Аптечная сеть 36,6 построила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Новая система развернута не только в офисе, но и поддерживает работу полевых сотрудников, обеспечивая их необходимой информацией и является платформой для обратной связи с офисом и руководителями. Система электронного документоборота охватывает все виды деятельности группы компаний и ее используют все подразделения.
Группа компаний «Аптечная сеть 36,6» — уже более 20 лет является национальным лидером в области розничной торговли товарами для красоты и здоровья. Группа компаний объединяет более 1300 аптечных организаций в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области.
Цели проекта:
- Обеспечить контроль над юридически и организационно значимыми документами компании.
- Сократить время цикла согласования документов и ознакомления с ними.
- Сократить трудозатраты на документооборот.
Задачи проекта:
- Построить систему электронного документооборота.
- Обеспечить возможность оперативного контроля исполнения поручений;
- Организовать электронное архивное хранение.
- Создать инструмент отчетности для управления по целям.
Ранее учет автоматизированных в ходе проекта процессов велся без единого инструмента, с использованием электронной почты и иных средств, что существенно затрудняло контроль исполнения и усиливало влияние человеческого фактора.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот». Автоматизированы функции:
- управление документами,
- управление процессами,
- доверенности,
- работа с договорными документами,
- проектный учет,
- закупочная документация,
- организационно-распорядительная документация по фармацевтическому порядку,
- документация для открытия и закрытия аптечных учреждений.
Помимо доработок основного функционала конфигурации, была выполнена работа по созданию, печатных форм, загрузке исторических данных.
Рамками проекта предусмотрена автоматизация 8 юридических лиц ГК «Аптечная сеть 36,6» и более 1200 рабочих мест на платформе «1С:Предприятие». В соответствии с этими рамками, проведено обучение пользователей, осуществлена разработка пользовательской документации, загружены исторические данные по всем юридическим лицам, входящим в организационные рамки проекта, загружены в единую базу, настроена интеграция с внешними системами. На момент окончания проекта работа более 600 пользователей ведется в едином информационном пространстве, доступ к хранимым в системе сведениям чётко разграничен, а возможности работы с системой с точки зрения отдельного сотрудника зависят от роли, определённой для него в системе.
- Система развернута не только в офисе, но и поддерживает работу полевых сотрудников, обеспечивая их необходимой информацией и является платформой для обратной связи с офисом и руководителями.
- В системе реализован контроль полномочий по всем процессам посредством процесса управления доверенностями.
- Система охватывает все виды деятельности группы компаний и используется всеми подразделениями.
- В рамках интеграции с внешними системами СЭД обеспечивает выполнение следующих функций:
- получение и обработку нормативно-справочной информации из системы «1С:Зарплата и управление персоналом» (подразделения, должности, пользователи), необходимой для ведения базы пользователей в системе «1С:Документооборот КОРП» и отслеживания их полномочий.
- передачу договорных документов и связанной справочной информации после согласования в системе «1С:Документооборот КОРП» в систему управления НСИ для дальнейшей передачи в существующие учетные системы.
- Автоматизированная и прозрачная работа всех юридических лиц с входящими, исходящими, внутренними (приказы, распоряжения, доверенности и т.п.) нормативными документами.
- Четко регламентированные и прозрачные процессы согласования договорной и закупочной документации.
- Возможность оперативного контроля исполнения поручений.
- Организация электронного архивного хранения.
- Автоматизировано более 60 видов документов.
