||
Краткое описание проекта

НИТУ «МИСиС» построил комплексную ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ную си­сте­му уп­ра­вле­ния ву­зом. В ка­чес­тве ос­но­вы был выб­ран про­грам­мный про­дукт «1С:Университет ПРОФ». Реализована ин­те­гра­ция с дру­ги­ми си­сте­ма­ми на плат­фор­ме «1С:Предприятие», си­сте­мой уп­ра­вле­ния дос­ту­пом на тер­ри­то­рию и вспо­мо­га­тель­ны­ми об­лач­ны­ми сер­ви­са­ми. В хо­де про­ек­та бы­ли спро­ек­ти­ро­ва­ны, ра­зра­бо­та­ны и вне­дре­ны но­вые под­си­сте­мы и функ­ци­о­наль­ные бло­ки для ре­ше­ния «1С:Университет ПРОФ». А функ­ци­о­нал по под­го­тов­ке и учё­ту ин­ди­ви­ду­аль­ных пла­нов пре­по­да­ва­те­лей и пла­на ка­фе­дры не име­ет ана­ло­гов в ти­раж­ном ре­ше­нии. Раз­ра­бо­та­на, вне­дре­на и оп­ро­бо­ва­на но­вая эк­спе­ри­мен­таль­ная схе­ма об­ме­на с Московским со­ци­аль­ным ре­е­стром. В ре­зуль­та­те сро­ки по­лу­че­ния уп­ра­влен­чес­кой и ре­гла­мен­ти­ро­ван­ной от­чёт­но­сти со­кра­ти­лись в 2 ра­за, а ско­рость ока­за­ния ус­луг по­вы­си­лась на 70%.

МИСиС
Заказчик

Национальный исследовательский технологический уни­вер­си­тет «МИСиС» — один из на­и­бо­лее ди­на­мич­но раз­ви­ва­ю­щих­ся на­уч­но-об­ра­зо­ва­тель­ных цен­тров России. На­хо­дясь в чи­сле ли­де­ров тех­но­ло­ги­чес­ко­го об­ра­зо­ва­ния, НИТУ «МИСиС» так­же пред­ста­вля­ет со­бой пол­но­цен­ный на­уч­ный центр. В со­став уни­вер­си­те­та вхо­дят 9 учеб­ных ин­сти­ту­тов, 4 фи­ли­а­ла, 52 ка­фе­дры. Об­щая чис­лен­ность сту­ден­тов — бо­лее 15 000 че­ло­век (из них 2000 — пред­ста­ви­те­ли 52 ино­стран­ных го­су­дарств), про­фес­сор­ско-пре­по­да­ва­тель­ско­го со­ста­ва — бо­лее 4000 че­ло­век.

1
Цели и задачи проекта

Основная цель проекта — унификация процессов управления и обеспечение контроля за бизнес-процессами путём построения единой информационной системы НИТУ «МИСиС».

Задачи проекта:

  • создание единого информационного пространства, обеспечивающего регламент работы с оперативными и аналитическими данными, подлежащими учёту и обработке, и отвечающего высоким требованиям по надёжности и безопасности;
  • унификация управленческих процессов и документооборота во всех подразделениях НИТУ «МИСиС» (включая филиалы) в единой информационной системе на базе «1С:Университет ПРОФ», обеспечение контроля за бизнес-процессами вуза;
  • автоматизация ранее неавтоматизированных бизнес-процессов;
  • создание удобных сервисов работы с информационной системой для обучающихся и сотрудников вуза;
  • сокращение финансовых и временных издержек на содержание информационного пространства НИТУ «МИСиС»;
  • организация автоматического обмена данными между внешними и внутренними информационными системами;
  • валидация и верификация исторических данных.

Перспективная задача — постепенный отказ от стороннего программного обеспечения для автоматизации деятельности вуза, перенос его функционала в «1С:Университет ПРОФ» и иные решения на платформе «1С:Предприятие 8».

2
Ситуация до старта проекта

На момент начала проекта в НИТУ «МИСиС» существовала гетерогенная информационная среда, не было полноценной бесшовной интеграции всех её элементов. Каждое обособленное подразделение (филиал) имело свою собственную систему управления, отличающуюся по архитектуре и логике работы от систем других подразделений. Системы кадрового и бухгалтерского учёта в подразделениях были независимыми друг от друга. Централизованного контроля над ними не было. Из-за отсутствия единой точки поступления данных многие данные дублировались и фактически не синхронизировались.

