СПб ГУП «Горэлектротранс» построил корпоративную информационную систему на платформе «1С:Предприятие» для автоматизации пассажирского электротранспорта города. Автоматизированы основные процессы оперативного учета транспортной работы. Рентабельность рассчитывается в разрезе автомобиля, маршрута, автоколонны и предприятия в целом. Проект является уникальным благодаря своей масштабности, комплексности и специфике отрасли.
Санкт-Петербургский ГУП «Горэлектротранс» сегодня это 12 тысяч сотрудников; 5 трамвайных и 5 троллейбусных парков, 8 служб и подразделений; 86 маршрутов (45 троллейбусных и 41 трамвайных); более 1400 троллейбусов и трамваев разной вместительности.
Цели проекта: повышение общей эффективности управления предприятием, улучшение качества принимаемых решений и оптимизация всех ключевых бизнес-процессов.
Задачи проекта:
- Автоматизация процессов оперативного учета транспортной работы: внедрение систем, которые позволяют управлять полным циклом транспортной работы, от планирования до учета фактических показателей.
- Расчет рентабельности на детальном уровне: возможность расчета рентабельности не только на уровне предприятия в целом, но и для каждого автомобиля, маршрута, автоколонны.
- Обоснование тарифов на транспортные услуги: создание системы, которая обеспечивает точными и актуальными данными для корректного обоснования тарифов.
- Оптимизация прямых и накладных расходов: разработка механизмов детального анализа и контроля расходов для их оптимизации.
- Получение оперативной и управленческой отчетности в режиме реального времени: обеспечение руководства своевременной и достоверной информацией для принятия решений.
- Усиление контроля процессов: интеграция с GPS-системами, автоматический обмен данными между подсистемами, создание сравнительных аналитических отчетов.
- Комплексный многоуровневый анализ экономической эффективности: внедрение инструментов для глубокого анализа финансово-экономической деятельности организации.
- Однократный ввод информации и ее преемственность: исключение дублирования данных и минимизация рисков ошибок за счет единой информационной среды.
- Управление адресными программами (АИП): четкое распределение бюджета на конкретные мероприятия, повышение достоверности данных и контроль использования выделенных средств.
- Бухгалтерский и налоговый учет, а также бюджетирование: настройка эффективных процессов бухгалтерского учета, финансового планирования и бюджетирования для экономии средств и снижения непроизводительных расходов.
- Управление договорами: автоматизация процессов подготовки, заключения и исполнения договоров для повышения эффективности работы с контрагентами.
Существовали следующие не решенные вопросы:
- Процессы оперативного учета транспортной работы были в значительной степени ручными, что приводило к задержкам в получении данных.
- Расчет рентабельности осуществлялся только на уровне предприятия в целом или по крупным подразделениям, отсутствовала возможность детального анализа по каждому автомобилю, маршруту или автоколонне.
- Обоснование тарифов на транспортные услуги было затруднено из-за недостатка точных и актуальных данных.
- Прямые и накладные расходы не были оптимизированы, отсутствовала система их детального анализа и контроля.
- Получение управленческой и оперативной отчетности занимало значительное время, режим реального времени был невозможен.
- Контроль процессов был менее эффективным:
- Отсутствовала интеграция с GPS-системами.
- Не было автоматического обмена данными между различными подсистемами.
- Отсутствовала возможность создания сравнительных аналитических отчетов.
- Анализ экономической эффективности был поверхностным и не позволял проводить многоуровневый комплексный анализ.
- Информация вводилась многократно в различные системы, что создавало риск ошибок и несоответствий данных, а также требовало дополнительных трудозатрат.
- Отсутствовала единая информационная среда, объединяющая все процессы предприятия.
- Эти ограничения снижали общую эффективность управления предприятием и затрудняли принятие своевременных и обоснованных управленческих решений.
Корпоративная информационная система построена на базе решений:
- «1С:Управление авторанспортным предеприятием».
- «1С:Бухгалтерия».
- «1С:Зарплата и управление персоналом».
Автоматизированы следующие функции:
- Управление автотранспортом. Это автоматизация полного цикла транспортной работы, от планирования до учета факта, расчет показателей транспортной работы, расчет сдельной заработной платы водителей и кондукторов, планирование и учет фактически выполненных ремонтов и обслуживания подвижного состава всех типов, допуски, медкомиссии, справки и документы сотрудников.
Тезисы внедрения:
- 10 парков,
- около 1,5 тыс. единиц подвижного состава,
- около 90 маршрутов,
- более 300 млн перевезенных пассажиров в среднем в год,
- около 30 тыс. путевых листов в месяц.
