Как построить эффективные рабочие коммуникации? Ответ «1С»

Мало кто знает, что менее года назад компания «1С» без особого шума представила совершенно новое прикладное решение — «Систему взаимодействия». Это был тот случай, когда компания «как в воду глядела» — важность этого инструмента в нынешних условиях многократно возросла.

Наталия Бурцева

Текущая непростая ситуация в мире и в России привнесла многие изменения в культуру бизнеса. Предпринимателям ничего не остаётся, кроме как перестраивать рабочий процесс их компаний в крайне короткие сроки. Несмотря на трудный старт, вынужденный переход на удалённую работу, в долгосрочной перспективе, окажется благом. Работа вне офиса перестанет быть вынужденной мерой, а превратится в сознательный выбор предпринимателей, заинтересованных в экономии на издержках в виде аренды и обслуживании офисных помещений, компенсации проезда сотрудников, затрат на канцелярские и бытовые материалы, затрат на телефонную связь и интернет.

Но организация удалённой работы в первую очередь бросает вызов технологической оснащённости компании. Важнейшую роль начинают играть решения, созданные для совместной удалённой работы и упрощения коммуникации сотрудников. Из соображений удобства и безопасности, наиболее интересными являются те из них, которые интегрированы с существующими системами предприятия. К таким в первую очередь стоит отнести «Систему взаимодействия», разработанную компанией «1С».

Система коммуникаций от «1С»

«Система взаимодействия» является расширением типового функционала платформы «1С:Предприятие 8», предназначенным для обмена информацией. «Система взаимодействия» — это полноценная система унифицированных коммуникаций, интегрирующая коммуникационные сервисы, различные каналы и технологии связи. Она позволяет в реальном времени вести переписку в чатах, организовывать аудио- и видео-звонки, обмениваться файлами, демонстрировать экран и вести контекстные обсуждения документов. Безусловно, для этого есть масса инструментов — мессенджеры, чаты, системы видео-конференцсвязи, системы совместной работы, электронная почта, наконец, телефон. Проблема в том, что сейчас таких инструментов стало очень много и вам приходится помнить, с кем по какому каналу связи можно связаться, какие каналы нужно проверять и как часто. Сотрудникам приходится думать о технологиях и каналах связи, а не о своих задачах. Единая система взаимодействия, объединяющая все эти каналы, позволяет снять эту проблему.

Важное преимущество «Системы взаимодействия» — глубокая интеграция с прикладными решениями на платформе «1С:Предприятие 8». Пользователи могут с лёгкостью обмениваться ссылками на данные внутри приложений на платформе «1С:Предприятие 8», например, устраивать групповые обсуждения в карточках документов (вплоть до обсуждения конкретной цифры в счёте).

Для организации взаимодействия используется отдельный программный продукт — «1С:Сервер взаимодействия». Он может быть развёрнут как в «облаке» компании «1С», так и на сервере компании. Второй вариант позволит обеспечить более высокий уровень конфиденциальности, потому что никакие переписки не будут покидать локальной сети компании, а первый вариант подойдёт для небольших компаний, кому невыгодно обзаводиться собственным сервером.

Опишем наиболее интересные сценарии работы, которые делает возможными «Система взаимодействия».

Сценарии использования

Упрощение взаимодействия сотрудников компании. Важнейший бизнес-сценарий использования «Системы взаимодействия» — упрощение коммуникаций между сотрудниками, работающими в разных прикладных системах. Например, компания использует одновременно несколько прикладных системам на платформе «1С:Предприятие 8», например, «1С:Документооборот», «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Бухгалтерия предприятия». Их все можно все зарегистрировать на одном сервере системы взаимодействия и тогда пользователи разных систем смогут общаться друг с другом, находясь прямо внутри своих приложений.

Это позволит очень сильно упростить коммуникацию между отделами. Например, у бухгалтера возник вопрос по поводу счёта. Он находит нужного менеджера по продажам в адресной книге «Системы взаимодействия» (не нужно знать его телефон или имя в скайпе), напрямую задаёт ему вопрос и высылает ссылку на интересующий документ, при этом не выходя из приложения, в котором он работает. Это очень удобно для компаний с большим количеством сотрудников.

