Компания «МСП Лизинг» повысила эффективность лизинговых операций, автоматизировав процесс создания и подписания документов через систему «1С:Документооборот». Внедрение позволило достичь значительных результатов в оптимизации работы с документами, включая контроль качества работы с документами.
АО «МСП Лизинг» оказывает поддержку по лизингу оборудования для микро-, малых и средних предприятий путем предоставления льготных ставок, длительных сроков финансирования и низких авансовых платежей.
Цели проекта:
- Увеличить количество лизинговых сделок за счет сокращения трудозатрат на оформление.
- Повысить качество и непротиворечивость данных для принятия управленческих решений для развития бизнеса.
- Контролировать качество работы с документами.
Задачи проекта:
- Создать сквозной процесс заключения лизинговой сделки.
- Автоматизировать заполнение печатных форм в рамках лизинговой сделки.
- Автоматизировать обеспечивающие процессы общества.
- Сложность осуществления оперативного контроля за заполнением печатных форм для лизинговых сделок.
- Отсутствие автоматизированного заполнения печатных форм приводило появлению технических ошибок и дополнительной трудоемкости по их устранению.
- Несогласованность данных в подписанных документах по лизинговой сделке и в системе учета лизинговой деятельности.
Назначением системы является организация хранения электронных документов и работы с ними, контроля исполнительской дисциплины и автоматизация взаимодействия сотрудников. В системе предусмотрены следующие варианты создания новых документов:
- создание пользователем документов в интерфейсе «1С:Документооборот»;
- создание пользователем документов в интерфейсе интегрируемых ИС;
- получение документов через оператора ЭДО*.
*Оператор ЭДО не поддерживает работу в «1С:ЭДО». В рамках проекта реализована интеграция с автоматизированной системой управления лизинговыми операциями (АСУЛО). В состав потоков интеграции входят:
- НСИ (контрагенты, контактные лица, предметы лизинга и т.д.);
- договор лизинга;
- дополнительное соглашение к договору лизинга
- договор купли-продажи;
- договор поручительства;
- данные по графикам платежей;
- данные по платежным поручениям.
Обмен данными между СЭД и АСУЛО реализован с помощью сервисной шины данных. Направление потоков:
- АСУЛО — «1С:Документооборот»;
- «1С:Документооборот» — АСУЛО.
Интеграция с ЭДО. При взаимодействии «1С:Документооборот» и ЭДО выделить типы взаимодействий с контрагентами по средствам ЭДО, описанные ниже:
- Отправка исходящего документа на подписание контрагенту/ам.
- Получение результата подписания исходящего документа: подписание или отклонение.
- Получение входящего документа от контрагента.
- Отправка результата подписания исходящего документа: подписание или отклонение.
- Получение входящего документа (не требующего подписания организацией).
- Отправка исходящего документа (не требующего подписания контрагентом).
- Отправка запроса на аннулирование, получение результатов аннулирования: отклонение или аннулирование.
- Получение запроса на аннулирование, отправка результатов аннулирования: отклонение или аннулирование.
Масштаб проекта:
- > 300 реализовано скриптов автозаполнения;
- > 40 настроено маршрутов обработки документов;
- > 90% документов подписано ЭП;
- > 3500 создано документов за период ОПЭ.
- Применение отечественных продуктов:
- ОС Astra Linux.
- СУБД PostgreSQL.
- Офис Р7.
- «1С:Предприятие».
- Параллельное внедрение «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Адаптированы механизмы автозаполнения для договорных документов:
- Реализован механизм вставки больших опциональных блоков текста с настройкой форматирования;
- реализован механизм вставки опциональных таблиц с настройкой форматирования.
- Интеграция с оператором ЭДО:
- реализована подсистема интеграции с оператором ЭДО, который не поддерживает технологию 1С:ЭДО;
- реализована возможность добавления действий в обработкиу документов для автоматического обмена с оператором ЭДО.
- Реализован механизм настройки наименований команд выполнения задач в рамках настройки обработки документа в режиме предприятия.
- Настроена бесшовная интеграция с «1С:ЗУП» для автоматизации согласования и утверждения кадровых документов по средствам «1С:Докмуентооборот»
- Выполнена разработка механизмов и проведена миграция из следующих источников:
- облачное хранилище Р7;
- АСУЛО;
- оператор ЭДО.
В объем миграции входили данные для заполнения карточек документов, связи документов, связанные файлы, электронные подписи.
Уменьшилось время на ввод информации по лизинговым сделкам
Снизились операционные и административные расходы
Сократилось время заключения лизинговых сделок
Внедрение системы позволило АО «МСП Лизинг» достичь значительных результатов в оптимизации работы с документами, включая контроль качества работы с документами. Трудозатраты на оформление сделок сократились, из-за чего количество самих сделок значительно выросло.
Вот ключевые задачи, которые были решены:
- Автоматизация процесса разработки, согласования и утверждения типов документов, что упростило управление документацией, соответствующей номенклатуре дел компании.
- Создание единого хранилища корпоративных документов и обеспечение возможности коллективной работы над ними, что повысило эффективность командной работы.
- Управление и контроль доступа к документам, включая разграничение прав доступа, что усилило безопасность информации.
- Создание шаблонов документов, облегчающих процесс создания новых документов и стандартизацию.
- Интеграция с другими информационными системами компании, что позволило автоматизировать множество процессов и уменьшить время на обработку данных.
- Управление совещаниями и мероприятиями, что способствовало лучшей организации внутренних мероприятий.
- Миграция исторических данных, что обеспечило сохранность и доступность информации за предыдущие периоды.
- Сейчас система активно развивается, проводятся работы по оптимизация шаблонов ключевых договоров, таких как договор купли-продажи, договор лизинга и договор поручительства.
- Планируемое расширение функционала системы, включая создание личного кабинета заказчика с возможностью дистанционного оформления заявок, а также внедрение геопозиционирования, откроет новые возможности для улучшения взаимодействия с клиентами и повышения уровня обслуживания. Эти нововведения не только упростят процесс работы с документами, но и сделают его более удобным и доступным для пользователей системы.
Показатели экономической эффективности:
- снизилось количество технических ошибок при заполнении печатных форм на 80%;
- уменьшилось время на ввод информации по лизинговым сделкам на 50%;
- сократилось время заключения лизинговых сделок на 20%;
- сократились операционные и административные расходы на 30%;
- сократились сроки исполнения заказов / оказания услуг на 20%;
- сократились трудозатраты в различных подразделениях на 30%;
- ускорилась обработка заказов на 20%;
- ускорилось получение управленческой отчетности на 25%.
