Клинический центр Сеченовского университета создал систему снабжения медикаментами клинических больниц. Система создана на базе решения «1С:Медицина. Больничная аптека». Новая система помогла Клиническому центру университета организовать оперативное управление всеми этапами закупочной деятельности — от планирования закупок до получения медикаментов 100 отделениями из централизованной аптеки. В результате на 15% ускорилось формирование плановой потребности отделений в лекарственных препаратах, усилен контроль за остатками медикаментов на складах, заказы поставщикам составляются втрое быстрее, а расходы на закупку лекарств сократились на 25%. Кроме того, в 2 раза сокращено количество проводимых аукционов на закупку медикаментов и в 10 раз ускорилось формирование отчётности для руководства.
Клинический центр первого Московского государственного медицинского университета им. И. М. Сеченова ежегодно обеспечивает лечением свыше 60 тысяч стационарных и около 500 тысяч амбулаторных пациентов. Медицинская помощь оказывается в 6 многопрофильных университетских клинических больницах и 2 центрах. Всего в клиническом центре работает свыше 5000 сотрудников, в том числе более 1000 врачей и 1500 медсестёр. Клинический центр обладает максимальной коечной мощностью среди федеральных ЛПУ РФ.
Основные цели проекта:
- оптимизация расходов на закупку лекарственных препаратов;
- сокращение количества проводимых аукционов на закупку медикаментов;
- сокращение трудозатрат на планирование обеспечения медикаментами, закупочные процедуры и процесс обработки плановых требований подразделений на склад аптеки;
- сокращение времени на формирование аналитических отчётов по закупкам.
Задачи проекта:
- предоставление руководству клинического центра и всем участникам процесса обеспечения медикаментами оперативной и достоверной информации обо всех этапах планирования закупок, закупочных процедур и движения аптечных товаров между подразделениями;
- унификация и стандартизация процесса планирования клиниками потребностей в медикаментах на следующий финансовый год;
- унификация процессов снабжения, начиная от формирования спецификаций к договорам на основании заявки на закупку и заканчивая формированием требований отделений на основании информации о поступивших товарах в аптеку для конкретного отделения;
- вовлечение ответственных лиц клиник в процесс контроля на каждом этапе закупочных процедур и распределения медикаментов в рамках заявленной потребности, информирование подразделений о сроках и объёмах поставок, а также о финансовых лимитах на закупку медикаментов по разным источникам финансирования;
- внедрение штрихкодирования упаковок для минимизации ошибок при выдаче медикаментов из аптеки в отделения.
Заявочная кампания по планированию снабжения медикаментами университетских больниц до начала проекта выглядела следующим образом. Годовые потребности отделений на будущий финансовый год сотрудники больниц формировали практически вручную или в разрозненных табличных документах. Унифицированная форма сбора потребностей отсутствовала, что делало невозможным консолидацию в общую потребность клинического центра. Потребности каждого подразделения никак не сопоставлялись с лимитами бюджетов по каждому источнику финансирования. Отсутствовал единый формулярный перечень закупаемых препаратов, что приводило к включению в заявку на закупку неограниченного перечня номенклатуры, зачастую одинаковых препаратов разных производителей.
Потребности отделений поступали в отдел закупок, и приобретение медикаментов осуществлялось по каждому отделению, без объединения в единый план закупок клинического центра. Причина этого — большие сложности с группировкой номенклатуры по международному непатентованному названию и формам выпуска препаратов при объединении нескольких заявок подразделений в одну закупку. В конечном итоге на оформление заявок на закупку по каждой группе номенклатуры уходило много времени.
Также возникали трудности контроля объёма закупленной номенклатуры по отношению к общему объёму уже заказанной номенклатуры, возникали ошибки при распределении закупленных препаратов по отделениям, подразделения информировались о сроках и объёме поставок только по телефону. Часто возникали ситуации дефицита товаров, и наоборот, некоторые позиции медикаментов залёживались на складе, истекали сроки годности.
