||
Краткое описание проекта

Клинический центр Сеченовского уни­вер­си­те­та со­здал си­сте­му снаб­же­ния ме­ди­ка­мен­та­ми кли­ни­чес­ких боль­ниц. Си­сте­ма со­зда­на на ба­зе ре­ше­ния «1С:Медицина. Боль­нич­ная ап­те­ка». Но­вая си­сте­ма по­мо­гла Кли­ни­чес­ко­му цен­тру уни­вер­си­те­та ор­га­ни­зо­вать опе­ра­тив­ное упра­вле­ние все­ми эта­па­ми за­ку­поч­ной де­я­тель­но­сти — от пла­ни­ро­ва­ния за­ку­пок до по­лу­че­ния ме­ди­ка­мен­тов 100 от­де­ле­ни­я­ми из цен­тра­ли­зо­ван­ной апте­ки. В ре­зуль­та­те на 15% уско­ри­лось фор­ми­ро­ва­ние пла­но­вой по­треб­но­сти от­де­ле­ний в ле­кар­ствен­ных пре­па­ра­тах, уси­лен кон­троль за остат­ка­ми ме­ди­ка­мен­тов на скла­дах, за­ка­зы по­став­щи­кам со­ста­вля­ют­ся втрое бы­стрее, а ра­схо­ды на за­куп­ку ле­карств со­кра­ти­лись на 25%. Кро­ме то­го, в 2 ра­за со­кра­ще­но ко­ли­чес­тво про­во­ди­мых аук­ци­о­нов на за­куп­ку ме­ди­ка­мен­тов и в 10 раз уско­ри­лось фор­ми­ро­ва­ние от­чёт­но­сти для ру­ко­вод­ства.

Первый Московский государственный медицинский университет им. И.М. Сеченова
Заказчик

Клинический центр пер­во­го Московского го­су­дар­ствен­но­го ме­ди­цин­ско­го уни­вер­си­те­та им. И. М. Сеченова еже­год­но обес­пе­чи­ва­ет ле­че­ни­ем свы­ше 60 ты­сяч ста­ци­о­нар­ных и око­ло 500 ты­сяч ам­бу­ла­тор­ных па­ци­ен­тов. Ме­ди­цин­ская по­мощь ока­зы­ва­ет­ся в 6 мно­го­про­филь­ных уни­вер­си­тет­ских кли­ни­чес­ких боль­ни­цах и 2 цен­трах. Все­го в кли­ни­чес­ком цен­тре ра­бо­та­ет свы­ше 5000 со­труд­ни­ков, в том чи­сле бо­лее 1000 вра­чей и 1500 мед­сес­тёр. Кли­ни­чес­кий центр обла­да­ет ма­кси­маль­ной ко­еч­ной мощ­но­стью сре­ди фе­де­раль­ных ЛПУ РФ.

1
Цели и задачи проекта

Основные цели проекта:

  • оптимизация расходов на закупку лекарственных препаратов;
  • сокращение количества проводимых аукционов на закупку медикаментов;
  • сокращение трудозатрат на планирование обеспечения медикаментами, закупочные процедуры и процесс обработки плановых требований подразделений на склад аптеки;
  • сокращение времени на формирование аналитических отчётов по закупкам.

Задачи проекта:

  • предоставление руководству клинического центра и всем участникам процесса обеспечения медикаментами оперативной и достоверной информации обо всех этапах планирования закупок, закупочных процедур и движения аптечных товаров между подразделениями;
  • унификация и стандартизация процесса планирования клиниками потребностей в медикаментах на следующий финансовый год;
  • унификация процессов снабжения, начиная от формирования спецификаций к договорам на основании заявки на закупку и заканчивая формированием требований отделений на основании информации о поступивших товарах в аптеку для конкретного отделения;
  • вовлечение ответственных лиц клиник в процесс контроля на каждом этапе закупочных процедур и распределения медикаментов в рамках заявленной потребности, информирование подразделений о сроках и объёмах поставок, а также о финансовых лимитах на закупку медикаментов по разным источникам финансирования;
  • внедрение штрихкодирования упаковок для минимизации ошибок при выдаче медикаментов из аптеки в отделения.
2
Ситуация до старта проекта

