||
Краткое описание проекта

Авиакомпания «НордСтар» внедрила систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». В кратчайшие сроки был проведен аудит и все необходимые мероприятия по сбору информации для внедрения автоматизированной системы. Организовано структурированное электронное хранилище документов и файлов. Настроена бесшовная интеграция с «1С:ERP Управление предприятием 2». Разработаны механизмы, позволяющие при минимальном участии пользователей запускать процессы, связанные с договорной работой, закупочной деятельностью и другие. Реализован принцип максимального сохранения типовой конфигурации системы «1С:Документооборот». В результате реализации проекта документы согласовываются в 2 раза быстрее, а закупочная процедура занимает не 30, а 20 дней.

Авиакомпания «НордСтар»
Заказчик

Авиакомпания НордСтар (NordStar Airlines) — одна из 15 крупнейших авиакомпаний России по данным Росавиации (пассажирооборот более 1,25 млн человек в год). Выполняет внутренние и международные пассажирские авиаперевозки. Является основным авиаперевозчиком Красноярского края и связывая крупные города края с городами соседних регионов. Включена в реестр операторов IOSA (IATA Operational Safety Audit). Входит в группу компаний ПАО «ГМК «Норильский никель».

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Автоматизировать документооборот в компании.
  2. Ускорить поиск документов.
  3. Упростить процессы согласования документов.
  4. Сократить затраты на канцелярские расходы и оплату труда.

Задачи проекта:

  1. Организовать структурированное электронное хранилище документов и файлов.
  2. Повысить качество работы с документами, относящимися к блоку договорной работы.
  3. Сократить длительность и трудоемкость автоматизации прочих процессов, связанных с бумажной документацией.
2
Ситуация до старта проекта

В связи с постоянным ростом объемов перевозок, географии полетов и прочих факторов, влияющих на работу авиакомпании, увеличивалась сложность и трудоемкость таких блоков, как договорная работа и закупочная деятельность. На основании этого, руководство компании приняло решение по созданию единого информационного пространства, состоящего из системы электронного документооборота и ERP-системы.

Специалисты компании проанализировали опыт внедрения системы электронного документооборота других крупных отечественных авиаперевозчиков. Выбор в пользу «1С:Документооборот» обусловлен простотой внедрения, масштабируемостью, возможностью интеграции с системой «1С:ERP Управление предприятием».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота (СЭД) построена на базе решения «1С:Документооборот». На первом этапе внедрения была поставлена задача, используя максимально типовые решения в «1С:Документооборот» преобразовать работу финансового, договорного и закупочного блоков компании, для достижения максимума прозрачности и эффективности работы по процессам.

Требовалось выстроить цепочку, которая в типовом случае выглядела следующим образом:

создание заказа в ERP-системе → проведение закупочной процедуры в СЭД → подготовка и заключение договора в СЭД → создание заявки на расходование денежных средств в ERP-системе.

Так как до начала внедрения в компании уже эксплуатировалась ERP-система, то главной задачей являлось внедрение СЭД, автоматизация требуемых процессов и связь их с ERP-системой.

Проект состоял из 5 этапов:

  1. Уточнение требований и формирование технического задания. В рамках этого этапа было проведено предварительное обследование. Проанализированы особенности, составлены описания бизнес-процессов в нотации EPC (13 из них связаны с договорной работой):
  • движение договора,
  • выбор контрагента,
  • проверка благонадежности контрагента,
  • инициация договора,
  • подготовка проекта договора,
  • составление протокола разногласий,
  • согласование договора,
  • определение порядка согласования,
  • запуск согласования,
  • рассмотрение договора согласующими,
  • корпоративное одобрение,
  • урегулирование разногласий,
  • подписание договора.

Кроме того, был составлен протокол требований к функционалу системы, а также нотации BPMN (2 из них связаны с закупочной деятельностью).

