Компания «Международные услуги по маркетингу табака Би Уай» перешла с информационной системы зарубежного вендора на «1С:ERP Управление холдингом» в кратчайший срок. Возможность обеспечить информационную безопасность данных, исключить уязвимость и снизить совокупную стоимость владения системой стало решающим фактором при выборе экосистемы 1С в качестве аналога иностранной платформе. В результате проекта создана единая информационная система, охватывающая все бизнес-процессы предприятия, включая казначейство, управление производством, продажами, закупками, складом, логистикой, персоналом и т.д.
Общество с ограниченной ответственностью «Международные услуги по маркетингу табака Би Уай» (ООО «МУМТ Би Уай») было создано в декабре 2022 года в результате преобразования Иностранного торгового унитарного предприятия «Бритиш-Американ Тобакко Трейдинг Компани». Сегодня компания является его универсальным правопреемником и входит в состав группы компаний ITMS.
Цели проекта:
- Провести импортозамещение программных комплексов организации в кратчайшие сроки с одномоментным, максимально оперативным и качественным, переходом от использования существующего программного обеспечения на базе разрозненных программных продуктов, в том числе зарубежных, к единому информационному пространству на базе комплекса программ «1С».
- Обеспечить бесперебойную работу предприятия и единовременный переход от используемых программных продуктов к комплексу программ «1С».
- Обеспечить совместимость складского учета на складе ответственного хранения стороннего провайдера услуг складской логистики с ERP-системой.
Задачи проекта:
- Провести консолидацию нормативно-справочной информации (далее НСИ).
- Обеспечить реализацию сложившихся бизнес-процессов предприятия в новой информационной системе.
- Настроить бухгалтерский, налоговый, оперативный, финансовый учет в одном информационном пространстве, учитывая отличия и особенности применения методик оценки и ведения учета по стандартам национального и международного учета. Получать итоговую отчетность в максимально сжатые сроки после закрытия периода.
- Обеспечить полную и качественную интеграцию ERP-системы с новым программным продуктом по формированию заказов из стороннего приложения для работы торговых представителей «Интеллектуальная Система Управления Мобильной Торговлей ОПТИМУМ ИСУМТ» (далее «Оптимум»).
- Снизить TCO (совокупную стоимость владения) системы.
В период с начала деятельности организации оперативные, производственные, учетные и финансовые данные для последующего их использования во внутренней и внешней отчетности формировались и получались из иностранной учетной системы, программного комплекса ERP российского вендора или разрозненных таблиц Ms Excel, подготавливаемых отделами по разработанным шаблонам с использованием макросов для получения сводной информации. Заполнение регламентированной бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности производилось в сторонних программных комплексах на основании данных учетных систем и (или) дополнительных расчетов.
Отказ многих ключевых зарубежных вендоров поддерживать и обновлять свое программное обеспечение на территории санкционных стран привело к необходимости импортозамещения иностранных ERP-систем, ранее внедренных на белорусских предприятиях. Возможность обеспечить информационную безопасность данных, исключить уязвимость и снизить совокупную стоимость владения системой стало для руководства ООО «МУМТ Би Уай» решающим фактором при выборе экосистемы «1С» в качестве аналога иностранной платформы.
Единая информационная система построена на базе программных продуктов:
- «1С:ERP.Управление холдингом»,
- «1С:Бухгалтерия 8»,
- «1С:Зарплата и управления персоналом 8».
- Управление продажами.
- Управление финансами.
- Управление взаиморасчетами.
- Претензионно-исковая работа с клиентами.
- Управление НСИ.
- Управление закупками.
- Управление запасами.
- Управление производством товаров для организации с помощью давальческого сырья.
- Управление транспортной логистикой.
- Маркетинг и ценообразование.
- Кадровый учет и расчет заработной платы.
- Бухгалтерский учет.
В рамках проекта выполнен одномоментный переход от зарубежного программного обеспечения на новое ПО без снижения объема функциональности и производительности высоконагруженных бизнес-процессов. Миграция была произведена в максимально сжатые сроки — 6 месяцев, охватив все участки учета в компании.
Данное внедрение 1С:ERP. Управление холдингом в условиях импортозамещения стало одним из первых проектов, успешно реализованных на территории республики Беларусь.
- Управление НСИ:
- для первичной загрузки НСИ настроено прямое подключение к программному обеспечению зарубежного вендора через механизм внешних источников данных;
- обработка и перенос большого объема НСИ из сложившейся системы учета со специфическим кодированием информации и сложившейся структурой информации (более 50 видов справочников от 100 до 5000 строк для обработки по одному справочнику).
- Управление продажами. Управление заказами клиентов:
- автоматическая пакетная обработка заказов клиентов в ERP-системе (от 1 до 2,5 тысяч заказов в день) путем интеграции данных из Оптимум;
- автоматическое заполнение действующих цен, скидок и условий доставки на дату отгрузки, выбор ближайшей даты отгрузки по условиям работы склада и графика доставки;
- автоматическая проверка и отправка на согласование заказа клиента (по платежной дисциплине, риск-классу, запрету отгрузки клиенту, кредитным лимитам, действующим ценам и скидкам, наличию товаров) с последующей блокировкой заказа для обработки специалистом в рабочем месте. Автоматическая разблокировка заказа при изменении условий по заказу. Пакетная обработка заказов по различным причинам блокировки с разделением ролей и полномочий ответственных за обработку на основании отчета;
- автоматическое резервирование товаров по установленным условиям очередности обработки заказов, контроль обеспеченности и выполнения заказов на отгрузку, при отсутствии товаров в наличии автоматическая отправка заказа на обработку и согласование. Основным рабочим местом является список заказов.