- Адресные программы. Адресная программа Санкт-Петербурга определяет, какие объекты будут построены в Санкт-Петербурге за счет бюджета города. Таким образом, АИП устанавливает распределение расходов городского бюджета на финансирование мероприятий государственных программ Санкт-Петербурга на очередной финансовый год и плановый период. Механизм управления АП обеспечивает четкое распределение выделенного бюджета на конкретные мероприятия в рамках определенных АП, оперативность управления, повышение достоверности предоставляемых данных. В процессе планирования АП предприятие оценивает состояние своих финансов, направления их наиболее эффективного использования, выявляет возможности привлечения инвестиций, определяет исполнителей работ. После окончания утверждения программа считается документом, согласно которому размещаются заказы на поставку товаров, исполнение работ и предоставление услуг по пунктам АП. В ходе работ по АП строго контролируются сроки исполнения работ, использование выделенных целевых средств, соблюдение лимитов финансирования.
- Бухгалтерский и налоговый учет и бюджеты. Составление бюджетов является неотъемлемым элементом процесса планирования деятельности организации. Финансовое планирование и бюджетирование приобретает все большую актуальность. Это обусловлено серьезными изменениями, которые происходят в экономике в последнее время. Задача бюджетирования трансформируется из не очень востребованной технологии управления в насущную потребность организации. Процедуры планирования и учета распространяются на всю финансовую деятельность предприятия. Механизм бюджетного планирования обеспечивает экономию денежных средств, оперативность в управлении, снижение непроизводительных расходов, а также повышение достоверности планируемых показателей.
Тезисы внедрения: около 150 тыс. бухгалтерских проводок в месяц.
- Управление договорами. На базе «1С:Бухгалтерия КОРП» разработана система управления документооборотом. Оформление договоров содержит большое количество этапов и задействует ключевых сотрудников предприятия. Основное назначение системы — обеспечение эффективной работы с договорами через автоматизацию всего комплекса работ по подготовке, заключению и исполнению договоров с контрагентами.
- АРМ «Отдел сборов» является логическим продолжением комплексного учета в рамках корпоративной информационной системы для городского пассажирского транспорта на базе 1С.
Тезисы внедрения:
- 10 ОСП (обособленное структурное подразделение),
- более 1000 кондукторов ежедневно выходят на линию,
- более 70 пользователей АРМ.
- Зарплата и кадры.
Тезисы внедрения:
- более 11 тыс. сотрудников, масштабный перенос первоначальных данных из различных баз данных,
- более 150 пользователей системы сейчас.
- Бюджетирование.
Тезисы внедрения: более 15 видов специализированных форм бюджета.
- Управление закупками.
Тезисы внедрения: более 1 тыс. тендеров в год.
- Казначейство.
Тезисы внедрения: около 1240 шт. оплат в месяц.
Уникальность проекта
Масштабность внедрения: это одно из крупнейших внедрений в сфере городского пассажирского транспорта в Санкт-Петербурге.
Комплексность решения
Проект охватывает практически все аспекты деятельности предприятия: от управления персоналом до бюджетирования и казначейства. Интеграция различных модулей (ЗУП, управление транспортом, бухгалтерский учет, бюджетирование, управление закупками) обеспечивает единую информационную среду.
Специфика отрасли
- Автоматизация процессов, специфичных для городского пассажирского транспорта (учет кондукторов, планирование маршрутов, расчет заработной платы водителей и кондукторов, контроль подвижного состава).
- Работа с большими объемами данных по перевозкам (около 30 тыс. путевых листов в месяц, более 300 млн перевезенных пассажиров в год).
- Интеграция с GPS-системами и внешними сервисами
- Система интегрируется с различными GPS-системами, что позволяет получать оперативные данные о местоположении транспорта и его работе.
Автоматизация сложных бизнес-процессов
Внедрение решений для управления закупками (более 1 тыс. тендеров в год), казначейства (около 1240 оплат в месяц), бюджетирования (более 15 видов специализированных форм бюджета) существенно упрощает работу финансовых служб.
Переход от разрозненных систем к единой платформе
Проект предполагает отказ от множества баз данных в пользу единой системы на базе 1С, что значительно повышает эффективность работы и качество данных.
Особенности проекта
Высокая нагрузка на систему:
- Большие объемы данных (около 150 тыс. бухгалтерских проводок в месяц, около 30 тыс. путевых листов в месяц) требуют высокой производительности и надежности системы.
- Сложность интеграции legacy-систем:
- Необходимость миграции данных из старых, архаичных баз данных в новую систему добавляет сложности к проекту.
