В «ВТБ Лизинг» была структурирована система хранения всех документов для корпоративного блока с помощью расширения текущего электронного архива на базе 1С:Document Management 8. Работа над проектом совместно со специалистами компании «1С-КПД» помогла вывести уже существующую систему на новый уровень, а именно: электронный архив стал фактически центральным элементом всех процессов цифровой трансформации компании.
Акционерное общество «ВТБ Лизинг» — крупнейшая лизинговая компания в России, которая является частью корпоративно-инвестиционного бизнеса группы ВТБ — лидера на рынке инвестиционно-банковских услуг в России. У компании открыто более 65 офисов в России и мире.
Основная цель проекта: повысить эффективность бизнес-процессов:
- формировать электронный архив по документам корпоративного блока;
- предоставлять информацию по документам, размещенным на хранение в архиве.
Основные задачи проекта:
- Организовать структурированное и упорядоченное хранение электронных документов по сделкам корпоративного блока в едином хранилище.
- Обеспечить сохранность информации, надежное хранение документов, в том числе в разных форматах.
- Обеспечить быстрый доступ к электронным документам.
- Соблюдать режим конфиденциальности доступа к документам, информации ограниченного доступа и безопасности данных.
- Управлять правами доступа к электронным документам в соответствии с внутренними регламентами компании.
- Поддерживать жизненные циклы и актуальность состояния и местонахождения документа.
- Регистрировать и учитывать все данные по документам корпоративного блока компании.
- Обеспечить быстрый и расширенный поиск информации по документам, получение необходимой управленческой и аналитической информации о документах компании.
- Обеспечить возможность массовой выгрузки электронных документов из системы с требуемыми параметрами.
- Реализовать интеграцию с учетными системами компании.
- Формировать статистические и отчетные формы.
- Настроить, адаптировать и доработать технологию штрихкодирования, процессы выгрузки документов по запросам налоговой инспекции.
Для реализации целей проекта использована действующая информационная система заказчика на базе продукта «1C:Document Management 8».
До создания единого структурированного хранилища документов — электронного архива — миллионы документов накапливались в файловом хранилище. По сути, это структура папок с файлами, а для упрощения ориентации в этой структуре использовались правила типизации названий файлов и папок. При этом размещением документов в хранилище занимались только сотрудники архива, и соблюдался строго централизованный процесс: специалисты различных подразделений компании создавали документы, распечатывали, подписывали и в бумажном виде передавали в архив. Сотрудники архива в поточном режиме сканировали документы и размещали в архиве в соответствии с правилами типизации документации.
Такой архаичный стиль работы с документами со временем усложнил процессы компании, связанные с обработкой документации. Систематически стали появляться ошибки ручного ввода в названии файлов данных, затруднялся поиск необходимых документов. Также, из-за большого объема документов, было непросто отслеживать их движение более чем из 60 региональных подразделений, а также вручную обрабатывать запросы налоговой инспецкии.
В качестве базового ПО при построении системы электронного архива использовался 1С:Document Management 8 («1С:Документооборот 8 КОРП» с интерфейсами на английском и русском языках), так как этот программный продукт широко используется в АО «ВТБ Лизинг». Архитектура системы является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается в центральном офисе ВТБ Лизинг. Пользователи подключаются к серверу через локальную сеть. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться интернет и другие каналы связи, организуемые АО «ВТБ Лизинг».
Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения, которая включает в себя следующие стадии:
- Предпроектное обследование — аудит и анализ существующих процессов и моделируется возможность адаптации в типовом функционале.
- Проектирование. На данном этапе осуществляется проектирование системы, полностью отвечающей задачам предприятия и реализующей основные бизнес-процессы. Результат этапа: техническое задание.
- Опытная эксплуатация. Тестирование функционала, тестовые работы, обучение пользователей.
- Ввод в промышленную эксплуатацию.
Настроено 92 вида документов:
- Договор лизинга.
- Приложение к договору лизинга.
- Доп. соглашение к договору лизинга.
- Приложение к доп. соглашению к договору лизинга.
- Соглашение к договору лизинга.
- Акт передачи имущества в лизинг.
- Акт передачи имущества по фактическому количеству и комплектности.
- уведомление о расторжении договора лизинга.
- Соглашение о расторжении договора лизинга.
- Акт возврата имущества из лизинга.
- Договор купли-продажи.
- Доп. соглашение к договору купли-продажи.
- Акт сдачи-приемки имущества к договору купли-продажи.
- Контракт на продажу имущества, обремененного лизингом.
- Акт осмотра (проверки) имущества.
- Акт зачета взаимных требований.
- уведомление об изменении графиков.
- уведомление об изменении надбавки.
- Приложение к уведомлению об изменении надбавки.
- Договор перенайма.
- Приложение к договору перенайма.
- Доп. соглашение к договору перенайма.
- Акт приема-передачи предмета лизинга к договору перенайма.
- Доверенность на лизингополучателя.
- Контракт.
- Приложение к контракту.
- Доп. соглашение к контракту.
- Соглашение к контракту.