Пользователи автоматизированных бизнес-процессов вуза не имели чёткого регламента действий, системы позволяли совершать операции, не соответствующие регламенту вуза, что приводило к логическим ошибкам в данных (например, свободное создание пользователями приказов нового вида или назначение стипендии уже отчисленным студентам). Также не был стандартизирован документооборот в различных подразделениях головного вуза (институтах), а также его обособленных подразделениях (филиалах).

Предпосылки к автоматизации в НИТУ «МИСиС»
  • Использование технологически устаревшей автоматизированной системы;
  • значительное количество неавтоматизированных бизнес-процессов, слабая автоматизация распределения нагрузки преподавателей, отсутствие единого механизма контроля за расчётом нагрузки и связи между контролем успеваемости и учебной программой студента;
  • регулярные ошибки в работе существующей информационной системы;
  • отсутствие единой информационной базы для учёта и хранения данных;
  • высокая стоимость содержания, эксплуатации и поддержки существующей информационной системы;
  • проблемы интеграции с другими информационными системами, отсутствие связей между информационными системами.

Неоднородность информационного ландшафта и использование различных платформ и средств разработки привело к тому, что сопровождение имеющихся систем были достаточно трудоёмким. Это также приводило к сложности интеграции систем (обмен данными, синхронизация данных, регламенты обмена и т. п.).

Решение о необходимости построения единой информационной системы для унификации процессов управления и контроля за бизнес-процессами «МИСиС» было принято в декабре 2014 года.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Информационная система НИТУ «МИСиС» построена на базе типового решения «1С:Университет ПРОФ». В неё входят следующие подсистемы и модули:

  • подсистема управления студенческим составом, которая включает карточки обучающихся, предоставление услуг, практику студентов, приказы, ведомости, стипендии, ФРДО, ГУП МСР, дипломы и приложения, взаимодействие с Газпромбанком и т. д.;
  • подсистема планирования учебного процесса;
  • подсистема управления индивидуальными образовательными траекториями;
  • подсистема управления платными образовательными услугами;
  • подсистема организации и мониторинга трудоустройства выпускников;
  • подсистема «Управления практиками»;
  • подсистема «Военно-учетный стол»;
  • подсистема «Расписание»;
  • подсистема «Анкетирование»;
  • подсистема управления послевузовским образованием и аттестацией научных кадров;
  • подсистема управления дополнительным образованием;
  • подсистема «Профком»;
  • модуль «Приемная комиссия»;
  • модуль «Личный кабинет поступающего»;
  • модуль автоматизированной рассылки электронной почты;
  • модуль оказания услуг и заказа справок.

Автоматизирована деятельность учебно-методического управления. Построена модель планирования учебного процесса и формирования нагрузки преподавателей по регламентам, принятым в «МИСиС». В основу модели легла возможность предварительной настройки параметров учёта выполнения норм ставок преподавателей, определения правил расчёта ЗЕТ и настройки правил формирования контингента обучающихся. Были созданы специализированные документы «План работы кафедры» и «План работы преподавателя», которые обеспечивают строго регламентированный контроль над деятельностью кафедр в вопросах планирования нагрузки, механизмов учёта фактической нагрузки и механизмов формирования отчётности за деятельностью кафедр с учётом требований «МИСиС». Обеспечена возможность автоматического регулярного пересчёта нагрузки и определения отклонений между запланированной и фактической нагрузкой за отчётный период.

Границы проекта и архитектура информационной системы вуза представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Архитектура информационной системы НИТУ МИСиС

Рис. 1. Архитектура информационной системы НИТУ «МИСиС».

Автоматизирована деятельность управлений и дирекций. Реализовано более 50 видов приказов, а также механизм многоуровнего формирования подписей приказов, настроены выписки приказов и справки, изменена модель формирования академических групп обучающихся, при которой обучающийся стал строго закрепляться за академической группой, а группа — за планом.

Подсистема «Оказание услуг и заказ справок» позволяет принимать заявки от студентов онлайн и контролировать их исполнение операторами, что многократно снижает скорость обработки заявок, повышает удобство сервисов, что в целом повышает качество оказываемых услуг.

В ходе внедрения в вузе были переработаны бизнес-процессы и регламенты работы, что в результате позволило получить уникальное пространство для деятельности вуза, в котором согласованы методика и регламенты работы. При загрузке исторических данных была проведена не только загрузка, но и валидация и верификация данных с их последующим исправлением.

