Группа компаний «С7» построила подсистему управления и мониторинга закупочной деятельностью на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Она охватывает все компании, входящие в группу компаний «С7» (18 юридических лиц и 34 города). Разработан механизм, позволяющий при минимальном участии пользователей запускать процессы закупки. Система позволяет планировать закупочные процедуры и контролировать точное соответствие сроков прохождения закупочных процедур установленным регламентам. Реализован принцип максимального сохранения типовой системы «1С:Документооборот».
Авиакомпания «Сибирь» (бренд S7 Airlines) — одна из старейших авиакомпаний РФ, обладающая широкой сетью внутренних маршрутов, выстроенной на базе авиатранспортных узлов в Москве и Новосибирске. Флот состоит из 60 воздушных судов. В 2015 году услугами авиакомпаний, входящих в «Группу компаний S7», воспользовались 10,6 млн. пассажиров.
Цель проекта — создание подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности на базе работающей в компании системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП».
Задачи проекта:
- обеспечение документооборота в части календарного планирования закупочной деятельности и проведения закупочных процедур в соответствии с утверждёнными регламентами («Положение о закупках»);
- организация хранения, систематизации и защиты данных по закупочным процедурам;
- обеспечение процессов электронного согласования участниками закупочной деятельности приглашений и протоколов решений, а также процесса согласования годовых планов закупок;
- автоматизация обработки приглашений и предложений к участию в закупочной процедуре;
- обеспечение прозрачности каждой закупочной процедуры (фиксация всех документов в ходе закупочной процедуры, списка и контактов участников, предложений участников, результатов голосования в процессе закупочной процедуры и т. д.);
- информационная поддержка контроля и аудита закупочной деятельности.
Ранее в компании были внедрены несколько СЭД разных вендоров, что приводило к сложностям в работе с документами. В результате возникла необходимость создать единую информационную среду для обработки и хранения документов и исполнения задач. В качестве единой системы электронного документоборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот», как наиболее полно отвечающий следующим критериям:
- готовое решение, максимально отвечающее требованиям компании по бизнес-функционалу;
- наличие в штате высококвалифицированных специалистов по платформе «1С:Предприятие»;
- возможность адаптации без привлечения сторонних компаний;
- разумная стоимость.
Система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» запущена в эксплуатацию с 2013 года. Были автоматизированы следующие участки делопроизводства:
- регистрация и обработка входящих и исходящих документов;
- обработка организационно-распорядительных и регламентирующих документов;
- учёт и обработка договоров;
- обработка счетов, налоговых запросов;
- работа с претензиями.
Для организации проекта создания системы электронного документооборота потребовался ряд методических решений: разработана схема организации работы с документами в юридической службе, схема жизненного цикла договоров и подготовлен проект нового «Положения о договорной работе». Эти методологические работы проводились как силами привлечённых специалистов, так и сотрудниками авиакомпании. Внедрение системы электронного документооборота осуществлялось силами ИТ-службы компании.
Выступление Виталия Лахтина, руководителя проектов «С7 Информационные технологии», на DOCFLOW2015. Доклад: «1С:Документооборот в „Группе компаний С7”»
В 2014 году встал вопрос о расширении функций системы электронного документооборота на другие процессы компании, в частности, возникла необходимость автоматизации закупочных процедур.
Сегодня система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП» используется во всех предприятиях группы компаний «С7» (18 юридических лиц) и охватывает 34 города (от Пекина до Франкфурта). В системе работает порядка 1000 сотрудников, ежемесячно проходит 9000 электронных документов.
Подсистема управления и мониторинга закупочной деятельностью создана на основе «1С:Документооборот КОРП». Подсистема масштабирована на все компании, входящие в группу компаний «С7» (18 юридических лиц и 34 города). Количество пользователей, работающих в подсистеме управления и мониторинга закупочной деятельностью, составляет 230 человек.
Смоделированы все бизнес-процессы закупочных процедур, проходящие в группе компаний «С7». Разработан механизм, позволяющий при минимальном участии пользователей запускать процессы закупки, автоматически формировать почтовый ящик закупочных процедур, проводить согласование всех документов, участвующих в закупочной процедуре, рассылать уведомления о проведении закупочной процедуры участникам, проводить голосование за выбор победителя тендера, получения и автоматической загрузки поступивших на почту предложений участников процедуры в качестве входящих документов с автоопределением корреспондента. Также был реализован механизм закрытия файлов поступивших предложений от любых пользователей системы до времени начала обсуждения предложений.
При этом соблюдался принцип максимального сохранения типовой конфигурации «1С:Документооборот», поэтому изменения системного кода были минимальны.
Группа компаний «С7» построила подсистему управления и мониторинга закупочной деятельностью. Она обеспечивает:
- эффективное планирование закупочных процедур;
- точное соответствие сроков прохождения закупочных процедур установленным регламентам;
- прозрачность каждой закупочной процедуры;
- повышение эффективности процессов закупочной деятельности;
- хранение и защиту данных по закупочным процедурам.
Компания получила дополнительный инструмент для контроля исполнительской дисциплины (в системе видно, кто задерживает решение или срывает сроки).
