Авиакомпания «НордСтар» внедрила систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». В кратчайшие сроки был проведен аудит и все необходимые мероприятия по сбору информации для внедрения автоматизированной системы. Организовано структурированное электронное хранилище документов и файлов. Настроена бесшовная интеграция с «1С:ERP Управление предприятием 2». Разработаны механизмы, позволяющие при минимальном участии пользователей запускать процессы, связанные с договорной работой, закупочной деятельностью и другие. Реализован принцип максимального сохранения типовой конфигурации системы «1С:Документооборот». В результате реализации проекта документы согласовываются в 2 раза быстрее, а закупочная процедура занимает не 30, а 20 дней.
Авиакомпания НордСтар (NordStar Airlines) — одна из 15 крупнейших авиакомпаний России по данным Росавиации (пассажирооборот более 1,25 млн человек в год). Выполняет внутренние и международные пассажирские авиаперевозки. Является основным авиаперевозчиком Красноярского края и связывая крупные города края с городами соседних регионов. Включена в реестр операторов IOSA (IATA Operational Safety Audit). Входит в группу компаний ПАО «ГМК «Норильский никель».
Цели проекта:
- Автоматизировать документооборот в компании.
- Ускорить поиск документов.
- Упростить процессы согласования документов.
- Сократить затраты на канцелярские расходы и оплату труда.
Задачи проекта:
- Организовать структурированное электронное хранилище документов и файлов.
- Повысить качество работы с документами, относящимися к блоку договорной работы.
- Сократить длительность и трудоемкость автоматизации прочих процессов, связанных с бумажной документацией.
В связи с постоянным ростом объемов перевозок, географии полетов и прочих факторов, влияющих на работу авиакомпании, увеличивалась сложность и трудоемкость таких блоков, как договорная работа и закупочная деятельность. На основании этого, руководство компании приняло решение по созданию единого информационного пространства, состоящего из системы электронного документооборота и ERP-системы.
Специалисты компании проанализировали опыт внедрения системы электронного документооборота других крупных отечественных авиаперевозчиков. Выбор в пользу «1С:Документооборот» обусловлен простотой внедрения, масштабируемостью, возможностью интеграции с системой «1С:ERP Управление предприятием».
Система электронного документооборота (СЭД) построена на базе решения «1С:Документооборот». На первом этапе внедрения была поставлена задача, используя максимально типовые решения в «1С:Документооборот» преобразовать работу финансового, договорного и закупочного блоков компании, для достижения максимума прозрачности и эффективности работы по процессам.
Требовалось выстроить цепочку, которая в типовом случае выглядела следующим образом:
создание заказа в ERP-системе → проведение закупочной процедуры в СЭД → подготовка и заключение договора в СЭД → создание заявки на расходование денежных средств в ERP-системе.
Так как до начала внедрения в компании уже эксплуатировалась ERP-система, то главной задачей являлось внедрение СЭД, автоматизация требуемых процессов и связь их с ERP-системой.
Проект состоял из 5 этапов:
- Уточнение требований и формирование технического задания. В рамках этого этапа было проведено предварительное обследование. Проанализированы особенности, составлены описания бизнес-процессов в нотации EPC (13 из них связаны с договорной работой):
- движение договора,
- выбор контрагента,
- проверка благонадежности контрагента,
- инициация договора,
- подготовка проекта договора,
- составление протокола разногласий,
- согласование договора,
- определение порядка согласования,
- запуск согласования,
- рассмотрение договора согласующими,
- корпоративное одобрение,
- урегулирование разногласий,
- подписание договора.
Кроме того, был составлен протокол требований к функционалу системы, а также нотации BPMN (2 из них связаны с закупочной деятельностью).
- Внедрение и настройка прототипа системы. Произведена установка программного обеспечения. После установки конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» на сервер и развертывания системы было выполнено функциональное тестирование.
- Перенос информационной базы. Выполнена загрузка исторических данных из «1С:ERP Управление предприятием» и создана единая система хранения документов.
- Настройка интеграции с «1С:ERP Управление предприятием». Выполнены работы по настройке синхронизации и настройке бесшовной интеграции для типовых конфигураций «1С:Документооборот» 2.1.х и «1С:ERP» 2.х и их адаптации к бизнес-процессам.
- Запуск системы в эксплуатацию и одновременно с этим разработка различных функциональных модулей по методологии «SCRUM». Пользователи на каждом этапе пользовались теми функциями, которые были доступны в системе. Последовательность разработки:
- ввод и согласование новых контрагентов,
- правоустанавливающие документы контрагентов,
- согласование договоров,
- согласование изменений к договорам,
- корпоративное одобрение,
- протоколы разногласий,
- проверка благонадежности контрагентов,
- закупочная процедура.
Схема архитектуры системы
По оценке специалистов авиакомпании, после завершения первого этапа внедрения в СЭД ежедневно должны были работать порядка 50 пользователей, при общем количестве пользователей около 500 человек.
На сегодняшний день система охватывает 150 рабочих мест. Заведено 500 пользователей.
