Вход для
партнеров

Организация перехода на удаленную работу

Массовый перевод сотрудников на вынужденную удаленную работу — это серьезное испытание как для сотрудников, так и компаний. Тут есть много «подводных камней», причем не только психологического характера. Вообще говоря, массовый перевод сотрудников компании на удаленную работы должен быть соответствующим образом оформлен. Много ли наших читателей знают, как это правильно делать?

Фирма «1С» подготовила советы и рекомендации, которые помогут руководителю быстро и грамотно организовать работу сотрудников из дома.

Консультация
по услугам 1С
Заявка на
авторский надзор
проектов
Заявка на услуги
ЦКТП
Массовый перевод сотрудников на вынужденную удаленную работу должен быть соответствующим образом оформлен. Требования «Трудового кодекса Российской Федерации» никто не отменял.

Шаг первый. Выберите режим работы компании и соберите заявления сотрудников

Режимов может быть два — полностью удаленный, все сотрудники работают удаленно, либо смешанный, когда часть людей все-таки приходит в офис. Важно то, что сотрудников можно перевести на удаленную работу только по желанию. Согласно «Трудовому кодексу Российской федерации», дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удаленную работу. Если такой возможности уже нет, например, сотрудники уже работают из дома, то можно попросить сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Кроме того, согласно «Трудовому кодексу» возможность перейти на удаленный режим работы должна быть у тех, кто находится на больничном листе или на восстановительном периоде после болезни.

Скачать регламент с основной информацией по удаленной работе для руководителей подразделений можно здесь.

Шаг второй. Издайте приказ об организации удаленной работы сотрудников

Это тоже необходимо сделать. Приказ может быть, например, таким (фрагмент):

Логотип
Полное название организации
(сокращенное название организации)
ПРИКАЗ (фрагмент)

рег. дата№ рег. номер

Место издания

Об организации удаленного режима работы сотрудников
В целях организации удаленного режима работы сотрудников
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителям самостоятельных структурных подразделений:
2.1. Опросить сотрудников подчиненного подразделения о возможности перехода на удаленный режим работы (обязательно: о наличии высокоскоростного интернета, работоспособного персонального компьютера или ноутбука, гарнитуры и веб-камеры);
2.2. В срок до —.—.---- предоставить в ИТ-службу и Отдел кадров список сотрудников подчиненного подразделения, чья деятельность может быть переведена на удаленный режим;
2.3. Предоставить в ИТ-службу список необходимого оборудования для удаленного подключения на основании данных опроса сотрудников в срок до —.—.----.
2. Начальнику отдела кадров:
2.1. На основании предоставленных от руководителей структурных подразделений списков сотрудников, чья деятельность может быть переведена на удаленный режим, обеспечить сбор заявлений о переводе на удаленный режим в срок до —.—.----;
2.2. Разработать типовой проект дополнительного соглашения о переводе на удаленный режим работы сотрудника Организации и представить на согласование Заместителю директора по общим вопросам не позднее —.—.----;
2.3. Актуализировать личные данные сотрудников (контактные телефоны, домашний адрес) и занести их в информационную базу «Наименование ИБ» в срок до —.—.----.
2.5. Обеспечить подписание дополнительных соглашений о переводе на удаленный режим с сотрудниками Организации, чья деятельность может быть переведена на удаленный режим, в срок до —.—.----.

Полную версию приказа можно скачать здесь.

Шаг третий. Проанализируйте текущие процессы и продумайте, как их перестроить

Перестроить придется много чего, не только основные бизнес-процессы, но и работу с клиентами, продажи, а также бизнес-процессы организации удаленной работы с сотрудниками. Старые правила и практики работы теперь могут оказаться неактуальными. Условия изменились — надо менять практики работы. Поведение сотрудников на удаленной работе, а также их ожидания от работы тоже меняются, и это придется учитывать при организации деятельности. Если этого не сделать и просто перенести старые практики и приемы работы в онлайн — компаний столкнется с тем, что часть из них превратится в «гирю на ноге», часть будет вызывать сопротивление сотрудников и недовольство клиентов, а часть и вовсе окажутся невозможными.

Старые правила и практики работы теперь могут оказаться неактуальными. Условия изменились — надо менять практики работы. Поведение сотрудников на удаленной работе, а также их ожидания от работы тоже меняются, и это придется учитывать при организации деятельности.

Кроме того, нужно продумать, что делать с сотрудниками, которые не могут работать удаленно, как в силу специфики их работы, так и потому, что просто не адаптироваться к домашнему режиму работы. Очевидно, что часть сотрудников так или иначе будет оставаться в офисе и необходимо организовать взаимодействие их с теми, кто работает из дома.

Полный пакет регламентов, инструкций и других документов для быстрой организации работы сотрудников из дома скачайте здесь.

Шаг четвертый. Организуйте техническую возможность удаленной работы

Массовая удаленная работа — это совершенно новый для нас этап развития бизнеса и формирования корпоративной культуры и здесь принципиально важно опираться на удобные инструменты. Если инструментов для организации удаленной работы у компании нет, их придется срочно изыскивать.

Самый простой вариант — организовать доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удаленным рабочим столам. Но для этого в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один человек для перезагрузки зависших компьютеров и т.п. Безусловно многие компании будут использовать какие-либо системы управления задачами, организации взаимодействия и коллективной работы и т.д. Однако, на наш взгляд, более грамотный подход — использование системы, создающей единое информационное пространство и среду для оперативного управления задачами сотрудников, на уровне всей организации, включая удаленные рабочие места. И здесь на первом месте стоят системы электронного документооборота, которые создавались именно для того, чтобы обеспечить такие возможности. Фирма «1С» рекомендует систему «1С:Документооборот», которая уже давно хорошо поддерживает удаленную работу вне зависимости от местонахождения.

