«1С-Рарус» совместно с «ОЦРВ» разработали систему управления автотракторным парком ОАО «РЖД». В результате внедрения единой цифровой платформы на базе «1С:Управление автотранспортом» оптимизировано управление ресурсами: обеспечен эффективный мониторинг услуг внешних исполнителей, на 10% сокращено количество транспортных единиц в собственном автопарке.
Центр управления автотранспортом ОАО «РЖД» занимается реализацией единой технической политики в части порядка содержания, эксплуатации и обновления парка автотракторной техники РЖД.
Цель проекта: разработать и внедрить автоматизированную систему управления автотракторной техникой для повышения эффективности эксплуатации автопарка ОАО «РЖД» и контроля оказания автотранспортных услуг для нужд ОАО «РЖД» внешними исполнителями.
Задачи проекта:
- Перейти с зарубежной системы на отечественное отраслевое решение на платформе «1С:Предприятие».
- Перевести в новую систему 52 филиала, состоящих из 2200 центров ответственности по управлению автохозяйством ОАО «РЖД» (11 500 пользователей).
- Выполнить кастомизацию решения «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» для учета оказанных услуг внешними исполнителями, расчета нормативного количества техники и работы с путевыми листами, формирования внутренней отчетности.
- Настроить взаимодействие системы управления автотранспортом с автоматизированными системами ОАО «РЖД».
Функциональным заказчиком проекта автоматизации выступил Центр управления автотранспортом — структурное подразделение ОАО «РЖД».
Виды деятельности Центра управления автотранспортом:
- Реализация единой технической политики в части порядка содержания, эксплуатации и обновления парка автотракторной техники РЖД.
- Разработка и актуализация методологии определения целевой структуры парка автотракторной техники РЖД.
- Подготовка нормативных документов, регламентирующих функционирование системы управления автохозяйством РЖД, а также порядок взаимодействия с внешними контрагентами, оказывающими автотранспортные услуги для нужд РЖД.
Под управлением подразделений ОАО «РЖД» находится 29 500 единиц легкового, грузового, грузопассажирского автотранспорта, автобусов, а также крупнотоннажной и спецтехники для регламентных и аварийных производственных работ. 21% транспортных единиц переданы в аренду трем компаниям-подрядчикам по оказанию услуг для нужд РЖД.
Разработкой, внедрением и сопровождением практически всех корпоративных и технологических систем ОАО «РЖД» занимается отраслевой центр разработки и внедрения информационных систем (ООО «ОЦРВ»). В «ОЦРВ» работает свыше 1000 высококлассных специалистов.
Перед «ОЦРВ» в рамках принятой ИТ-стратегии ОАО «РЖД» поставлены масштабные задачи по цифровизации железнодорожной отрасли, унификации подходов к созданию и оптимизации работы информационных систем всех компаний, входящих в холдинг.
Ранее управление собственным парком и электронный документооборот с внешними контрагентами были организованы в зарубежной ERP-системе. В рамках импортозамещения стартовал проект перехода на отечественное отраслевое решение.
По результатам проведенного конкурса основой для построения единой корпоративной системы управления финансами и ресурсами, а также контроля передачи в аренду транспортных средств выбрали «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» разработки компании «1С-Рарус». Исполнителями проекта выступили ООО «ОЦРВ» совместно с компанией «1С-Рарус».
Автоматизированная система управления автотранспортом построена на базе «1С:Управление автотранспортом».
Проект выполняется в несколько очередей:
- 2023 год: реализован блок аутсорсинга — подача заявок на предоставления автотранспортных услуг для нужд ОАО «РЖД», подписание электронно-цифровой подписью талонов заказчика и малых технологических актов, учет автотранспорта, введение карточек транспортных средств, отчетных форм;
- 2024 год: реализован блок автоматизации самостоятельной эксплуатации автотранспорта: ведение путевых листов и отчетных форм, предусмотренных внутренними нормативными документами РЖД. В новую систему перешли 3 из 52 филиалов: система управления автотранспортом эксплуатируется в Ярославле, в Новосибирске и Челябинске;
- 2025-2026 годы: запланировано усиление технической инфраструктуры и тиражирование системы на 16 железных дорог во всех субъектах страны. Планируется настроить: интеграции с «1C:ERP Управление предприятием» и смежными системами подразделений, которые также осуществляют перевозки в целях производственной деятельности; консолидацию данных и формирование сводных отчетов на всех уровнях управления автотранспортом.
