||
Краткое описание

ООО «Комплексные системы автоматизации» автоматизировали процесс подписания приказов в Омском государственном аграрном универсистете. В ходе реализации проекта была настроена интеграция «1С:Университет» с «1С:Документооборот», прописаны правила определения нужных видов приказов, созданы шаблоны маршрутов для каждого вида приказа, разработаны печатные формы приказов. В результате в университете в 3 раза уменьшилось время подписания приказа, произошла кадровая оптимизация, снизилась нагрузка на сотрудников университета, сведена к нулю вероятность возникновения ошибок в документах.

ФГБОУ ВО ОМСКИЙ ГАУ
Заказчик

Омский государственный аграрный университет имени П.А. Столыпина реализует образовательные программы высшего и послевузовского профессионального образования по многим направлениям подготовки, переподготовку и повышение квалификации работников, выполняет фундаментальные и прикладные научные исследования.

1
Цели и задачи

Цель проекта: в рамках создания «Электронного деканата» настроить интеграцию «1С:Документооборот» с «1С:Университет», чтобы упростить и ускорить процесс согласования приказов

Задачи проекта:

  1. Настроить подключение «1С:Университет» к «1С:Документооборот».
  2. Создать правила определения нужных видов приказов.
  3. Разработать шаблоны и печатные формы приказов в «1С:Университет» в соответствии с учетной политикой Омского ГАУ. Пользователь должен иметь возможность сохранять и редактировать печатную форму.
  4. Прописать условия для автоматического старта процесса согласования.
  5. Настроить маршруты движения электронных форм документов в «1С:Документооборот». Требуемый маршрут должен подставляться автоматически в зависимости от вида создаваемого документа.
  6. Обучить персонал учебно-методического управления и единого деканата Омского ГАУ работе с электронными формами, шаблонами и маршрутами документов в «1С:Университет» и «1С:Документооборот».
2
Ситуация до старта проекта

В Омском ГАУ уже была установлена программа «1С:Университет». Но приказы распечатывались и подписывались в бумажном виде. Документы переносились из кабинета в кабинет, на их согласование уходило до нескольких дней. При этом в университете все динамично меняется, и к моменту, когда приказ доходил до проректора, данные в нем могли быть не актуальны.

Возникала необходимость в постоянной актуализации информации, а следовательно, переделывании и переподписывании приказов, что приводило к еще большим временным задержкам. Был высокий процент ошибок, которые приходилось оперативно устранять.

Так же в ОмГАУ ранее уже была установлена программа «1С:Документооборот», которую использовала только бухгалтерия.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Работы по проекту были разделены на 3 этапа.

Первый этап — подготовительный.

В первую очередь специалисты ООО «Комплексных систем автоматизации» настроили обмен между «1С:Университет» и «1С:Документооборот» для согласования приказов в электронном виде:

  1. Установили web-сервер и опубликовали на нем базу «1С:Документооборот», чтобы иметь возможность слать HTTP-запросы.
  2. Настроили интеграцию с «1С:Документооборот» на стороне «1C:Университет.»
  3. Настроили соответствие между объектами «1C:Университет» и «1С:Документооборот».
  4. Настроили расписание у регламентного задания «Формирование сообщений обмена для интегрируемых систем» в «1С:Документооборот».
  5. Настроили расписание у регламентного задания «Интеграция с 1С:Документооборот — Выполнить обмен данными» в «1C:Университет».
  6. Настроили маршрут согласования в «1С:Документооборот».

Каждый приказ проходит определенные этапы согласования, которые необходимо было прописать в виде маршрутов движения документа. Для обеспечения корректной работы информационной системы были введены следующие ограничения:

  • в документах «1С:Университет» используется только один вид приказа;
  • в приказе могут быть студенты только одного факультета.

В зависимости от вида приказа, в «1С:Университет» устанавливается главный маршрут. Далее документ передается в «1С:Документооборот», где движется по маршруту, определяемому в зависимости от подразделения (факультета) и наличию или отсутствию в приказе иностранных граждан. В «1С:Документооборот» созданы дополнительные виды внутренних документов: по одному для главных маршрутов и по одному для маршрутов, где требуется виза международного отдела (если в приказах есть учащиеся — не граждане РФ).

