями, участвующими в согласовании;
  • усилить контроль за исполнением поручений.

Задачей проекта стало внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП».

Партнером по внедрению стала компания WiseAdvice, имеющая опыт постановки систем электронного документооборота на базе «1С:Предприятие».

2
Ситуация до старта проекта

Специфика деятельности ОТЛК связана с подготовкой большого объема документации для организации полного цикла перевозок, в которых задействованы сотни сотрудников. От корректности действий каждого из них и своевременности подготовки документов зависит и скорость отправки грузов. Сроки согласования договоров и финансовых документов внутри организации могли затягиваться, что в результате влияло на скорость работы в целом.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». За 6 месяцев система была развернута на 100 рабочих местах. Проведен анализ, оптимизация и последующая настройка механизмов согласования документов в системе. На основании внутренних регламентирующих документов заказчика были настроены документы системы «1С:Документооборот КОРП». План внедрения так же включал единый реестр всех входящих документов со всеми приложениями. Совместно с заказчиком разработана матрица разграничения прав доступа и произведена настройка прав в системе в соответствии с должностными обязанностями.

Участки автоматизации:

  1. Делопроизводство.
  2. Учет и хранение документов.
  3. Учет и контроль исполнения поручений.
  4. Учет договоров.

Автоматизированы следующие процессы:

  1. Обработка входящей корреспонденции.
  2. Процедура подготовки и согласования договоров с внешними контрагентами.
  3. Реализован механизм двустороннего обмена (через план обмена) с внешней системой финансового учета «WA:Финансист». Из «WA:Финансист» в «1С:Документооборот КОРП» — справочники «Пользователи», «Контрагенты». Из «1С:Документооборот КОРП» в «WA:Финансист» согласованные договоры в справочник «Договоры контрагентов».

Для обеих систем были реализованы механизмы интеграции с учетной системой заказчика.

4
Особенности и уникальность проекта

Ежемесячно в ОТЛК обрабатывается, формируется и согласовывается более 2000 первичных финансовых документов, договоров и сопроводительной документации. Из-за международного характера бизнеса в компании предъявляют повышенные требования к документообороту: процедуры согласования договоров и сопутствующих документов имеют сложную структуру, поскольку приходится привлекать разных специалистов — от юристов до финансистов. Это необходимо для четкого соблюдения требований законодательства разных стран к оформлению документов по грузам. Кроме того, своевременное согласование и утверждение документов напрямую влияет на скорость отправки грузов, а значит и на сроки их доставки.

В виду особенностей деятельности:

  1. Была разработана универсальная схема процесса согласования договоров с контрагентами с последующей интеграцией данных по договорам в систему финансового учета.
  2. Разработка и внедрение единых правил и процедур согласования договоров под индивидуальные требования клиентов, реализация процессов «безбумажного документооборота» в части согласования договоров.
  3. Внедрен единый реестр всех входящих документов со всеми приложениями.
5
Результаты проекта

Сократилось время сбора данных для формирования отчетности

х2

Снизился объем бумажного документооборота

х2
  1. Автоматизирована работа с договорами. Большая часть из них теперь формируется по стандартным шаблонам, что избавляет сотрудников от лишней рутины. Оптимизирован процесс согласования документов. Согласование электронных копий договоров может выполняться как параллельно, так и по заранее прописанным в системе маршрутам. При этом в обоих случаях согласующие лица получают мгновенный доступ к скан-копиям оригинала договора и всей сопроводительной документации. Время согласования договоров значительно сокращено.
  2. Реализован автоматический перенос данных о договорах в систему финансового учета компании, разработанную на платформе «1С:Предприятие». В итоге сбор данных для получения управленческой отчетности и соответствующей аналитики ускорился более чем в два раза.
  3. Создан единый реестр входящих документов со всеми приложениями. Организована единая для всех подразделений система хранения документов. Сотрудники работают с электронными копиями документов, в то время как оригинал в целости и сохранности лежит в архиве. Объем бумажного документооборота сокращен более чем вдвое.
  4. Система позволяет в режиме реального времени контролировать распределение задач, оценивать загруженность и эффективность работы каждого сотрудника, отдела и подразделения компании. Можно в любой момент перераспределить задачи и получить отчет по исполнительской дисциплине. Во всех основных подразделениях холдинга удалось оптимизировать процедуры подготовки и проведения совещаний, а также согласование и исполнение протоколов по ним.
  5. Разработана матрица разграничения прав доступа, выполнена настройка прав в системе в соответствии с должностными обязанностями сотрудников. Это обеспечивает сохранность конфиденциальной информации и исключает несанкционированный доступ посторонних лиц к документам и обеспечивает сохранность конфиденциальной информации.

Эффект от внедрения проекта электронного документооборота:

  • ускорилось согласование договоров, смет и других документов;
  • задержки отправки грузов из-за несвоевременной подготовки сопроводительной документации исключены;
  • время сбора данных для формирования управленческой отчетности сокращено более чем в 2 раза;
  • объем бумажного документооборота снижен так же в 2 раза.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
100
WiseAdvice
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Декабрь 2016 —
Центральный федеральный округ РФ
Северо-Западный федеральный округ РФ
Приволжский федеральный округ РФ
Национальный проект: Республика Казахстан
Национальный проект: Республика Беларусь
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Директор департамента ИТ
Новак Борис Алексеевич
В процессе выполнения текущего проекта был настроен автоматических обмен данными между 1С: Документооборот, программным продуктом автоматизации функции Казначейства системой WiseAdvice «ФИНАНСИСТ» и основной учетной системой Компании. Нам была оказана всесторонняя поддержка на этапе опытной эксплуатации системы. Все работы по проекту были выполнены качественно и своевременно. Бюджет проекта не был превышен. В результате выполненного проекта мы получили автоматизированную систему, позволяющую реализовать функции документооборота.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
02 Марта 2021
РТИ и 1С заключили генеральное соглашение

АО «РТИ» и фирма «1С» заключили генеральное соглашение о сотрудничестве. Сотрудничество в рамках соглашения будет способствовать созданию эффективных систем управления предприятиями РТИ с использованием решений на платформе «1С:Предприятие», позволит сократить затраты и технологические риски РТИ на внедрение таких систем за счет использования опыта и методик 1С.

01 Марта 2021
Ведение учета в прикладном решении «1С:Медицина. Больничная аптека»

В курсе представлены примеры хозяйственных ситуаций, которые охватывают наиболее распространенные операции при ведении учета в больничной аптеке.