||
Краткое описание

В «ВТБ Лизинг» была структурирована система хранения всех документов для корпоративного блока с помощью расширения текущего электронного архива на базе 1С:Document Management 8. Работа над проектом совместно со специалистами компании «1С-КПД» помогла вывести уже существующую систему на новый уровень, а именно: электронный архив стал фактически центральным элементом всех процессов цифровой трансформации компании.

Акционерное общество «ВТБ Лизинг»
Заказчик

Акционерное общество «ВТБ Лизинг» — крупнейшая лизинговая компания в России, которая является частью корпоративно-инвестиционного бизнеса группы ВТБ — лидера на рынке инвестиционно-банковских услуг в России. У компании открыто более 65 офисов в России и мире.

1
Цели и задачи

Основная цель проекта: повысить эффективность бизнес-процессов:

  • формировать электронный архив по документам корпоративного блока;
  • предоставлять информацию по документам, размещенным на хранение в архиве.

Основные задачи проекта:

  1. Организовать структурированное и упорядоченное хранение электронных документов по сделкам корпоративного блока в едином хранилище.
  2. Обеспечить сохранность информации, надежное хранение документов, в том числе в разных форматах.
  3. Обеспечить быстрый доступ к электронным документам.
  4. Соблюдать режим конфиденциальности доступа к документам, информации ограниченного доступа и безопасности данных.
  5. Управлять правами доступа к электронным документам в соответствии с внутренними регламентами компании.
  6. Поддерживать жизненные циклы и актуальность состояния и местонахождения документа.
  7. Регистрировать и учитывать все данные по документам корпоративного блока компании.
  8. Обеспечить быстрый и расширенный поиск информации по документам, получение необходимой управленческой и аналитической информации о документах компании.
  9. Обеспечить возможность массовой выгрузки электронных документов из системы с требуемыми параметрами.
  10. Реализовать интеграцию с учетными системами компании.
  11. Формировать статистические и отчетные формы.
  12. Настроить, адаптировать и доработать технологию штрихкодирования, процессы выгрузки документов по запросам налоговой инспекции.

Для реализации целей проекта использована действующая информационная система заказчика на базе продукта «1C:Document Management 8».

2
Ситуация до старта проекта

До создания единого структурированного хранилища документов — электронного архива — миллионы документов накапливались в файловом хранилище. По сути, это структура папок с файлами, а для упрощения ориентации в этой структуре использовались правила типизации названий файлов и папок. При этом размещением документов в хранилище занимались только сотрудники архива, и соблюдался строго централизованный процесс: специалисты различных подразделений компании создавали документы, распечатывали, подписывали и в бумажном виде передавали в архив. Сотрудники архива в поточном режиме сканировали документы и размещали в архиве в соответствии с правилами типизации документации.

Такой архаичный стиль работы с документами со временем усложнил процессы компании, связанные с обработкой документации. Систематически стали появляться ошибки ручного ввода в названии файлов данных, затруднялся поиск необходимых документов. Также, из-за большого объема документов, было непросто отслеживать их движение более чем из 60 региональных подразделений, а также вручную обрабатывать запросы налоговой инспецкии.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве базового ПО при построении системы электронного архива использовался 1С:Document Management 8 («1С:Документооборот 8 КОРП» с интерфейсами на английском и русском языках), так как этот программный продукт широко используется в АО «ВТБ Лизинг». Архитектура системы является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается в центральном офисе ВТБ Лизинг. Пользователи подключаются к серверу через локальную сеть. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться интернет и другие каналы связи, организуемые АО «ВТБ Лизинг».

Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения, которая включает в себя следующие стадии:

  1. Предпроектное обследование — аудит и анализ существующих процессов и моделируется возможность адаптации в типовом функционале.
  2. Проектирование. На данном этапе осуществляется проектирование системы, полностью отвечающей задачам предприятия и реализующей основные бизнес-процессы. Результат этапа: техническое задание.
  3. Опытная эксплуатация. Тестирование функционала, тестовые работы, обучение пользователей.
  4. Ввод в промышленную эксплуатацию.