Масштаб проекта:
- 2 200 — количество структурных подразделений РЖД, эксплуатирующих автотранспортную технику.
- 29 500 — транспортных единиц находится под управлением ЦАТ РЖД.
- 26 — типов транспортной техники в автопарке (легковая, грузовая, грузопассажирская, автобусы, спецтехника и прицепы — в зависимости от мощности, грузоподъемности и пассажировместимости).
- 538 365 — заявок подано за 2024 год на предоставление автотранспортных услуг из системы управления автотранспортом (4 железные дороги).
- 1 806 258 — заявок поступило из системы внешних контрагентов (12 железных дорог).
- 2 220 367 — количество созданных путевых листов в 2024 году.
- 11 500 — пользователей системы управления автотранспортом (после окончания этапа тиражирования).
Создание функционала расчета целевой структуры парка техники
Проектной командой реализован функционал отклонений фактического наличия парка от утвержденных целевых структур филиалов РЖД. Также разработан механизм определения парка, входящего в целевую структуру и подлежащего обновлению, в отчетном периоде и среднесрочной перспективе.
На основании регламентов технологической оснащенности структурных подразделений филиалов РЖД для обеспечения основного технологического процесса формируются и утверждаются целевые структуры парка филиалов. Фактическое наличие техники приводится в соответствие с утвержденными структурами.
Осуществляется автоматическое определение парка, входящего в целевую структуру и подлежащего обновлению, в отчетном периоде и среднесрочной перспективе на основании установленных критериев: работы парка за прошлый период; его технического состояния и возраста.
Реализовано формирование отчета по технике, находящейся в самостоятельном оперировании подразделения филиала или РЖД в целом, в разрезе типов техники, утвержденных классификатором, и типов закреплений:
- служебные;
- дежурные;
- прочие (излишний парк, превышающий нормы целевой структуры парка);
- без признака (при поступлении новой техники, перемещении между подразделениями);
- фактическое наличие техники, отнесенное к целевой структуре парка;
- утвержденное количество техники в целевой структуре парка;
- отклонение от ЦСП (утвержденное количество минус фактическое).
Реализована возможность формирования пообъектного перечня при двойном клике по заголовку столбца.
Подача заявок на предоставление автотранспортных услуг для нужд ОАО «РЖД»
Реализованы и настроены интеграционные взаимодействия с системами внешних исполнителей по договорам оказания автотранспортных услуг.
- Электронный документооборот с двумя партнерами: Через систему 1С пользователи подают заявки на оказание автотранспортных услуг в системы партнеров. Из систем партнеров приходят талоны заказчика к путевым листам и малые технологические акты оказанных услуг, которые подписываются электронно-цифровой подписью с обеих сторон. Через сервер взаимодействия 1С организован чат между заказчиком и исполнителем услуг. На основании подтвержденных объемов оказанных услуг, отраженных в талонах заказчика к путевым листам, формируется I раздел внутренней статистической отчетности «Отчет об автотранспортных услугах», в которой отражены количество техники, переданной в аренду, время работы на заказчика услуг, пробег, время работы специального оборудования, эксплуатационная скорость и среднемесячная выработка.
- Обратный механизм обмена данными с третьим партнером по оказанию автотранспортных услуг. Предприятия ОАО «РЖД» формируют заявки на оказание автотранспортных услуг в системе партнера. На основании поданных заявок в системе партнера формируются и подписываются ЭЦП талоны заказчика к путевым листам, малые технологические акты оказанных услуг, и затем направляются в систему 1С для формирования отчетности.