- Доп. соглашение к соглашению к контракту.
- Акт приема-передачи имущества к контракту.
- Акт ввода имущества в эксплуатацию к контракту.
- Уведомление о расторжении контракта.
- Соглашение о расторжении контракта.
- Доверенность на поставщика.
- Цепочка договоров.
- Технический паспорт вагона.
- Паспорт транспортного средства.
- Выписка из электронного паспорта.
- Паспорт самоходной машины.
- Технический паспорт на оборудование.
- Акт приема-передачи ПТС.
- Договор поручительства.
- Доп. соглашение к договору поручительства.
- Доверенность на Поручителя договор (полис) страхования.
- Доп. соглашение к договору (полису) страхования.
- Соглашение о передаче годных остатков.
- Доп. соглашение к соглашению о передаче годных остатков.
- Акт приема-передачи годных остатков.
- Договор аренды.
- Доп. соглашение к договору аренды.
- Соглашение к договору аренды.
- Акт приема-передачи имущества к договору аренды.
- Акт передачи имущества по фактическому количеству и комплектности.
- Акт приема-передачи по количеству грузовых мест.
- Акт ввода имущества в эксплуатацию к договору аренды.
- Акт возврата имущества из аренды.
- Договор купли-продажи.
- Акт сдачи-приемки имущества к договору купли-продажи.
- Договор перенайма.
- Приложение к договору перенайма.
- Доп. соглашение к договору перенайма.
- Акт приема-передачи предмета аренды к договору перенайма.
- Доверенность на Арендатора.
- Контракт.
- Приложение к контракту.
- Доп. соглашение к контракту.
- Уведомление о расторжении контракта.
- Соглашение к контракту.
- Доп. соглашение к соглашению к контракту.
- Акт приема-передачи имущества к контракту.
- Акт ввода имущества в эксплуатацию к контракту.
- Соглашение о расторжении контракта.
- Цепочка договоров.
- Доверенность на поставщика.
- Акт приема-передачи ПТС.
- Технический паспорт вагона.
- Паспорт транспортного средства.
- Выписка из электронного паспорта.
- Паспорт самоходной машины.
- Технический паспорт на оборудование.
- Договор поручительства.
- Доп. соглашение к договору поручительства.
- Доверенность на поручителя.
- Договор (полис) страхования.
- Доп. соглашение к договору (полису) страхования.
- Соглашение о передаче годных остатков.
- Доп. соглашение к соглашению о передаче годных остатков.
- Акт приема-передачи годных остатков.
- Договор страхования имущества.
- Доп. соглашение к договору страхования имущества.
- Договор ипотеки.
- Договор залога.
Также настроены шаблоны видов документов, разграничены права пользователей по группам доступа, настроены отчеты: отчет по сделкам /досье, отчет по документам для налоговой проверки, KPI сотрудника.
Схема работы приложений и сетевых взаимодействий
Внедрив электронный архив, ВТБ Лизинг по факту совершил настоящий прорыв в цифровизации автолизинга в компании: от ручной работы по формированию и использованию файлового хранилища отсканированных документов — к полноценному электронному архиву со стопроцентной автоматизацией работы с ним.
Также огромный объем документов стал еще одним из основных факторов, определяющим специфические особенности электронного архива ВТБ Лизинг и уникальность проекта.
В процессе данного проекта было настроено специальное оборудование, которое в автоматическом режиме прикрепляло все файлы к карточкам, раннее созданным в системе. И это тоже оказалось особенной задачей, ведь в автолизинге используется около 100 типов документов, и каждый нужно формализовать для автоматической обработки.
Фактически именно работа с электронным архивом компании стала основой для дальнейшей цифровой трансформации и дала возможность для активного движения в сторону «безбумажной» компании.
Повысился уровень исполнительской дисциплины
В качестве ИТ-архитектуры, ориентированной на будущие ИТ-решения, электронный архив показывает серьезные результаты для бизнеса. В системе реализован новый функционал, которого раньше вообще не могло быть в варианте файлового хранения. Так, появились дополнительные опции по учету корректности и дефектности документов, добавлен учет экземпляров оригиналов. Все документы, зарегистрированные в системе электронного архива, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.
Также, изменились процессы выгрузки документов по запросам налоговой инспекции. Если раньше для этого требовалось две недели ручной работы сотрудников в напряженном режиме, то теперь достаточно получить в бухгалтерии запрос в виде Excel-таблицы, которая загружается в электронный архив.
Само программное обеспечение автоматически подбирает нужные файлы, выгружает их, копирует на нужный носитель и в довершение формирует опись к документам.
Расширение функционала электронного архива по документам корпоративного блока на базе «1С:Document Management 8» сократило время на работу с документами лизинговых и арендных сделок, также повысился уровень исполнительской дисциплины (на 15%), ускорился поиск необходимых документов за счет древовидной структуры хранения в системе.
Сегодня архив оптимизировал практически на 100% операции по подбору и выгрузке документов, так как этот процесс полностью автоматизирован, в разы сократились трудозатраты.