Настроено 92 вида документов:

  1. Договор лизинга.
  2. Приложение к договору лизинга.
  3. Доп. соглашение к договору лизинга.
  4. Приложение к доп. соглашению к договору лизинга.
  5. Соглашение к договору лизинга.
  6. Акт передачи имущества в лизинг.
  7. Акт передачи имущества по фактическому количеству и комплектности.
  8. уведомление о расторжении договора лизинга.
  9. Соглашение о расторжении договора лизинга.
  10. Акт возврата имущества из лизинга.
  11. Договор купли-продажи.
  12. Доп. соглашение к договору купли-продажи.
  13. Акт сдачи-приемки имущества к договору купли-продажи.
  14. Контракт на продажу имущества, обремененного лизингом.
  15. Акт осмотра (проверки) имущества.
  16. Акт зачета взаимных требований.
  17. уведомление об изменении графиков.
  18. уведомление об изменении надбавки.
  19. Приложение к уведомлению об изменении надбавки.
  20. Договор перенайма.
  21. Приложение к договору перенайма.
  22. Доп. соглашение к договору перенайма.
  23. Акт приема-передачи предмета лизинга к договору перенайма.
  24. Доверенность на лизингополучателя.
  25. Контракт.
  26. Приложение к контракту.
  27. Доп. соглашение к контракту.
  28. Соглашение к контракту.
  29. Доп. соглашение к соглашению к контракту.
  30. Акт приема-передачи имущества к контракту.
  31. Акт ввода имущества в эксплуатацию к контракту.
  32. Уведомление о расторжении контракта.
  33. Соглашение о расторжении контракта.
  34. Доверенность на поставщика.
  35. Цепочка договоров.
  36. Технический паспорт вагона.
  37. Паспорт транспортного средства.
  38. Выписка из электронного паспорта.
  39. Паспорт самоходной машины.
  40. Технический паспорт на оборудование.
  41. Акт приема-передачи ПТС.
  42. Договор поручительства.
  43. Доп. соглашение к договору поручительства.
  44. Доверенность на Поручителя договор (полис) страхования.
  45. Доп. соглашение к договору (полису) страхования.
  46. Соглашение о передаче годных остатков.
  47. Доп. соглашение к соглашению о передаче годных остатков.
  48. Акт приема-передачи годных остатков.
  49. Договор аренды.
  50. Доп. соглашение к договору аренды.
  51. Соглашение к договору аренды.
  52. Акт приема-передачи имущества к договору аренды.
  53. Акт передачи имущества по фактическому количеству и комплектности.
  54. Акт приема-передачи по количеству грузовых мест.
  55. Акт ввода имущества в эксплуатацию к договору аренды.
  56. Акт возврата имущества из аренды.
  57. Договор купли-продажи.
  58. Акт сдачи-приемки имущества к договору купли-продажи.
  59. Договор перенайма.
  60. Приложение к договору перенайма.
  61. Доп. соглашение к договору перенайма.
  62. Акт приема-передачи предмета аренды к договору перенайма.
  63. Доверенность на Арендатора.
  64. Контракт.
  65. Приложение к контракту.
  66. Доп. соглашение к контракту.
  67. Уведомление о расторжении контракта.
  68. Соглашение к контракту.
  69. Доп. соглашение к соглашению к контракту.
  70. Акт приема-передачи имущества к контракту.
  71. Акт ввода имущества в эксплуатацию к контракту.
  72. Соглашение о расторжении контракта.
  73. Цепочка договоров.
  74. Доверенность на поставщика.
  75. Акт приема-передачи ПТС.
  76. Технический паспорт вагона.
  77. Паспорт транспортного средства.
  78. Выписка из электронного паспорта.
  79. Паспорт самоходной машины.
  80. Технический паспорт на оборудование.
  81. Договор поручительства.
  82. Доп. соглашение к договору поручительства.
  83. Доверенность на поручителя.
  84. Договор (полис) страхования.
  85. Доп. соглашение к договору (полису) страхования.
  86. Соглашение о передаче годных остатков.
  87. Доп. соглашение к соглашению о передаче годных остатков.
  88. Акт приема-передачи годных остатков.
  89. Договор страхования имущества.
  90. Доп. соглашение к договору страхования имущества.
  91. Договор ипотеки.
  92. Договор залога.