Разработка индивидуальных форм путевых листов
В ОАО «РЖД» альбомом форм первичной учетной документации утверждены внутренние формы путевых листов для 6 видов техники. Каждая форма отличается наличием полей для отражения дополнительной информации, например, в путевой лист грузового автомобили добавлены поля по наличию прицепов, участвующим в поездке в составе автопоезда.
В систему формирования путевых листов включены обязательные поля, предусмотренные приказами Минтранса России, в том числе: вид сообщения, вид перевозки, срок действия путевого листа и др.
Кроме того, в путевых листах легковых автомобилей добавлены поля движения электричества для электромобилей.
Оптимизировано количество транспортных единиц в автопарке
- Повысилась достоверность и полнота данных для учета автотранспорта собственности ОАО «РЖД», как находящегося в самостоятельном оперировании подразделениями РЖД, так и переданного в аренду. Внедрение системы позволяет осуществлять эффективный мониторинг и управление транспортным парком, обеспечивая принятие обоснованных и своевременных управленческих решений.
- «1С:Управление автотранспортом» помогает контролировать полноту и достоверность объемов оказанных внешними исполнителями услуг для нужд РЖД. Это минимизирует риски и финансовые расходы, а также значительно облегчает операционную нагрузку и позволяет сосредоточиться на основных бизнес-процессах.
- Переход на электронный технологический документооборот позволил минимизировать бумажную работу. Интеграция системы управления автотранспортом с решениями внешних исполнителей способствует высокой оперативности аутсорсинговой работы.
- Внедрение системы электронных подписей упростило процесс подтверждения оказанных услуг и сверки данных, обеспечив более точное формирование бухгалтерских актов и выставление счетов.
- Настроена передача информации в рамках самостоятельной эксплуатации техники и выдачи путевых листов. Из путевых листов данные о расходе топлива передаются в учетные системы для автоматического формирования акта на списание материальных ценностей.
- Ускорен процесс оказания автотранспортных услуг за счет автоматизации подачи заявок. Ведение учета путевых листов в единой системе позволяет автоматически генерировать отчеты о работе автотракторной техники, включая пробег, время работы, расход ГСМ, статистику по технике, переданной в аренду, и объемы оказанных автотранспортных услуг.
- Создан блок расчета отклонений фактического наличия техники от ее нормативного количества в подразделениях РЖД, который позволяет ответить на вопросы: сколько техники должно быть на предприятии согласно утвержденным нормативам, какой парк подлежит обновлению в отчетном периоде и в среднесрочной перспективе, и как найти баланс между использованием собственного автопарка и привлечением сторонних услуг. Упрощены процессы анализа эффективности использования автопарка и выявления неиспользуемых ресурсов.
- Реализован строгий учет и контроль объемов оказанных услуг. В систему управления автотранспортом поступает информация от внешних исполнителей по оказанным услугам через талоны заказчика и малые технологические акты. Система помогает центрам ответственности по управлению автопарком верифицировать эти данные с объемами оказанных услуг, принятых к бухгалтерскому учету.
- В системе настроены справочники тарификации оказанных услуг для 16 региональных железных дорог. Реализовано автоматическое отслеживание: корректности применения тарифов в малых технологических актах оказанных услуг; соответствия типов техники, указанных в заявках, тем услугам, что были фактически предоставлены. Выявление ошибок применения тарифов на стадии подписания талонов заказчика позволяет экономить средства, не оплачивая некорректно выставленные услуги.
- Сокращены затраты на формирование регламентированной и управленческой отчетности. Информация собирается линейными подразделениями, которые являются балансодержателями техники, и иерархически структурируется до регионального уровня, филиала, полигона железной дороги и ОАО «РЖД» в целом. Система значительно ускорила процессы и сократила затраты на обработку данных, что упростило составление сводных отчетов на всех уровнях управления.
- На 10% оптимизировано количество транспортных единиц в автопарке РЖД с момента запуска системы транспортного аутсорсинга и электронного технологического документооборота. Значительно сокращены расходы на содержание автопарка, техническое обслуживание и ремонты, оптимизированы налоговые отчисления, что позволяет направлять сэкономленные средства на модернизацию инфраструктуры и повышение качества автотранспортных услуг.