1С:Документооборот. Антикризисный комплект

Для решения задачи быстрой организации управления документами и задачами в кризисное время, фирма «1С» выпустила специальный продукт «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы». Он содержит временные лицензии (лицензия на сервер «1С:Предприятия 8» и клиентская лицензия на 100 рабочих мест) и может использоваться в течение 180 дней с момента активации лицензий, но не позднее 30 ноября 2020 года. В поставку антикризисного комплекта для удаленной работы входит доработанная версия прикладной системы «1С:Документооборот», включающая следующие дополнительные функции:

  • учет работающих дома сотрудников;
  • отчеты по отсутствиям и работе из дома;
  • готовый набор методических материалов: регламенты, инструкции, полезные советы, ответы на частые вопросы;
  • преднастроенные инструменты для обеспечения взаимодействия: общие файлы, форум, мероприятия, проекты и прочее.

«1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы» продается через партнеров-франчайзи фирмы «1С», их список смотрите здесь.

Шаг пятый. Организуйте взаимодействие с подчиненными

Удаленная работа требует от руководителя четкого выстраивания процесса взаимодействия и коммуникаций. В ситуации удаленной работы коммуникации — это наиболее уязвимый момент и руководителю придется налаживать новые форматы взаимодействия с сотрудниками. Некоторые рекомендации руководителю по работе с сотрудниками, работающими в удаленном режиме:

  • создать и четко объяснить всем принципы и правила коммуникации — с какой периодичностью и через какие каналы будет происходить коммуникация, как часто должны смотреть каналы (например, руководители должны смотреть корпоративную почту или общий чат группы не реже 1 раз в час, сотрудники не реже 1 раза в 2 часа);
  • ежедневно начинать утро с короткой планерки, даже если этой практики ранее не было, «бодрить» людей каждый день коротким стендапом (15-20 мин);
  • определить временные слоты и расписание регулярных онлайн-встреч по всем ключевым задачам и проектам;
  • оперативно информировать сотрудников об изменениях в работе компании, о ситуации и просто новостях;
  • обязательно проводить ретроспективные встречи в конце недели, подводить итоги работы и разбирать проблемы;
  • ситуация может измениться, поэтому инструкции тоже могут меняться.

В режиме удаленной работы общение и коммуникации падают, значит нужно усилить социализацию, то есть максимально сохранить неформальные каналы коммуникаций. Поэтому все встречи рекомендуем проводить с видео, минимизировать взаимодействие в чатах, чат — это просто не средство решения проблем. В целом, необходимо сотрудников учить как совместно работать удаленно, это новые технологии, навыки и ценности, а также другое управление временем.

Шаг шестой. Оптимизируйте работу с документами

При удаленной работе нет возможности оперативно обмениваться бумажными документами, особенно в условиях всеобщего карантина. Поэтому возможно именно сейчас пора перевести компанию на систему электронного документооборота. Дорого и долго, а времени нет скажете вы? Согласны, полноценный перевод компании на электронный документооборот — это не простой проект. Однако, сейчас, с выходом «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы» организовать работу с документами стало намного проще.

Подробнее о том, как система «1С:Документооборот» помогает организовать удаленную работу и управление документами читайте здесь.

Поиск по разделу
технологии

Отзывы заказчиков

25.06.2020
Выпуск электронных поставок решений отрасли «Образование» для обучения в высших и средних учебных заведениях и снятие с продаж комплекта «1С:Управление образовательной организацией. Комплект для обучения в высших и средних учебных заведениях»

Для более эффективной организации процесса обучения профильным учебным заведениям принято решение снять с продаж текущий комплект «1С:Управление образовательной организацией. Комплект для обучения в высших и средних учебных заведениях» и вместо него выпустить комплекты по направлениям.

23.06.2020
Ключевые инструменты аналитиков: описание и оптимизация бизнес-процессов с целью внедрения информационной системы

Видеокурс направлен на подготовку проектных аналитиков и обучение их методам и подходам к сбору, анализу, описанию и оптимизации бизнес-процессов с целью создания и внедрения информационной системы.

01.06.2020
Выпуск редакции 1.5 продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» и расширение номенклатурной линейки

Фирма «1C» объявляет о выпуске новой редакции 1.5 программного продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» на платформе «1С:Предприятие 8.3» — совместного решения фирмы «1С» и АО «АРБИС».

Вход для
партнеров
Эксперты фирмы «1С» будут рады дать вам консультацию.
Консультация
по услугам 1С
Заявка на
авторский надзор
проектов
Заявка на услуги
ЦКТП
Поиск по разделу
технологии
25.06.2020
Выпуск электронных поставок решений отрасли «Образование» для обучения в высших и средних учебных заведениях и снятие с продаж комплекта «1С:Управление образовательной организацией. Комплект для обучения в высших и средних учебных заведениях»

Для более эффективной организации процесса обучения профильным учебным заведениям принято решение снять с продаж текущий комплект «1С:Управление образовательной организацией. Комплект для обучения в высших и средних учебных заведениях» и вместо него выпустить комплекты по направлениям.

23.06.2020
Ключевые инструменты аналитиков: описание и оптимизация бизнес-процессов с целью внедрения информационной системы

Видеокурс направлен на подготовку проектных аналитиков и обучение их методам и подходам к сбору, анализу, описанию и оптимизации бизнес-процессов с целью создания и внедрения информационной системы.

01.06.2020
Выпуск редакции 1.5 продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» и расширение номенклатурной линейки

Фирма «1C» объявляет о выпуске новой редакции 1.5 программного продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» на платформе «1С:Предприятие 8.3» — совместного решения фирмы «1С» и АО «АРБИС».