  1.  Внедрение и настройка прототипа системы. Произведена установка программного обеспечения. После установки конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» на сервер и развертывания системы было выполнено функциональное тестирование.
  2. Перенос информационной базы. Выполнена загрузка исторических данных из «1С:ERP Управление предприятием» и создана единая система хранения документов.
  3. Настройка интеграции с «1С:ERP Управление предприятием». Выполнены работы по настройке синхронизации и настройке бесшовной интеграции для типовых конфигураций «1С:Документооборот» 2.1.х и «1С:ERP» 2.х и их адаптации к бизнес-процессам.
  4. Запуск системы в эксплуатацию и одновременно с этим разработка различных функциональных модулей по методологии «SCRUM». Пользователи на каждом этапе пользовались теми функциями, которые были доступны в системе. Последовательность разработки:
  • ввод и согласование новых контрагентов,
  • правоустанавливающие документы контрагентов,
  • согласование договоров,
  • согласование изменений к договорам,
  • корпоративное одобрение,
  • протоколы разногласий,
  • проверка благонадежности контрагентов,
  • закупочная процедура.

Ris-Nordstar.jpg

Схема архитектуры системы

По оценке специалистов авиакомпании, после завершения первого этапа внедрения в СЭД ежедневно должны были работать порядка 50 пользователей, при общем количестве пользователей около 500 человек.

На сегодняшний день система охватывает 150 рабочих мест. Заведено 500 пользователей.

Всего автоматизирован:

  • 21 бизнес-процесс,
  • 91 вид документов,
  • 24 шаблона процессов.

Общее количество документов в системе – около 7100, количество новых документов – 800 в месяц.

Организовано структурированное электронное хранилище документов и файлов. Из ранее имевшихся систем были перенесены все контрагенты. В настоящий момент их количество составляет 3321. Также загружена структура предприятия, пользователи, статьи движения денежных средств, банковские счета, валюты и контактные лица. Документы, файлы и т.п. из сторонних систем не переносились.

4
Особенности и уникальность проекта

Одним из наиболее существенных и уникальных параметров проекта стала скорость запуска системы в эксплуатацию, при скромном (для внедрений подобного масштаба) объеме располагаемых ресурсов, как трудовых, так и материальных. С момента сдачи автоматизированной системы в эксплуатацию прошло чуть больше месяца.

Вторым уникальным фактором являлось то, что система должна оставаться максимально типовой. В случаях, когда требования пользователей-заказчиков невозможно было реализовать в коробочной версии системы, принимались решения об изменении бизнес-процесса, для его приведения в соответствие с возможностями штатной конфигурации «1С:Документооборот». В результате, к моменту окончания первого этапа внедрения, в конфигурацию было внесено всего 10 доработок, большей частью относящихся к вопросам интеграции систем.

Третьим фактором стоит выделить интеграцию «1С:Документооборот» с системой «1С:ERP Управление предприятем». Была достигнута не только стратегическая цель создания единого информационного пространства между системами, но и реализованы некоторые функции, значительно повышающие удобство пользователей. К ним можно отнести следующие:

  • механизм автоматического создания договоров в «1С:ERP Управление предприятием» после появления определенного бизнес-события;
  • функция доменной аутентификации для всех пользователе как в «1С:ERP Управление предприятием», так и в «1С:Документооборот». 

К четвертому фактору стоит отнести автоматизацию закупочной процедуры штатными средствами и полное исключение из нее каких-либо бумажных документов. Закупочная процедура —  сложный комплексный процесс, состоящий из порядка 30 задач, десятка условий, 13 карточек документов, в которых содержится 9 автозаполняемых документов.  В некоторых документах более 30 автозаполняемых полей, 26 из них — сложные скрипты, такие как, например, получение регистрационного номера документа, входящего в комплект документа, с которым установлена связь. А также 2 дополнительных сложных обработчика бизнес-событий, выполняющих автоподписание и авторегистрацию различных документов, входящих в состав карточек комплектов,  автоматическое перезаполнение автозаполняемых документов, при определенных событиях.