Упрощение взаимодействия с окружением компании. Гибкость «Система взаимодействия» позволяет настраивать многочисленные пользовательские сценарии взаимодействия с внешним окружением, силами разработчиков компании или партнёров «1С». К примеру, с помощью Telegram-бота во внутреннее групповое обсуждение можно пригласить внешнего человека (к примеру, контрагента). Это позволит сохранить обсуждение в пределах технической инфраструктуры компании и не позволит получить доступ к корпоративным системам постороннему лицу, он сможет принимать участие в обсуждении только через Telegram с помощью бота в качестве посредника.

Объединение различных каналов информации. Бизнес-сценарии использования «Системы Взаимодействия» не ограничиваются чатами и обсуждениями. К примеру, если компания пользуется IP-телефонией, то можно упростить коммуникацию с заказчиками и контрагентами. Предположим, менеджеру по продажам звонит клиент компании. Специальный скрипт определяет его номер телефона, имя, фамилию и название компании, собирает из базы всю информацию о нём и выводит на экран менеджера по продажам. Сотруднику не нужно долго и в спешке искать договор или иной документ во время телефонного разговора, потому что с помощью «Системы взаимодействия» вся документация, связанная с заказчиком, автоматически открывается на экране сотрудника.

Обеспечение взаимодействия при удаленной работе

Функционал «Системы взаимодействия» заметно упрощает взаимодействие между сотрудниками разных отделов в режиме удаленной работы. И это крайне важно в нынешних условиях. Не нужно звонить и пытаться «на пальцах» объяснить какая часть документа интересует, не нужно выкладывать корпоративные документы в сторонние ресурсы. Всё это можно сделать быстро, интуитивно и внутри технической инфраструктуры компании. «Система взаимодействия» работает на мобильном клиенте платформы «1С:Предприятие 8». Функционал реализуется через push-уведомления, поддерживает как смартфоны, планшеты, так и «умные» часы. Это сильно ускоряет реакцию на важные уведомления, что крайне полезно как для офисных работников, так и для работников в удалённом режиме работы.

Можно легко представить модель коммуникаций современной компании, персонал которой работает удалённо черед «Систему взаимодействия»:

• сотрудники обсуждают рабочие вопросы в общих коллективных чатах;
• если возникает проблема с каким-либо документом, его обсуждение ведётся в его карточке в системе «1С:Документооборот»;
• бот постоянно проверяет календарь и предупреждает сотрудников о важных событиях, напоминает о совещаниях;
• совещания проводятся в формате видео-конференций с возможностью транслировать видео и экран участников;
• вся оперативная информация, указания по итогам совещания рассылаются с помощью бота и автоматически заносятся в список дел сотрудников.

И всё это происходит внутри программ «1С:Предприятия». Любые данные и переписки не выходят за пределы локальной сети компании, что обеспечивает дополнительную защищённость конфиденциальной корпоративной информации, при этом упрощая рабочий процесс для сотрудников. И это только самая простая из возможных моделей организации рабочего процесса компании с помощью «Системы взаимодействия». Благодаря её гибкости, можно подстроить коммуникации под любую отрасль и под любое количество сотрудников. Система взаимодействия будет работать как при десяти сотрудниках, так и при тысяче и более.

Главные источники эффектов от использования «Системы взаимодействия»:

• экономия времени, затрачиваемого на взаимодействие, за счет выбора оптимального для каждой задачи и активности средства и канала связи;
• экономия ресурсов, затрачиваемых на переключение внимания с одного инструмента коммуникации на другой, за счет единого окна для всех каналов и инструментов.

* * *

Режим самоизоляции без сомнения поможет предпринимателям принять, что бизнес должен развиваться и работа персонала вне офиса — это следующий шаг на пути развития предпринимательства. Технический прогресс всецело готов поддержать такие перемены, призванные помочь как работнику, так и работодателю. Главное не бояться перемен и знать, какие инструменты точно помогут развитию.