Издательство «Просвещение» успешно завершило масштабный проект цифровизации, перейдя на единую корпоративную платформу «1С:Корпорация». Система адаптирована под специфику крупного издательского холдинга и объединила работу более 500 сотрудников. Повысилась эффективность бизнес-процессов: скорость формирования финансовой отчетности по бюджетам выросла на 60%, а по проектам и ЦФО — на 80%. Оптимизация системы учета производственных расходов, позволившая сократить время расчетов с 14 до 4 часов. Создана современная цифровая среда, обеспечивающая эффективное управление всеми бизнес-процессами компании и отвечающая потребностям издательского бизнеса.
Группа компаний «Просвещение» (АО «Издательство «Просвещение») — ведущий российский холдинг, работающий с 1930 года. Издательство предлагает 30 тысяч интегрированных продуктов для обучения, развития и досуга, в том числе материалы для учителей и родителей, сервисы для учеников и решения для школ.
Цели проекта:
- В кратчайшие сроки перейти с децентрализованных систем на единую архитектурную платформу учета и управления на базе комплекса решений «1С:Корпорация».
- Повысить эффективность операций бизнеса и безопасность; снизить риски, связанные с использованием иностранного ПО и отсутствием обновления критически важного функционала ERP-систем, в том числе связанного с изменением законодательства РФ.
Задачи проекта:
- Разработать архитектуру единой платформы управления предприятием.
- Реализовать интеграцию с 8 информационными системами.
- Модернизировать процессы регламентированного учета и расчета прямых производственных расходов.
- Повысить эффективность сбора и анализа данных компании.
- Автоматизировать формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.
- Сократить сроки формирования управленческой отчетности на 80%.
- Уменьшить объем неавтоматизированных процессов.
- Ускорить интеграцию в ERP-систему новых юридических лиц с другими направлениями деятельности.
- Обеспечить готовность системы к адаптации под новые виды бизнеса.
- Централизовать ключевые классификаторы и процессы стратегического уровня.
- Обеспечить работоспособность системы для 1000 и более пользователей.
До старта проекта холдинг использовал две основные информационные системы: «1С:Управление производственным предприятием» и иностранную ERP‑систему, которая применялась параллельно для части бизнес‑процессов.
Такое положение дел создавало ряд существенных проблем. Во‑первых, наличие двух разнородных программных решений приводило к дублированию ввода данных и сложностям с их синхронизацией, что повышало затраты на поддержку и администрирование. Во‑вторых, функционал 1С:УПП не соответствовал растущим потребностям холдинга — платформе недоставало возможностей для комплексной автоматизации сложных бизнес‑процессов и интеграции всех ключевых направлений деятельности компании.
Использование иностранной ERP‑системы порождало дополнительные риски: зависимость от зарубежного ПО в условиях санкционных ограничений, а также трудности с адаптацией системы под требования российского законодательства и учетной политики холдинга.
С целью повышения эффективности управления холдингом руководство приняло решение перевести существующие информационные системы и бизнес-процессы на единую современную платформу «1С:Предприятие 8». В состав целевой архитектуры вошли «1С:ERP. Управление холдингом» и «1С:Документооборот 8 КОРП» (ред. 3.0), объединенные в комплекс «1С:Корпорация».
По результатам тендера генеральным подрядчиком выбрали центральный офис «1С-Рарус» в Москве. Субподрядчиками на проекте стали офисы компании в Нижнем Новгороде, Казани и Челябинске.
читывая организационную структуру компании, масштаб предстоящих работ и ограниченные сроки реализации, проект разделили на три параллельно выполняемые очереди:
- Перейти с «1С:Управление производственным предприятием» на «1С:ERP Управление предприятием». Запустить ведение регламентированного учета и расчета прямых производственных расходов с 1 января 2025 года.
- Отказаться от иностранной ERP-системы и перейти на единую платформу «1С:Предприятие» с 1 января 2026 года.
- Выполнить работы по обеспечению стабильной производительности системы.
Чтобы обеспечить эффективное управление проектом и оперативное решение задач, на старте проекта «1С-Рарус» расширил команду управления. В команду вошли руководители по каждому из трех направлений работы и менеджер портфеля проектов.
Для централизованного хранения требований, проектных решений и ведения технической документации по проекту, а также для обеспечения качественного контроля выполнения задач использовали систему проектирования прикладных решений (1С:СППР) и «1С:Документооборот». Решения стали платформой для взаимодействия участников проекта, особенно в контексте удаленной работы команды, распределенной по регионам России.