Комплексная система снабжения медикаментами клинического центра Московского государственного медицинского университета им. И. М. Сеченова построена на базе решения «1С:Медицина. Больничная аптека». Наиболее важные из возможностей системы:
- планирование закупок товаров аптечного ассортимента, в том числе сбор заявок от медицинских отделений и консолидация в общую потребность клинического центра и общего плана-графика закупок;
- формирование лота плана-графика закупок и спецификации к договору на основании заявки на закупку, когда уже на этапе оформления спецификации к договорам видно, какому отделению сколько необходимо отпустить препаратов (сложность в том, что в заявке на закупку может быть указан один препарат, а в спецификации — его аналог, и при формировании спецификации необходимо установить соответствие номенклатуры заявки и номенклатуры спецификации);
- формирование заказа поставщику и контроль поступления товара на основании спецификации к договору, что позволяет на этапе поступления видеть, для какого отделения получен препарат и сразу формировать распределение по отделениям, поэтому все медикаменты на складе аптеки уже зарезервированы под потребности конкретного подразделения;
- формирование требований отделений с учётом товаров, поступивших в аптеку для данного отделения;
- контроль процессов снабжения, по каким препаратам из плановой потребности уже оформлены заявки на закупку, заключён договор, оформлен заказ, какие препараты скоро поступят на склад аптеки, а какие уже поступили (сотрудники отделений могут заранее понять, что в потребности они указали недостаточное количество препарата и заблаговременно оформить изменение плана закупок, а сотрудники склада, осуществляющие сбор товара по требованиям, могут контролировать поступление препарата для оформившего требование отделения);
- ограничение переченя закупаемых медикаментов, документ разработан с участием клинических фармакологов больниц и утверждён руководством клинического центра;
- контроль целесообразности закупки, возможность сравнивать потребность подразделения со статистикой расхода в предыдущем плановом периоде;
- возможность анализировать остатки на складе аптеки и сокращать количество медикаментов к закупке с учётом остатков на складе;
- использование штрихкодирования медикаментов и расходных медицинских материалов.
В результате автоматизации организация лекарственного обеспечения университетских больниц претерпела существенные изменения (см. рисунок).
Схема снабжения медикаментами университетских больниц после реализации проекта
Комплексная система снабжения медикаментами обеспечивает снабжение всех лечебно-диагностических подразделений — это 6 многопрофильных университетских клинических больниц и 2 медицинских центра (более 100 стационарных отделений). Автоматизировано около 200 рабочих мест.
Централизованная аптека является снабжающей структурой для нескольких крупных больниц, что накладывает отпечаток на организацию всего процесса обеспечения: ответственность за формирование и изменение потребности (годовой и оперативной) каждой больницы возложена на руководство клиник, но консолидация потребности, сопоставление с запасами на складе, оптимизация закупочных процедур и поддержание необходимого уровня запасов в рамках заявленной потребности централизованы на уровне снабжающего центра. Именно такая организация процесса позволила получить эффект масштаба и оптимизировать затраты на медикаменты в целом по клиническому центру, а также позволила сократить трудозатраты на планирование и обеспечение медикаментами. При этом качество процесса вышло на совершенно новый уровень: больницы полностью информированы обо всех этапах закупки, могут оперативно регулировать плановые потребности под реальную структуру заболеваемости, а также оперативно управлять снабжением в рамках своих бюджетов и формулярного перечня.
ускорилось формирование плановой потребности в лекарствах
заказы поставщикам составляются быстрее
сократились расходы на закупку лекарств
ускорилось формирование отчётности для руководства
Главный результат проекта — автоматизация всех этапов процесса снабжения медикаментами и расходными медицинскими материалами: планирование закупок отделениями, закупочные процедуры, распределение по отделениям поступивших на склад медикаментов, заказ и получение медикаментов отделениями из аптеки. В результате выполнения проекта удалось достичь следующих показателей:
- сокращение до 25% расходов клинического центра на лекарства;
- снижение на 15% временных затрат на формирование плановой потребности;
- снижение в 3 раза трудозатрат сотрудников аптеки на обработку требований подразделений;
- снижение в 2 раза трудозатрат провизоров на сбор товара по требованиям подразделений;
- ускорение в 10 раз формирования отчётности для руководства и многократное повышение её достоверности;
- сокращение в 2 раза количества проводимых аукционов на закупку медикаментов.
Таким образом, автоматизация бизнес-процессов снабжения медикаментами в централизованной аптеке и университетских клиниках позволяет достоверно и быстро оценивать рациональность использования материальных ресурсов, принимать обоснованные решения по их оптимизации и перенаправлении финансовых потоков в рамках лечебно-диагностического процесса университетских клинических больниц.