Также настроены шаблоны видов документов, разграничены права пользователей по группам доступа, настроены отчеты: отчет по сделкам /досье, отчет по документам для налоговой проверки, KPI сотрудника.

VTB_Leasing_Shema.jpg

Схема работы приложений и сетевых взаимодействий

4
Особенности и уникальность проекта

Внедрив электронный архив, ВТБ Лизинг по факту совершил настоящий прорыв в цифровизации автолизинга в компании: от ручной работы по формированию и использованию файлового хранилища отсканированных документов — к полноценному электронному архиву со стопроцентной автоматизацией работы с ним.

Также огромный объем документов стал еще одним из основных факторов, определяющим специфические особенности электронного архива ВТБ Лизинг и уникальность проекта.

В процессе данного проекта было настроено специальное оборудование, которое в автоматическом режиме прикрепляло все файлы к карточкам, раннее созданным в системе. И это тоже оказалось особенной задачей, ведь в автолизинге используется около 100 типов документов, и каждый нужно формализовать для автоматической обработки.

Фактически именно работа с электронным архивом компании стала основой для дальнейшей цифровой трансформации и дала возможность для активного движения в сторону «безбумажной» компании.

5
Результаты проекта

Повысился уровень исполнительской дисциплины

15%

В качестве ИТ-архитектуры, ориентированной на будущие ИТ-решения, электронный архив показывает серьезные результаты для бизнеса. В системе реализован новый функционал, которого раньше вообще не могло быть в варианте файлового хранения. Так, появились дополнительные опции по учету корректности и дефектности документов, добавлен учет экземпляров оригиналов. Все документы, зарегистрированные в системе электронного архива, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.

Также, изменились процессы выгрузки документов по запросам налоговой инспекции. Если раньше для этого требовалось две недели ручной работы сотрудников в напряженном режиме, то теперь достаточно получить в бухгалтерии запрос в виде Excel-таблицы, которая загружается в электронный архив.

Само программное обеспечение автоматически подбирает нужные файлы, выгружает их, копирует на нужный носитель и в довершение формирует опись к документам.

Расширение функционала электронного архива по документам корпоративного блока на базе «1С:Document Management 8» сократило время на работу с документами лизинговых и арендных сделок, также повысился уровень исполнительской дисциплины (на 15%), ускорился поиск необходимых документов за счет древовидной структуры хранения в системе.

Сегодня архив оптимизировал практически на 100% операции по подбору и выгрузке документов, так как этот процесс полностью автоматизирован, в разы сократились трудозатраты.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
350
1С-КПД
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Май 2021 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Новости
31 января 2023
Стартует конкурс для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2023/2024 учебного года. Приз победителю - 1 млн рублей!

Общественно полезные цели проведения Конкурса – подготовка квалифицированных специалистов для решения задач автоматизации и цифровизации предприятий и организаций страны, в том числе, разработки и внедрения современных программных продуктов для автоматизации и цифровизации бизнеса. Подача заявок: до 15 декабря 2023 года включительно.

31 января 2023
Подведены итоги конкурса для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2022/2023 учебного года

В 2022/2023 учебном году участники конкурса должны были внедрить в учебные планы и реализовать дисциплины из разработанных фирмой «1С» шаблонных образовательных программ бакалавриата и магистратуры по прикладной разработке...