Благодаря гибкому подходу к управлению изменениями, удалось успешно реализовать проект, несмотря на появление новых требований в связи с параллельным развитием заказчиком сопутствующих систем.
Единая платформа учета и управления построена на базе комплекса решений «1С:Корпорация». Функционал «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление холдингом» объединен в одну базу «1С:ERP. Управление холдингом». Настроено бесшовное взаимодействие «1С:ERP. Управление холдингом» и «1С:Документооборот 8 КОРП». Исключена необходимость «переключения» пользователей между разными системами в процессе работы. Настроен обмен с «1С:Зарплата и управление персоналом», а также реализованы интеграциии с иностранной ERP-системой (до полного перехода на 1C:ERP), CRM и WMS-системами, интернет-магазином, системами транспортных компаний, 1С:ITIL и редакторской системой.
Схема архитектуры внедренных систем «1С»
Создан отказоустойчивый кластер для повышения надежности и доступности системы на базе 1С и PostgreSQL. Выполнены циклы нагрузочного тестирования с выявлением узких мест и рекомендациями по оптимизации серверов, а также автоматизирован процесс тестирования с помощью СППР. Нагрузочное тестирование включило:
- Сбор 76 метрик производительности.
- Анализ 371 ключевой операции.
- 8 последовательных итераций тестирования.
Схема технической архитектуры
Масштаб проекта:
- 221 — специалист в проектной команде со сторона заказчика (руководители и ключевые пользователи);
- 76 — человек в команде исполнителя проекта (единовременно);
- 4 — офиса группы компаний «1С-Рарус», участвоваших в проекте: Москва, Нижний Новгород, Казань и Челябинск;
- 11 — внешних систем и сервисов;
- 33 000 — документов, прошедших через интеграционные потоки в низкий сезон;
- 371 — проанализированных ключевых операций;
- 8 — итераций нагрузочного тестирования;
- 500 — автоматизированных рабочих мест.
Команда «1С-Рарус» создала уникальные инструменты, адаптированные под особенности крупного издательского холдинга. С нуля разработан блок по учету и расчету прямых производственных расходов; реализован сценарный анализ управленческой отчетности; созданы автоматизированные рабочие места, учитывающие специфику учета, и отдельный интерфейс по интеграциям монитор обмена.
Учет прямых производственных расходов
Разработан оригинальный блок по учету прямых производственных расходов. Блок включает в себя функционал по расчету и анализу прямых производственных расходов. Настроены специфические отчеты, учитывающие различные условия производственных показателей. На данный момент в системе зарегистрировано более 11 250 действующих договоров.
Сценарный анализ отчетности
Формирование отчетности для руководства выполняется с помощью сценарного анализа управленческих данных. На первом этапе анализ проводится после предварительного закрытия отчетного периода, на втором после окончательного закрытия и проведения сверки данных. Система позволяет сформировать отчет по расхождениям и ошибкам пользователей с указанием конкретных документов, где они были допущены. После внесения необходимых корректировок система автоматически генерирует корректный отчет.
Автоматизированные рабочие места (АРМ)
Спроектирована миграция данных с иностранной системы на типовое решение «1С:ERP». Благодаря разработке широкого спектра специализированных рабочих мест сохранен привычный функционал для пользователей. Созданы автоматизированные рабочие места:
- АРМ «Консоль заказов» — для управления потребностями клиентов. Не нужно переключаться между разделами системы, настроено обособленное резервирование товаров для отслеживания запасов;
- АРМ «Управление ассортиментом» — для адаптации предложений различным каналам сбыта (B2B, B2C, B2G). Разработан функционал для формирования печатных форм «Бланка заказа» с возможностью оперативной настройки макетов;
- АРМ «Единое окно» — для работы пользователей с «1С:ERP. Управление холдингом» и «1С:Документооборот 8 КОРП ред. 3.0» без необходимости дополнительной регистрации;
- АРМ «Управление производством» — для отслеживания производственного цикла, от планирования до учета выпущенной продукции.
Специалисты «1С-Рарус» выполнили настройки специфических процессов холдинга:
- Распределение тиража на склад в соответствии с планом выпуска: новый механизм обособленного обеспечения помогает гибко распределять товары без блокировки работы пользователей.
- Отслеживание сроков хранения запасов по заказам с момента поступления на склад: реализован эффективный контроль запасов, что минимизирует риски устаревания продукции, позволяет повышать оборачиваемость продукции и предлагать клиентам актуальную продукцию.
- Управление закупками: настроены тендерные процедуры и выбор полиграфкомбинатов для размещения тиражей на основе коммерческих предложений, а также управление материальными ресурсами.