Кастомизация под специфику заказчика: разработка специализированных форм и отчетов (например, более 15 видов специализированных форм бюджета) требует глубокого понимания бизнес-процессов заказчика.
Поддержка регламентированной отчетности: система должна соответствовать требованиям законодательства РФ, что особенно важно для модулей ЗУП, бухгалтерского учета и казначейства.
Итог
Проект является уникальным благодаря своей масштабности, комплексности и специфике отрасли. Он решает широкий спектр задач, от автоматизации повседневных операций до стратегического управления предприятием, при этом обеспечивая высокую степень интеграции между различными подсистемами. Такой подход позволяет достигать значительного повышения эффективности работы предприятия и качества принимаемых управленческих решений.
До внедрения КИС отражение финансово-хозяйственной деятельности, планирование и анализ производственной деятельности осуществлялся во множестве (более 42 наименований) различных, не связанных друг с другом систем.
Результатом автоматизации стали следующие блоки.
Блок «Управление транспортом»:
- Адресное списание ТМЦ (товарно-материальные ценности) на конкретный ремонтный лист и проведенной инвентаризации позволили сэкономить в 2018 году около 400 млн руб. (экономия составила 6%).
- Введение единого реестра путевых и билетно-учетных листов в первую очередь упорядочило учет и выдачу путевых и билетно-учетных листов, а также позволило сократить рабочее время сотрудника на выписку таких документов до 50%. Экономия порядка 3 840 000 руб. в год.
- Авторасстановка водителей и кондукторов на наряды позволила составлять предварительные графики работы водителей и кондукторов, а также сократило рабочее время нарядчика на выписку нарядов до 50%. Экономия порядка 3 840 000 руб. в год.
- Введение порядка учета и выдачи форменной одежды позволило выявить на складах парков неучтенной форменной одежды более чем на 25 млн руб. Ведение электронной карточки сотрудника позволило сократить время на формирование годовой потребности форменной одежды на 70%. Экономия порядка 966 000 руб. в год на учет и выдачу форменной одежды.
- Введение порядка учета и выдачи специальной одежды (СИЗ), а также ведение электронной карточки сотрудника позволило сократить время на формирование годовой потребности СИЗов на 70%. Экономия порядка 1 489 600 руб. в год на учет и выдачу форменной одежды.
- Введение АРМ (автоматизированное рабочее место) группы анализа сократило время обработки путевого листа на 30%. Экономия порядка 1 440 000 руб. в год.
- Введение новой карточки ДТП и задержек сократило время работы диспетчера (в том числе рукописной) на 20%. Экономия порядка 420 000 руб. в год на введение новой карточки ДТП и задержек.
- Автоматизация отчета «Диспетчерский доклад» позволила сократить время на подготовку доклада на 30%. Экономия порядка 158 100 руб. в год
Блок «Бухгалтерский учет»:
- Внедрение механизма автоматизированного создания бухгалтерских документов на основании документов оперативного учета позволило существенно сократить время обработки первичных документов.
- Внедрение механизмов завершающих операций периода существенно упростило и ускорило процесс формирования регламентированной отчетности. Экономия порядка 4 800 000 руб. в год.
Блок «Управление договорами»: сократилось время на получение информации всеми заинтересованными сотрудниками предприятия на 30%. Экономия порядка 883 500 руб. в год.
Блок «Казначейство»: сократилось время на получение информации всеми заинтересованными сотрудниками предприятия на 30%. Экономия порядка 883 500 руб. в год.
Блок «Электронный архив»: реализована возможность оперативного предоставления сканов документов в контролирующие органы. Сократилось время на получение информации всеми заинтересованными сотрудниками предприятия на 80%. Экономия порядка 16 554 000 руб. в год.
Блок «Адресные программы»: внедрение системы АП сократило время на сбор информации на 50%, анализ информации и составление отчетности — на 30%. Электронное согласование заявки на АП сократило время на получение информации всеми заинтересованными сотрудниками предприятия на 30%. Экономия порядка 1 758 000 руб. в год.
Блок «Бюджетирование»: была изменена методика разделения расходов на косвенные и прямые. В частности, был изменен срок списания стоимости программного обеспечения, что привело к экономии более 35 млн. руб. в 2020 году.
Прочее:
- В КИС было создано множество отчетов по всевозможным аналитикам и в различных разрезах. Для составления подробной отчетности ранее необходимо было привлекать группу сотрудников (более 42 внешние системы). Экономия порядка 3 000 000 руб. в год.
- Сократились расходы, связанные с технической поддержкой и консультациями по внешним системам (более 42). Экономия порядка 11 125 115 руб. в год.
