Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций построил систему управления финансовыми документами на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения». В рамках проекта автоматизированы процессы подготовки, согласования и утверждения комплекта закупочных документов, включая заявки; проекты договоров и технических заданий; согласование, утверждение и ведение реестра заявок на оплату, в привязке к договорам и счетам. В результате сокращена нагрузка на «единое окно», выстроены и оптимизированы процессы прохождения финансовых документов, организовано единое хранилище управления финансовыми документами с различным уровнем доступа. Минимизирован риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А. Бонч-Бруевича является старейшим и известнейшим вузом Российской Федерации, общепризнанным лидером российской высшей школы в области подготовки специалистов для отрасли связи и телекоммуникаций. В в структуре университета 28 кафедр в составе 6 факультетов и 2 филиала — Архангельский и Смоленский колледжи телекоммуникаций. В СПбГУТ обучаются около 11 тысяч студентов.
Основополагающей целью внедрения системы управления финансовыми документами является оптимизация существующих процессов документооборота вуза, связанных с подготовкой и обработкой финансовой документации.
Система должна обеспечить решение следующих задач:
- Оптимизацию работы «единого окна» в части принятия финансовых документов и последующей передачи на обработку сотрудникам департамента экономики.
- Унификацию порядка подачи документов в «единое окно».
- Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат.
- Возможность отследить нахождение документа в контрольных точках процесса его обработки; повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов.
- Повышение прозрачности процессов документооборота и исполнительской дисциплины.
- Организацию единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с общим доступом к документам в соответствии с предоставленными правами.
- Ведение реестров внутренних финансовых документов в электронном виде с целью сокращения объёмов бумажного документооборота.
- Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или набором признаков.
- Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки.
- Возможность формирования отчетной сводной информации о деятельности университета в части подготовки и обработки финансовых документов по необходимым уровням и разрезам аналитики.
До старта проекта университет сталкивался со следующими проблемами:
- Отсутствовала единая точка входа согласования документов.
- Подаваемые комплекты документов были разнородными и проходили множество циклов согласования по причине их несоответствий.
- Документы согласовывались повторно по многу раз.
- Документы хранились на рабочих машинах пользователей и в общих папках, отстутствовала систематизация и учет хранения документов.
- Было невозможно мониторить и контролироваать прохождение процессов обработки финансовых документов.
Система управления финансовыми документами построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения».
Внедрены следующие блоки:
- совместная работа,
- внутренние документы,
- работа с файлами,
- отчетность.
В блок внутренних документов вошли все финансовые документы университета.
Внедрение данных блоков позволило автоматизировать наиболее приоритетные и сложные задачи СПбГУТ:
- Автоматизированы функции подачи и первичной проверки заявок на закупки, ТЗ и других закупочных документов.
- Автоматизирован процесс согласования и утверждения финансовых документов университета.
- Автоматизирован процесс формирования платежных реестров по различным срезам и периодам — планируемые к оплате, оплаченные, отложенные и т.д.
- Автоматизирован процесс контроля прохождения документации по согласующим лицам и анализа наиболее «сложных» документов и точек согласования.
- Автоматизирован процесс формирования отчетности по финансовым документам.
Система была принята в эксплуатацию в октябре 2018 года.
Схема архитектуры системы
В рамках проекта были автоматизированы:
- процессы подготовки, согласования и утверждения комплекта закупочных документов, включая заявки;
- проекты договоров и технических заданий;
- согласование, утверждение и ведение реестра заявок на оплату, в привязке к договорам и счетам;
- контроль исполнительской дисциплины;
- мониторинг сроков согласования и подготовки документов.
В результате внедрения системы более 50 сотрудников перешли на технологию электронного документооборота.
Сокращение сроков подготовки платежных реестров
Сокращение сроков формирования отчетности
Повышение степени доступности информации
повышение качества документов «на выходе»
Результатом проекта стало создание единого информационного пространства по управлению финансовыми документами на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения». Внедрение системы положительно повлияло на работу университета:
- Сокращена нагрузка на «единое окно».
- Выстроены и оптимизированы процессы прохождения финансовых документов.
- Организовано единое хранилище управления финансовыми документами с различным уровнем доступа.
- Минимизирован риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Автоматическое формирование реестров документов на оплату позволило ускорить работу департамента экономики.
В цифрах:
- 21% — сокращение сроков подготовки платежных реестров,
- 25% — сокращение сроков формирования отчетности,
- 33% — повышение степени доступности информации,
- 15% — повышение качества документов «на выходе»,
- 24% — сокращение времени обработки данных,
- 41% — повышение эффективности взаимодействия.
