||
Краткое описание

Компания «Спецэнерготранс» построила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8.3 КОРП». В системе настроены автоматический учет и регистрация документов, ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов. Для каждого документа настроены права доступа, настройки нумерации и шаблоны файлов. Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации. В результате компания на 100% сократила затраты на поддержку системы документооборота, в 2 раза быстрее проходят процессы согласования, утверждение служебных записок, приказов и распоряжений, а также поиск документов по реквизитам.

АО «СПЕЦЭНЕРГОТРАНС»
Заказчик

Основная специализация АО «Спецэнерготранс» — обслуживание предприятий металлургической, топливно-энергетической и строительной отраслей. Компания владеет более 200 тыс. вагонов и перевозит энергетические грузы, машины и оборудование, строительные грузы, металлы и трубную продукцию. Компания имеет филиал в г. Челябинск и представительство в г. Кемерово. В штате работает более 130 сотрудников.

1
Цели и задачи

Цель проекта: снизить затраты на поддержание и развитие системы электронного документооборота.

Задачи проекта:

  1. Упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.
  2. Повысить контроль исполнительской дисциплины.
  3. Разделить права доступа к документам по рабочим группам.
2
Ситуация до старта проекта

Устаревшая система электронного документооборота стороннего производителя не предоставляла достаточных возможностей для развития компании. Поддержание системы в рабочем состоянии требовало существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень удовлетворенности пользователей. Стоимость обновления лицензий и доработки системы под нужды компании требовали значительных инвестиций.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8.3 КОРП». Выполнена синхронизация с прежней системой для переноса нормативно справочной информации. Выполнена интеграция почтового клиента.

Автоматизированы следующие функции:

  1. Управление входящей и исходящей корреспонденцией.
  2. Создание резолюции на основании входящего письма и постановка задач на исполнение
  3. Создание (автоматическая генерация проекта документа в формате Word), согласование и утверждение служебных записок, приказов и распоряжений.
  4. Контроль исполнительской дисциплины (анализ выполнения поставленных задач).
  5. Разделение прав доступа к документам по рабочим группам и сотрудникам.


1C_Shema_Se_Trans.jpg

Схема архитектуры системы

4
Особенности и уникальность проекта

Одной из особенностей реализации работ данного проекта было использование Метода EFSOL. Написан всего один проектный документ — сценарий. На базе сценария произведена настройка, разработка, тестирование и передача системы в промышленную эксплуатацию. Использование данного метода позволило реализовать проект в короткие сроки и с минимальным бюджетом.

Система учитывает особенности бизнес-процесса заказчика, такие как:

  • обработка входящих писем с несколькими получателями;
  • создание одной задачи на группу пользователей;
  • внесение нескольких резолюций в один документ и др.
5
Результаты проекта

Сокращение затрат на поддержку системы

100%

Ускорение согласования документов

х2

Уменьшение времени на поиск документов

х2

В ходе проекта с помощью «1С:Документооборот КОРП» осуществлено:

  1. Решение задачи по управлению входящей и исходящей корреспонденцией.
  2. Создан механизм резолюции на основании входящего письма и постановка задач на исполнение.
  3. Автоматизирован процесс согласование и утверждение служебных записок, приказов и распоряжений.
  4. Автоматизирован контроль исполнительской дисциплины.

В рамках проекта настроен 21 вид документов. Документооборот компании включает более 25 000 документов в месяц.

В системе «1С:Документооборот КОРП»:

  1. Настроен автоматический учет и регистрация документов.
  2. Ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов. Для каждого документа настроены права доступа, настройки нумерации и шаблоны файлов. Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации.
  3. Упрощена работа с большими объемами. Реализована возможность поиска документов, а также быстрого их отбора по основным реквизитам: период, вид документа, организация и контрагент.
  4. Обеспечена сохранность документов.
  5. Настроен контроль сроков исполнения резолюций, поручений и задач на согласование, а также уведомления исполнителей.

На 100% сократились затраты внешним подрядчикам на поддержку системы документооборота за счет отказа от использования старой системы и поддержки «1С:Документооборот» собственными силами.

В 2 раза быстрее проходят процессы:

  • согласования, утверждение служебных записок, приказов и распоряжений;
  • поиска документов по реквизитам.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
130
EFSOL, Москва
Ноябрь 2018 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Директор по ИТ АО «СПЕЦЭНЕРГОТРАНС»
Денис Еремеев
Мы крупная компания со сложным документооборотом. В нашей структуре — 2 филиала. Территориальная удаленность сотрудников и разнообразие требований от них осложняло выбор ИС. Важным критерием для выбора системы документооборота была стоимость поддержки. Устаревшая система документооборота стороннего производителя требовала к себе огромного «внимания» и «вливания» денежных средств и нуждалась в замене на другое решение. В результате конкурсного отбора наиболее подходящей под нужды компании была признана система ЭДО на основе «1С:Документооборот 8.3 КОРП».
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
01 Июня 2020
Выпуск редакции 1.5 продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» и расширение номенклатурной линейки

Фирма «1C» объявляет о выпуске новой редакции 1.5 программного продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» на платформе «1С:Предприятие 8.3» — совместного решения фирмы «1С» и АО «АРБИС».

29 Мая 2020
Выпущена редакция 3.1 конфигурации «Управление холдингом»

Приоритетной задачей при разработке новой редакции являлось развитие как наиболее востребованных, так и перспективных функций, способствующих повышению эффективности компаний в новых экономических условиях.