Всего автоматизирован:
- 21 бизнес-процесс,
- 91 вид документов,
- 24 шаблона процессов.
Общее количество документов в системе – около 7100, количество новых документов – 800 в месяц.
Организовано структурированное электронное хранилище документов и файлов. Из ранее имевшихся систем были перенесены все контрагенты. В настоящий момент их количество составляет 3321. Также загружена структура предприятия, пользователи, статьи движения денежных средств, банковские счета, валюты и контактные лица. Документы, файлы и т.п. из сторонних систем не переносились.
Одним из наиболее существенных и уникальных параметров проекта стала скорость запуска системы в эксплуатацию, при скромном (для внедрений подобного масштаба) объеме располагаемых ресурсов, как трудовых, так и материальных. С момента сдачи автоматизированной системы в эксплуатацию прошло чуть больше месяца.
Вторым уникальным фактором являлось то, что система должна оставаться максимально типовой. В случаях, когда требования пользователей-заказчиков невозможно было реализовать в коробочной версии системы, принимались решения об изменении бизнес-процесса, для его приведения в соответствие с возможностями штатной конфигурации «1С:Документооборот». В результате, к моменту окончания первого этапа внедрения, в конфигурацию было внесено всего 10 доработок, большей частью относящихся к вопросам интеграции систем.
Третьим фактором стоит выделить интеграцию «1С:Документооборот» с системой «1С:ERP Управление предприятем». Была достигнута не только стратегическая цель создания единого информационного пространства между системами, но и реализованы некоторые функции, значительно повышающие удобство пользователей. К ним можно отнести следующие:
- механизм автоматического создания договоров в «1С:ERP Управление предприятием» после появления определенного бизнес-события;
- функция доменной аутентификации для всех пользователе как в «1С:ERP Управление предприятием», так и в «1С:Документооборот».
К четвертому фактору стоит отнести автоматизацию закупочной процедуры штатными средствами и полное исключение из нее каких-либо бумажных документов. Закупочная процедура — сложный комплексный процесс, состоящий из порядка 30 задач, десятка условий, 13 карточек документов, в которых содержится 9 автозаполняемых документов. В некоторых документах более 30 автозаполняемых полей, 26 из них — сложные скрипты, такие как, например, получение регистрационного номера документа, входящего в комплект документа, с которым установлена связь. А также 2 дополнительных сложных обработчика бизнес-событий, выполняющих автоподписание и авторегистрацию различных документов, входящих в состав карточек комплектов, автоматическое перезаполнение автозаполняемых документов, при определенных событиях.
Помимо вышеуказанных факторов, делающих данный проект уникальным, в ходе реализации было несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Важной особенностью стало то, что во время реализации проекта внедрения, главным акционером авиакомпании, компанией «Норникель», было принято решение о введении в действие нового положения по договорной работе, значительно изменяющего стандарты договорной работы внутри авиакомпании. Так как к моменту утверждения нового положения некоторые бизнес-процессы были уже описаны и запущены, то первоочередной задачей команды внедрения стала не только перенастройка процесса, но и обучение пользователей работе по новым стандартам. В результате, обучение пользователей стало значительно более комплексным, не только показывающим особенности работы в системе, но и рассказывающем о новых правилах работы в компании.
Ускорение согласования договоров
Ускорение закупочной процедуры
В результате внедрения «1С:Документооборот», ее синхронизации и интеграции с «1С:ERP Управление предприятием» в авиакомпании:
- Снизились сроки движения документов по процессам (усредненные значения):
- согласование договоров — с 20 до 10 дней;
- закупочная процедура — с 30 до 20 дней (сбор и подготовка документов для тендера – на 4 дня, согласование на 6 дней).
- Повышено качество работы с договорными документами:
- благодаря использованию типовых договоров уменьшилось количество ошибок, связанных с подготовкой договоров, а также значительно сократились сроки согласования договоров;
- автоматическая маршрутизация снизила количество нарушений требований документированных процедур к ходу процессов;
- единая система хранения и настройка прав доступа помогли предотвратить ошибки, связанные с перерегистрацией документов, во много раз сократила трудозатраты на ручной сбор финального документа из множества редакций, направленных на согласование (благодаря функции совместного редактирования документов).
- Улучшена защита информации от утери при хранении и движении документов по процессам (автоматическое добавление скан-копий в хранилище, автосохранение версий документов и ответственных за изменения, возможность контроля стадий и трудозатрат при коллективной работе с документами), и доступ к документам (возможность удаленного доступа, доступ к документам любого сотрудника в случае его отсутствия на рабочем месте, унификация оформления).
- Сокращение сроков поиска и подбора документов для контролирующих органов (включая головного акционера, контролирующего работу авиакомпании, суды, ФНС и другие), сокращение сроков обработки первичных документов (от поступления документа в организацию до принятия решения по нему), настроены автоматические отчеты для всех заинтересованных лиц (как представителей менеджмента компании, так и сторонних организаций).