Отличительной особенностью проекта явилась интеграция с большим числом разнообразных информационных систем: с учётными системами НИТУ «МИСиС» и с федеральными информационными системами, а также с сайтом вуза. Интеграция систем «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» позволяет учитывать фактические начисления и контролировать платежи.

Внедрены инструменты распознавания паспортов, экзаменационных ведомостей и заявлений поступающих (рис. 2). Система «1С:Университет ПРОФ» интегрирована с комплексом систем ABBYY FlexiCapture. Из «1С:Универсиет ПРОФ» можно распечатать машиночитаемые ведомости. После выставления оценок преподавателями ведомости массово сканируются и обрабатываются с помощью специального программного обеспечения, а результаты автоматически загружаются в систему. Это позволило оптимизировать бизнес-процесс по работе с ведомостями.

Система интегрирована с модулем фотографирования (аппаратным обеспечением для фотографирования и программным решением для автоматической обработки изображения). Инструмент позволяет вызывать фотографирование прямо из системы «1С:Университет ПРОФ», обработку изображений (конвертацию её в несколько форматов для передачи в различные информационные системы). Распознавание отсканированных паспортных данных и документов также осуществляется с помощью программного обеспечения ABBYY. Это сокращает скорость обработки данных (заменяет ручной ввод паспортных данных), а также позволяет хранить скан-копии паспортов.

Рис. 2. Схема работы с документами абитуриентов и студентов

Рис. 2. Схема работы с документами абитуриентов и студентов.

Система интегрирована с программным комплексом GosInsp, предназначенным для проверки учебных планов на соответствие федеральным государственным стандартам высшего и среднего профессионального образования. В результате учебные планы формируются только в информационной системе вуза, а для проверки соответствия стандартам могут быть открыты в GosInsp прямо из «1С:Университет ПРОФ».

Проект охватил головной вуз, три его филиала и более 70 структурных подразделений. Системой пользуются 9 институтов головного вуза с более чем 50 направлениями подготовки, ведётся более 160 учебных планов за учебный год. В системе работают более 800 пользователей (более 650 в Московском подразделении и более 150 в трёх филиалах). Было заведено 80 унифицированных видов приказов с технологией штрих-кодирования версий приказов с предопределёнными настройками. Систему администрируют 8 человек: 4 в Москве, 4 в филиалах.

4
Особенности и уникальность проекта

При адаптации и внедрении функционального блока планирования учебного процесса был разработан уникальный функционал, который в значительной степени изменяет логику функционального блока. Функционал по подготовке и учёту индивидуальных планов преподавателей и плана кафедры, так же не имеет аналогов в тиражном решении.

В ходе проекта были спроектированы, разработаны и внедрены новые подсистемы и функциональные блоки для решения «1С:Университет ПРОФ»:

  • подсистема «Миграционный учет» — полный комплекс деятельности по миграционному учёту;
  • подсистема «Анкетирование» — подготовка анкетирования по различным вопросам, а также обработка результатов анкетирования непосредственно в «1С:Университет ПРОФ»;
  • подсистема «Договоры на оказание образовательных услуг» предназначена для заключения и сопровождения договоров на образовательные услуги, а также расчёта начислений.
НИТУ «МИСиС» по праву является ведущим техническим универсистетом в России.
Людмила Огородова, зам. министра образования, член наблюдательного совета, в ходе проверки приёмной кампании 12 июля 2017 года.

В системе «1С:Университет ПРОФ» был реализован учёт обучающихся по программам среднего профессионального образования и соответствующий специализированный функционал. Уникальность решения в том, что это было реализовано с преимущественным использованием модели учёта высшего образования вуза, что позволило приблизить бизнес-процессы для разных уровней образования и сделать их более унифицированными.

Разработан уникальный механизм штрихкодирования различных видов документов (приказов, ведомостей, расписок поступающих и других), который позволяет обеспечивать соответствие актуальных сведений в системе и на бумажных носителях. Этот механизм гарантирует, что сведения на учётных документах строгой отчётности соответствуют актуальным изменениям в системе.

Разработана, внедрена и опробована новая экспериментальная схема обмена с Московским социальным реестром (ГУП МСР). Обеспечена возможность импорта данных для обучающихся в автоматизированную систему ГУП МСР.

Отдельно стоит сказать о внедрении функциональных модулей, связанных с приёмом абитуриентов и деятельностью приёмной комиссии. Развитие технологии приёма документов абитуриентов показано на рисунке 3. Реализован двухэтапный механизм приёма документов абитуриентов: первый этап — регистратор осуществляет приём основных данных о поступающем и печатается «Расписка о приеме документов», второй этап — оператор осуществляет внесение остальных данных. Разработан сервис автоматической выгрузки отчёта «Рассчитай свой шанс», реализована интеграция с системой учёта договоров на обучение.