- Маркетинг и ценообразование:
- использование системы гибких обновляющихся скидок по периодам отгрузки по соглашениям с клиентами, настройка отчетности по установленным суммам скидок и фактически предоставленных клиенту.
- Управление транспортной логистикой:
- доработка рабочего места доставки для маршрутизации заказов клиентов по прямым отгрузкам, перемещений по схеме кросс-докинга и совмещенных доставок, формирование маршрутов доставки товаров и готовой продукции собственным и заказным транспортом с учетом его загрузки;
- разработка рабочего места обмена данными с 3PL-провайдером для выгрузки данных по приходным и расходным операциям по складским движениям в разрезе каждого документа по номенклатуре и серии.
- Претензионно-исковая работа:
- разработано рабочее место формирования претензий досудебного урегулирования споров и судебной претензии, автоматический расчет дней просрочки, суммы задолженности, пени, нотариального тарифа, государственной пошлины, процентов (исходя из установленной ставки рефинансирования), выгрузка сформированных документов для печати на фирменном бланке;
- начисление задолженности по претензиям, учет задолженности при определении кредитного лимита, просроченной задолженности, автоматическом распределении платежей от покупателей.
- Производство табачной продукции:
- в рамках проекта в ERP-системе реализована схема управления процессами производства табачной продукции на давальческом сырье отечественного и иностранного производства. В ходе работы организовано управление заказами на производство, автоматизирован процесс обеспечения материальными ресурсами, своевременная отчетность по наличию сырья у переработчика и плану поступления готовой продукции на склад отгрузки.
- Управление финансами:
- автоматическое формирование заявок на расходование денежных средств на основании согласованных документов оплат поставщикам с учетом платежного календаря. Определение маршрутов согласования заявок на расходование денежных средств. Формирование пакетного списка на оплату и выгрузка платежей в клиент-банк из ERP;
- автоматизирован учет расчетов по кредитам и займам (краткосрочным и долгосрочным);
- автоматический клиринг поступающих денежных средств при загрузке выписки (до 500 поступающих платежей в день) по каждому объекту расчетов в разрезе накладных;
- Закупки и склад:
- позаказный учет поступления товаров, работ и услуг, разделение поступления для управленческого и бухгалтерского учета. Настройка согласования заказов поставщикам по различным условиям и бюджетам по типу закупаемых ценностей и ответственных подразделений;
- автоматизированное создание документов отгрузки и пакетное присвоение бланков строгой отчетности с выводом на печать до 1 тысячи накладных подряд на одного оператора склада.
- Бухгалтерский и налоговый учет:
- настройка бизнес-процессов регламентированного учета, имеющих разный подход к отражению;
- реализован оперативный учет акцизов на табачную продукцию при поступлении и расходовании сырья, материалов и товаров в разрезе каждой серии при расчете списания товаров по средней стоимости;
- реализован раздельный учет отдельных основных средств и нематериальных активов по методике национального и международного учета;
- разработана интеграция БУ с данными государственного портала ЭСЧФ;
- разработаны формы регламентированной отчетности (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках);
- разработана форма налогового учета (регистры налогового учета).
- рзработана статистическая отчетность (ежемесячной, квартальной, годовой) по формам 12-вэс услуги, 12-торг опт, 12-ф расчеты, 12-ф прибыль и 6-ис.
- Кадровый учет и расчет заработной платы:
- реализован полный кадровый и финансовый учет начисления заработной платы, налогов, отчислений и удержаний из заработной платы;
- ежемесячная полная выгрузка рассчитанных данных из «1С:Зарплата и управление персоналом» в «1С:ERP. Управление холдингом» и затем последовательно в «1С:Бухгалтерия».
Рост прибыли
- Комплексом решений «1С» полностью заменено ранее используемое импортное программное обеспечение в 6-месячный срок с обеспечением непрерывности работы компании в момент перехода.
- Создано единое информационное пространство с консолидацией всей отчетности, соответствующей требованиям белорусского законодательства, и с развернутой аналитикой.
- Повысилась производительность труда за счет сокращения сторонних источников данных, повышена исполнительская дисциплина за счет контроля выполнения операций и сокращения трудозатрат на подготовку регламентированной отчетности.
- Разработана система единой нормативно-справочной информации, автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании.
- Осуществлен переход на современную учетную систему с возможностью разграничения прав пользователей (по типам документов, видам операций, правилам согласования и типам обработки документов).
- Снижена совокупная стоимость владения информационной системой, включая эксплуатацию и администрирование.
Экономический эффект от внедрения:
- снижение зависимости от зарубежного ПО — 100%;
- рост прибыли — 8%;
- сокращение операционных и административных расходов — 5%;
- рост оборачиваемости складских запасов — 7%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг — 17%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 15%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 5%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 20%;
- ускорение обработки заказов — 15%.