Заявочная кампания по планированию снабжения медикаментами университетских больниц до начала проекта выглядела следующим образом. Годовые потребности отделений на будущий финансовый год сотрудники больниц формировали практически вручную или в разрозненных табличных документах. Унифицированная форма сбора потребностей отсутствовала, что делало невозможным консолидацию в общую потребность клинического центра. Потребности каждого подразделения никак не сопоставлялись с лимитами бюджетов по каждому источнику финансирования. Отсутствовал единый формулярный перечень закупаемых препаратов, что приводило к включению в заявку на закупку неограниченного перечня номенклатуры, зачастую одинаковых препаратов разных производителей. 

Потребности отделений поступали в отдел закупок, и приобретение медикаментов осуществлялось по каждому отделению, без объединения в единый план закупок клинического центра. Причина этого — большие сложности с группировкой номенклатуры по международному непатентованному названию и формам выпуска препаратов при объединении нескольких заявок подразделений в одну закупку. В конечном итоге на оформление заявок на закупку по каждой группе номенклатуры уходило много времени. 

Такая организация процесса позволила получить эффект масштаба и оптимизировать затраты на медикаменты в целом по клиническому центру.

Также возникали трудности контроля объёма закупленной номенклатуры по отношению к общему объёму уже заказанной номенклатуры, возникали ошибки при распределении закупленных препаратов по отделениям, подразделения информировались о сроках и объёме поставок только по телефону. Часто возникали ситуации дефицита товаров, и наоборот, некоторые позиции медикаментов залёживались на складе, истекали сроки годности.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Комплексная система снабжения медикаментами клинического центра Московского государственного медицинского университета им. И. М. Сеченова построена на базе решения «1С:Медицина. Больничная аптека». Наиболее важные из возможностей системы:

  • планирование закупок товаров аптечного ассортимента, в том числе сбор заявок от медицинских отделений и консолидация в общую потребность клинического центра и общего плана-графика закупок;
  • формирование лота плана-графика закупок и спецификации к договору на основании заявки на закупку, когда уже на этапе оформления спецификации к договорам видно, какому отделению сколько необходимо отпустить препаратов (сложность в том, что в заявке на закупку может быть указан один препарат, а в спецификации — его аналог, и при формировании спецификации необходимо установить соответствие номенклатуры заявки и номенклатуры спецификации);
  • формирование заказа поставщику и контроль поступления товара на основании спецификации к договору, что позволяет на этапе поступления видеть, для какого отделения получен препарат и сразу формировать распределение по отделениям, поэтому все медикаменты на складе аптеки уже зарезервированы под потребности конкретного подразделения;
  • формирование требований отделений с учётом товаров, поступивших в аптеку для данного отделения;
  • контроль процессов снабжения, по каким препаратам из плановой потребности уже оформлены заявки на закупку, заключён договор, оформлен заказ, какие препараты скоро поступят на склад аптеки, а какие уже поступили (сотрудники отделений могут заранее понять, что в потребности они указали недостаточное количество препарата и заблаговременно оформить изменение плана закупок, а сотрудники склада, осуществляющие сбор товара по требованиям, могут контролировать поступление препарата для оформившего требование отделения);
  • ограничение переченя закупаемых медикаментов, документ разработан с участием клинических фармакологов больниц и утверждён руководством клинического центра;
  • контроль целесообразности закупки, возможность сравнивать потребность подразделения со статистикой расхода в предыдущем плановом периоде;
  • возможность анализировать остатки на складе аптеки и сокращать количество медикаментов к закупке с учётом остатков на складе;
  • использование штрихкодирования медикаментов и расходных медицинских материалов.

В результате автоматизации организация лекарственного обеспечения университетских больниц претерпела существенные изменения (см. рисунок).