Монитор обмена
Создан удобный интерфейс для администратора, который позволяет централизованно управлять всеми процессами интеграции с внешними системами — от транспортных сервисов до интернет-магазина. На данный момент реализован обмен с 11 внешними системами. В дальнейшем планируется подключить еще 8 систем и сервисов.
Интерфейс «Монитора обмена»
За месяц в низкий сезон через интеграционные потоки прошли более 33 000 документов, в среднем по 1200 документов в день.
Данные очереди из «Монитора обмена»
Монитор обмена построен по модульному принципу, где каждый этап работы чётко разделён: данные конвертируются, сериализуются, транспортируются, отслеживаются и протоколируются. Благодаря такой структуре система легко адаптируется к любым форматам обмена данными и способам подключения. Правила конвертации объектов представлены в простой и доступной форме, что облегчает последующую поддержку и развитие интерфейса. Система подтвердила свою гибкость — уже в процессе внедрения заказчик смог самостоятельно добавить новый интеграционный поток.
Увеличилась скорость формирования отчетности по статьям БДР
Выросла скорость формирования отчетности по ЦФО
- Настроено получение регламентированной отчетности 3 юридических лиц группы компаний по разным видам деятельности: печатная продукция, цифровые продукты, игры, оборудование и прочее.
- Создана возможность проверки редакторами более 10 000 действующих контрактов в едином хранилище лицензионных договоров. Обновлена функция регистрации и проверки договоров с авторами и художниками, добавлен учет служебных заданий.
- Разработан учет и расчет прямых производственных расходов, который позволил в 3,5 раза сократить время расчета — с 14 до 4 часов за счет современной архитектуры решения «1С:ERP. Управление холдингом» и укрупнения аналитики по подразделениям, участвующих в учете прямых производственных затрат.
- Внедрено автоматическое ведение налогового учета при трех ставках налога на прибыль.
- Организован учет затрат с использованием схемы производства продукции, как из собственных материалов, так и с использованием готовой продукции.
- Система позволяет эффективно контролировать поступления оплат от клиентов, точно рассчитывать себестоимость продукции с учетом всех производственных затрат, заблаговременно прогнозировать расходы при изменении цен на материалы и оценивать возможные финансовые риски, включая затраты на обслуживание оборудования. Внедрен автоматизированный учет более 20 000 нематериальных активов и сокращен период их инвентаризации на 20%.
- Доработан учет факторинга с 5 банками, включая реестры, отчеты и распределение финансов. Созданы инструменты для работы с факторинговыми программами банков.
- Унифицирован процесс продаж интернет-магазина для физических и юридических лиц. Добавлено рабочее место для управления заказами.
- Внедрено автоматизированное управление скидками и наценками в зависимости от категории клиента в соответствии с торговой политикой и иных мероприятий по стимулированию спроса.
- Реализован процесс обработки возвратов товаров с обменом данными и подбором документов.
- На 60% увеличилась скорость формирования отчетности по статьям бюджета доходов и расходов группы компаний. Это стало возможным за счет реализации гибких правил трансформации данных регламентированного учета в управленческий (более 100 000 документов в месяц).
- Скорость формирования отчетности по центрам финансовой ответственности и проектам выросла на 80% за счет сценарного анализа отчетности и разработки АРМ «Консоль отражения операций по проводкам аналитик».
- Формирование регламентированной отчетности стало проходить быстрее на 70%, благодаря ведению налогового учета в информационной системе и сокращению объема ручного труда при подготовке документов.
- Реализована интеграция с 8 системами.
- Более 500 сотрудников переведены в единую платформу управления предприятием.
Спроектированы новые механизмы и модели для последующего внедрения:
- Модель бюджетного контроля, охватывающая процесс от заключения договора до формирования заказа. Модель позволит гибко устанавливать лимиты по объектам, критериям и одновременно управлять БДР, БДДС с автоматическим заполнением.
- Механизм планирования и управления денежными потоками, включающий бронирование средств и упрощение обработки заявок на оплату. Отчеты о платежах помогут учитывать особенности казначейских периодов.
- Ключевые справочники НСИ для эффективной работы всех функциональных областей. Единая структура справочников «1С:ERP. Управление холдингом» и «1С:Документооборот 8 КОРП ред. 3.0» в архитектуре систем обеспечит «бесшовность» реализации процессов.
- Справочник «Номенклатура» — объединит данные из всех исторических систем компании с учетом сложной структуры и характеристик продукции. Автоматические обработки помогут снизить ручной труд и исключить ошибки, повысится оперативность и точность управленческой отчетности.
