Компания «Спецэнерготранс» построила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8.3 КОРП». В системе настроены автоматический учет и регистрация документов, ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов. Для каждого документа настроены права доступа, настройки нумерации и шаблоны файлов. Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации. В результате компания на 100% сократила затраты на поддержку системы документооборота, в 2 раза быстрее проходят процессы согласования, утверждение служебных записок, приказов и распоряжений, а также поиск документов по реквизитам.
Основная специализация АО «Спецэнерготранс» — обслуживание предприятий металлургической, топливно-энергетической и строительной отраслей. Компания владеет более 200 тыс. вагонов и перевозит энергетические грузы, машины и оборудование, строительные грузы, металлы и трубную продукцию. Компания имеет филиал в г. Челябинск и представительство в г. Кемерово. В штате работает более 130 сотрудников.
Цель проекта: снизить затраты на поддержание и развитие системы электронного документооборота.
Задачи проекта:
- Упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.
- Повысить контроль исполнительской дисциплины.
- Разделить права доступа к документам по рабочим группам.
Устаревшая система электронного документооборота стороннего производителя не предоставляла достаточных возможностей для развития компании. Поддержание системы в рабочем состоянии требовало существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень удовлетворенности пользователей. Стоимость обновления лицензий и доработки системы под нужды компании требовали значительных инвестиций.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8.3 КОРП». Выполнена синхронизация с прежней системой для переноса нормативно справочной информации. Выполнена интеграция почтового клиента.
Автоматизированы следующие функции:
- Управление входящей и исходящей корреспонденцией.
- Создание резолюции на основании входящего письма и постановка задач на исполнение
- Создание (автоматическая генерация проекта документа в формате Word), согласование и утверждение служебных записок, приказов и распоряжений.
- Контроль исполнительской дисциплины (анализ выполнения поставленных задач).
- Разделение прав доступа к документам по рабочим группам и сотрудникам.
Схема архитектуры системы
Одной из особенностей реализации работ данного проекта было использование Метода EFSOL. Написан всего один проектный документ — сценарий. На базе сценария произведена настройка, разработка, тестирование и передача системы в промышленную эксплуатацию. Использование данного метода позволило реализовать проект в короткие сроки и с минимальным бюджетом.
Система учитывает особенности бизнес-процесса заказчика, такие как:
- обработка входящих писем с несколькими получателями;
- создание одной задачи на группу пользователей;
- внесение нескольких резолюций в один документ и др.
Сокращение затрат на поддержку системы
Ускорение согласования документов
Уменьшение времени на поиск документов
В ходе проекта с помощью «1С:Документооборот КОРП» осуществлено:
- Решение задачи по управлению входящей и исходящей корреспонденцией.
- Создан механизм резолюции на основании входящего письма и постановка задач на исполнение.
- Автоматизирован процесс согласование и утверждение служебных записок, приказов и распоряжений.
- Автоматизирован контроль исполнительской дисциплины.
В рамках проекта настроен 21 вид документов. Документооборот компании включает более 25 000 документов в месяц.
В системе «1С:Документооборот КОРП»:
- Настроен автоматический учет и регистрация документов.
- Ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов. Для каждого документа настроены права доступа, настройки нумерации и шаблоны файлов. Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации.
- Упрощена работа с большими объемами. Реализована возможность поиска документов, а также быстрого их отбора по основным реквизитам: период, вид документа, организация и контрагент.
- Обеспечена сохранность документов.
- Настроен контроль сроков исполнения резолюций, поручений и задач на согласование, а также уведомления исполнителей.
На 100% сократились затраты внешним подрядчикам на поддержку системы документооборота за счет отказа от использования старой системы и поддержки «1С:Документооборот» собственными силами.
В 2 раза быстрее проходят процессы:
- согласования, утверждение служебных записок, приказов и распоряжений;
- поиска документов по реквизитам.