Схема снабжения медикаментами университетских больниц после реализации проекта

Схема снабжения медикаментами университетских больниц после реализации проекта

Комплексная система снабжения медикаментами обеспечивает снабжение всех лечебно-диагностических подразделений — это 6 многопрофильных университетских клинических больниц и 2 медицинских центра (более 100 стационарных отделений). Автоматизировано около 200 рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта

Централизованная аптека является снабжающей структурой для нескольких крупных больниц, что накладывает отпечаток на организацию всего процесса обеспечения: ответственность за формирование и изменение потребности (годовой и оперативной) каждой больницы возложена на руководство клиник, но консолидация потребности, сопоставление с запасами на складе, оптимизация закупочных процедур и поддержание необходимого уровня запасов в рамках заявленной потребности централизованы на уровне снабжающего центра. Именно такая организация процесса позволила получить эффект масштаба и оптимизировать затраты на медикаменты в целом по клиническому центру, а также позволила сократить трудозатраты на планирование и обеспечение медикаментами. При этом качество процесса вышло на совершенно новый уровень: больницы полностью информированы обо всех этапах закупки, могут оперативно регулировать плановые потребности под реальную структуру заболеваемости, а также оперативно управлять снабжением в рамках своих бюджетов и формулярного перечня.

5
Результаты проекта

уско­ри­лось фор­ми­ро­ва­ние пла­но­вой по­треб­но­сти в ле­кар­ствах

15%

за­ка­зы по­став­щи­кам со­ста­вля­ют­ся бы­стрее

×3

со­кра­ти­лись ра­схо­ды на за­куп­ку ле­карств

25%

уско­ри­лось фор­ми­ро­ва­ние от­чёт­но­сти для ру­ко­вод­ства

×10

Главный результат проекта — автоматизация всех этапов процесса снабжения медикаментами и расходными медицинскими материалами: планирование закупок отделениями, закупочные процедуры, распределение по отделениям поступивших на склад медикаментов, заказ и получение медикаментов отделениями из аптеки. В результате выполнения проекта удалось достичь следующих показателей:

  • сокращение до 25% расходов клинического центра на лекарства;
  • снижение на 15% временных затрат на формирование плановой потребности;
  • снижение в 3 раза трудозатрат сотрудников аптеки на обработку требований подразделений;
  • снижение в 2 раза трудозатрат провизоров на сбор товара по требованиям подразделений;
  • ускорение в 10 раз формирования отчётности для руководства и многократное повышение её достоверности;
  • сокращение в 2 раза количества проводимых аукционов на закупку медикаментов.

Таким образом, автоматизация бизнес-процессов снабжения медикаментами в централизованной аптеке и университетских клиниках позволяет достоверно и быстро оценивать рациональность использования материальных ресурсов, принимать обоснованные решения по их оптимизации и перенаправлении финансовых потоков в рамках лечебно-диагностического процесса университетских клинических больниц.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
200
Функциональная область
Управление логистикой и складом
Июль 2016 — Декабрь 2017
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
начальник управления организационного обеспечения и контроля качества медицинской деятельности Клинического центра Первого МГМУ им. И. М. Сеченова
Екатерина Реброва
После внедрения «1С:Медицина. Больничная аптека» схема лекарственного снабжения университетских больниц стала гораздо проще и эффективнее. Нам удалось сократить на лекарства за 5 лет до 25%. Мы получили возможность достоверно и быстро оценивать рациональность использования материальных ресурсов. Одно из преимуществ созданной системы — это возможность её развития. В ближайшем будущем мы планируем запустить в работу персонифицированный лекарственный учёт. Это будет возможно с помощью индивидуального комплектования медикаментов роботом и идентификационных браслетов пациентов.
Новости
30 Ноября 2018
Правительство Мордовии и «1С» заключили соглашение о сотрудничестве в области ИТ

29 ноября в Доме Республики, резиденции Главы Республики Мордовия, Правительства Республики Мордовия, состоялось подписание соглашения о сотрудничестве между Правительством Республики Мордовия и компанией «1С». Подписи под документом поставили Глава Мордовии Владимир Волков и директор фирмы «1С» Борис Нуралиев.

16 Ноября 2018
Правительство Башкортостана заключило соглашение с «1С»

16 ноября 2018 года на Всероссийском IT-форуме «СМАРТ-РЕГИОН 2018» и. о. заместителя премьер-министра Правительства Республики Башкортостан — руководитель аппарата Правительства Республики Башкортостан Илшат Тажитдинов и директор фирмы «1С» Борис Нуралиев подписали соглашение о сотрудничестве в области информационных технологий.