Печатные формы были разработаны специалистами ООО «Комплексные системы автоматизации» в соответствии с учетной политикой университета и предоставленными заказчиками шаблонами. Печатная форма открывается в текстовом формате (*.doc, *.docx). Пользователь может редактировать ее и сохранять себе на компьютер с целью дальнейшего прикрепления к документу для согласования.

Для переноса документа из «1С:Университет» в «1С:Документооборот» пользователю необходимо нажать кнопку «Документооборот». Система предложит создать приказ по найденным правилам. Далее нужно прикрепить необходимые файлы и нажать «Зарегистрировать», после чего приказ автоматически отправится по маршруту и вернется в «1С:Университет» после согласования.

На втором и третьем этапах было произведено масштабирование системы — разработаны недостающие печатные формы (всего порядка 70 форм) и прописаны маршруты для них.

OmGAU_Shema.jpg

Схема архитектуры

4
Особенности и уникальность проекта

В Омском ГАУ большое количество приказов разных видов. Для реализации проекта были созданы печатные формы (порядка 70 штук) для каждого приказа по шаблонам университета с возможностью самостоятельно менять преамбулу, заголовки и шапку документа в режиме предприятия.

В рамках реализации проекта специалисты «Комплексных систем автоматизации» настроили хранение документов по папкам:

  1. Наименование папки определяется в соответствии с канцелярским номером — ищется самый правый символ «\», обозначение правее символа является наименованием.
  2. Формируется XDTO-пакет определенного типа, далее ищется основная папка для хранения всех приказов по наименованию.
  3. Создается еще один XDTO-пакет, где в критериях указывается «родитель» — прежде найденная папка — и наименование.
  4. Если папка найдена, используется она, если нет — создается новая.
5
Результаты проекта

Ускорилось подписание документов

х3

После внедрения проекта в Омском ГАУ поменялся подход к организации документооборота.

Сотрудники университета избавились от необходимости носить бумажные приказы из кабинета в кабинет, вести длительные переписки с просьбами подправить или добавить информацию.

Все необходимые изменения можно внести в форму (при наличии у сотрудника соответствующих прав), они отразятся в приказе. При этом созданный документ защищен от случайных изменений — у него есть статус блокировок.

Приказ в формате *.doc, *.docx идет по стандартным, заранее заложенным, цепочкам, без участия человека. Сотруднику на компьютер приходит уведомление о необходимости подписать документ. Ему нужно только ознакомиться с приказом и поставить отметку о согласовании. После того как документ согласован всеми ответственными лицам, он автоматически возвращается в 1С:Университет.

Временные затраты на подписание документов снизились практически в 3 раза.

Произошла кадровая оптимизация — до внедрения данного решения работа по формированию и согласованию приказов выполнялась на 8 факультетах (соответственно, были 8 деканов, 8 заместителей деканов), сейчас весь объем ведут 5 сотрудников единого деканата.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
100
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Август 2022 —
Сибирский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Отзывы заказчиков
Руководитель Цифрового ситуационного центра Омского государственного аграрного университета имени П.А. Столыпина
Павел Ревякин
Мы не просто автоматизировали процесс, мы его цифровизировали. Мы и раньше вели документооборот в электронном виде, но благодаря данному решению рождаются новые данные, которые изначально не относились ни к «1С:Университет», ни к «1С:Документооборот». Мы можем вычислить скорость обработки информации, видим эффективность работы каждого сотрудника. Можем отследить, на каком этапе находится согласование приказа, где появляются ошибки, где происходят задержки, оперативно исправить это и избежать в дальнейшем. Вручную это сделать было сложно. Студентам тоже проще стало — нет задержек, которые возникали при классическом способе. В нашем университете проект признан успешным и годным для дальнейшего масштабирования.
Публикации,
связанные
с проектом
Дополнительные
материалы
Новости
27 мая 2024
Комитет информационных технологий Волгоградской области и фирма «1С» заключили соглашение о сотрудничестве в области информационных технологий

Соглашение предусматривает взаимодействие сторон в области информационных технологий, обмен опытом и знаниями для формирования эффективной системы государственного управления.

24 мая 2024
Правительство Нижегородской области и фирма «1С» заключили меморандум о сотрудничестве

22 мая 2024 года губернатор Нижегородской области Глеб Никитин и директор фирмы «1С» Борис Нуралиев заключили меморандум о сотрудничестве.