Существенно адаптированы интерфейсные формы анкеты поступающих. В анкету и блок приёма добавлен перечень реквизитов и функционал, аналогов которого нет в тиражном решении: функционал учёта расписания экзаменов и функционал записи на проживание в общежитиях. Документы для предварительной регистрации на поступление абитуриенты могут подать дистанционно как через терминал на территории вуза, так и через личный кабинет на сайте МИСиС. Данные обновляются каждые 15 минут.

Рис. 3. Развитие технологий приёма документов от поступающих.

Рис. 3. Развитие технологий приёма документов от поступающих.

Также был адаптирован функционал личного кабинета поступающего, в котором для поступающих появилась уникальная возможность полного управления поступлением:

  • подача всех типов заявлений в соответствии с порядком приёма (заявление на поступление, согласие на зачисление, апелляции, отзыв заявления и т. д.);
  • удалённая запись на вступительные испытания, выбор даты сдачи и получения направления на экзамены;
  • подача заявления на проживание в общежитии вуза на период сдачи экзаменов и удалённого получения направления в общежитие;
  • получение всех типов документов приёмной и направление в комиссию скан-копий и иных подтверждающих документов.

В личном кабинете и на сайте вуза реализована выгрузка сведений о приёме, которая позволяет в режиме реального времени узнать шансы на поступление, «если бы поступление произошло в данный момент».

Ряд проектных решений, реализованных на проекте в МИСиС, признаны экспертным сообществом как удачные, применимые для других вузов, и рассматриваются для включения в тиражный функционал продукта «1C:Университет ПРОФ».

Проект выполнен в рекордно короткие сроки. Работа по проекту началась в апреле 2015 года, а 22 июня уже был введён в эксплуатацию модуль «Приемная комиссия», а 14 сентября — модуль «Управление студенческим составом» и прекращена эксплуатация прежней АИС. В 2016 году была настроена синхронизация личного кабинета поступающего с «1С:Университет».

5
Результаты проекта

сокращены трудозатраты в подразделениях

25%

ускорено получение отчётности

50%

сокращены операционные и административные расходы

20%

сокращены сроки исполнения оказания услуг

70%

Построена единая информационная система НИТУ «МИСиС», унифицированы процессы управления, обеспечен контроль за бизнес-процессами. С вводом новой системы в эксплуатацию обработка заявок на поступление заметно ускорилась. Абитуриенты регистрируются дистанционно в личном кабинете. Члены приёмной комиссии в своём личном кабинете видят всю картину: не проверенные заявки, принятые и отклонённые. Внедрение электронной очереди позволило формализовать и оптимизировать управление потоком посетителей. В 2017 году впервые приёмная кампания проводилась в единой системе на базе «1С:Университет». Через личный кабинет поступающего было принято 960 заявлений в 2015 году, 1386 — в 2016-м и более 18 000 заявлений — в 2017-м.

Количественные результаты проекта:

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%;
  • ускорение получения управленческой отчётности: 50%;
  • ускорение получения регламентированной отчётности: 50%;
  • снижение объёмов материальных запасов: 10%;
  • сокращение расходов на материальные ресурсы: 10%;
  • сокращение производственных издержек: 15%;
  • сокращение операционных и административных расходов: 20%;
  • сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 70%.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
800
Исполнитель
Инфоком-С
структурных подразделений
70
Февраль 2015 — Февраль 2017
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
30 Ноября 2018
Правительство Мордовии и «1С» заключили соглашение о сотрудничестве в области ИТ

29 ноября в Доме Республики, резиденции Главы Республики Мордовия, Правительства Республики Мордовия, состоялось подписание соглашения о сотрудничестве между Правительством Республики Мордовия и компанией «1С». Подписи под документом поставили Глава Мордовии Владимир Волков и директор фирмы «1С» Борис Нуралиев.

16 Ноября 2018
Правительство Башкортостана заключило соглашение с «1С»

16 ноября 2018 года на Всероссийском IT-форуме «СМАРТ-РЕГИОН 2018» и. о. заместителя премьер-министра Правительства Республики Башкортостан — руководитель аппарата Правительства Республики Башкортостан Илшат Тажитдинов и директор фирмы «1С» Борис Нуралиев подписали соглашение о сотрудничестве в области информационных технологий.