Помимо вышеуказанных факторов, делающих данный проект уникальным, в ходе реализации было несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Важной особенностью стало то, что во время реализации проекта внедрения, главным акционером авиакомпании, компанией «Норникель», было принято решение о введении в действие нового положения по договорной работе, значительно изменяющего стандарты договорной работы внутри авиакомпании. Так как к моменту утверждения нового положения некоторые бизнес-процессы были уже описаны и запущены, то первоочередной задачей команды внедрения стала не только перенастройка процесса, но и обучение пользователей работе по новым стандартам. В результате, обучение пользователей стало значительно более комплексным, не только показывающим особенности работы в системе, но и рассказывающем о новых правилах работы в компании.

5
Результаты проекта

Ускорение согласования договоров

x2

Ускорение закупочной процедуры

x1,5

В результате внедрения «1С:Документооборот», ее синхронизации и интеграции с «1С:ERP Управление предприятием» в авиакомпании:

  1. Снизились сроки движения документов по процессам (усредненные значения):
  • согласование договоров —  с 20 до 10 дней;
  • закупочная процедура —  с 30 до 20 дней (сбор и подготовка документов для тендера на 4 дня, согласование на 6 дней).
  1. Повышено качество работы с договорными документами:
  • благодаря использованию типовых договоров уменьшилось количество ошибок, связанных с подготовкой договоров, а также значительно сократились сроки согласования договоров;
  • автоматическая маршрутизация снизила количество нарушений требований документированных процедур к ходу процессов;
  • единая система хранения и настройка прав доступа помогли предотвратить ошибки, связанные с перерегистрацией документов, во много раз сократила трудозатраты на ручной сбор финального документа из множества редакций, направленных на согласование (благодаря функции совместного редактирования документов).
  1. Улучшена защита информации от утери при хранении и движении документов по процессам (автоматическое добавление скан-копий в хранилище, автосохранение версий документов и ответственных за изменения, возможность контроля стадий и трудозатрат при коллективной работе с документами), и доступ к документам (возможность удаленного доступа, доступ к документам любого сотрудника в случае его отсутствия на рабочем месте, унификация оформления).
  2. Сокращение сроков поиска и подбора документов для контролирующих органов (включая головного акционера, контролирующего работу авиакомпании, суды, ФНС и другие), сокращение сроков обработки первичных документов (от поступления документа в организацию до принятия решения по нему), настроены автоматические отчеты для всех заинтересованных лиц (как представителей менеджмента компании, так и сторонних организаций).
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
150
1С-КПД
Апрель 2017 —
Центральный федеральный округ РФ
Сибирский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Ведущий специалист финансово-экономического департамента авиакомпании «НордСтар»
Алексей Семенов
Внедрение системы «1С:Документооборот»и ее интеграция с «1С:ERP Управление предприятием» позволили создать единое информационное пространство, в котором каждое заинтересованное лицо может проследить путь всех документов для любого товара или услуги: от служебной записки или заказа поставщику, через проведение закупочной процедуры, подготовку, согласование и заключение договора, до получения денежных средств или оплаты по счету.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
27 Декабря 2019
МИС Тюменской области на базе «1С:Медицина» получила аттестат ФСТЭК о соответствии требованиям ФЗ-152 «О персональных данных»

Ресурсный центр «1С-Медицина-Регион» сообщает о том, что Государственная информационная система управления ресурсами медицинских организаций Тюменской области (ИС УРМО ТО), созданная на базе программных продуктов линейки «1С:Медицина» и защищённого программного комплекса «1С:Предприятие 8.3z», прошла процедуру аттестации ФСТЭК и признана соответствующей требованиям нормативной документации по информационной безопасности.

25 Декабря 2019
Поддержка системы маркировки и прослеживания движения лекарственных препаратов в решениях 1С

Опубликованы материалы семинара "Поддержка системы маркировки и прослеживания движения лекарственных препаратов в решениях 1С", прошедших в 1С:Лектории 18 декабря 2019 года.