Как «1С:Документооборот» помогает организовать удаленную работу

Как «1С:Документооборот» помогает организовать удаленную работу

Массовая удаленная работа — это совершенно новый для нас этап развития бизнеса и формирования корпоративной культуры и принципиально важно опираться на удобные инструменты. Cистема «1С:Докуметооборот» специально спроектирована для удаленной работы. Создание единого информационного пространства и среды работы с задачами сотрудников, охватывающего все подразделения организации и удаленные офисы — вот основные цели СЭД. Архитектура «1С:Документооборот» изначально строилась для организации оперативной работы с информацией сотрудников и руководителей. В том числе работы удаленной. Поэтому система «1С:Документооборот без сомнений и «натяжек» — система для оперативного управления, вне зависимости от местонахождения, часового пояса и температуры.

Наталия Бурцева

Как управлять сотрудниками удаленно? При наличии инструментов — также, как и в обычном офисном режиме. Простейший алгоритм действий руководителя по управлению процессом и достижению его целей представлен циклом PDCA (Plan-Do-Check-Act) или циклом Деминга-Шухарта, широко известным в управлении качеством. Рассмотрим как можно управлять удаленными сотрудниками используя этот цикл и систему «1С:Документооборот».

Цикл начинается с планирования задач: PLAN

Планирование задач на день (период) — это важный элемент организации своего времени и времени сотрудников. Периодичность планирования при этом руководитель устанавливает самостоятельно. А вот в качестве инструмента планирования удобно использовать систему «1С:Документооборот». Для этого мы используем подсистему «Учет рабочего времени», с небольшой модификацией «Планирование», разработанной нашей компанией. Как видно на рисунке 1, система позволят спланировать задачи на день (даже в соответствии с классификатором задач должностей или компании в целом), время их выполнения, причем это можно делать в привязке к проектам в которых участвует сотрудник, так и без такой привязки.

Для удаленных сотрудников такое планирование вдвойне важно. При удаленной работе на сотрудника воздействует множество новых отвлекающих факторов (семья, условия работы, домашние животные и т.д.) и существенно растет роль его способности к самоорганизации. И четкое регулярное планирование поможет сотруднику преодолеть период адаптации, самоорганизоваться и выйти на свой офисный уровень производительности. По сути при удаленной работе планирование должно быть более детальным и строгим.

Рисунок 1. Планирование задач в системе «1С:Документооборот».

Сделать то, что запланировано: DO

Все запланированные задачи и активности сотрудника отображаются его на рабочем столе в системе «1С:Документооборот» в виде удобных виджетов (рисунок 2). Виджеты могут показать количество текущих не исполненных задач, количество не прочитанных писем, количество задач на контроле, количество запланированных мероприятий, текущие дела, активных обсуждений в форуме и многое другое, это то, что сотрудник должен сделать. И такой виджет помогает удаленному (и офисному) сотруднику организовать свою работу.

Рисунок 2. Отображение запланированных задач и активности сотрудника в системе «1С:Документооборот».

Отдельно важно отметить удобство механизма работы с поставленными задачами.
Для работы с задачами в системе «1С:Документооборот» предусмотрен специальный рабочий стол, который показывает автора, срок, важность, описание задачи, вложенные файлы, всевозможные инструкции по исполнению задачи (рисунок 3). В задачах могут быть соисполнители, проверяющие и контроллеры. По задаче всегда можно задать вопросы, перенести срок, делегировать или поставить подчиненные задачи. А благодаря новой системе взаимодействия платформы «1С:Предприятие 8» можно в онлайн режиме в чате или звонке пообщаться и задать уточняющие вопросы.

Рисунок 3. Рабочий стол для работы с задачами в системе «1С:Документооборот».

Отдельно надо отметить механизм бизнес-процессов структурирующий и определяющий работу по заданному шаблону. В ситуации удаленной работы растет риск рассинхронизации деятельности сотрудника и остальной команды. Информации о том, как идет работа становится меньше. При удаленной работе сотрудники нередко не видят, что происходит, теряются, а спросить, как поступать в том или ином случае, сложнее, чем в офисном режиме работы. В офисе, как правило, всегда рядом тот, с кем можно посоветоваться. В результате могут совершать ошибки при работе по не до конца регламентированным и формализованным процессам и задачам. Благодаря заранее настроенным маршрутам — самые сложные процессы с большим количеством участников и исполнителей могут проходить без задержки сроков и дополнительных вопросов со стороны исполнителей.

К примеру, процесс приема сотрудника на работу, который включает в себя все действия (от сканирования личных документов до аттестации по окончании испытательного срока), при этом заранее определены сроки исполнения каждой задачи, в каждой задаче прописана инструкция для исполнителя и критерии оценки результата. В итоге мы получаем качественно проведенный прием сотрудника, с формированием кадровых документов и размещением их в архив, организацией учетных записей и рабочего стола сотруднику, проведение первичного обучения и формирование персонального плана развития. Каждый участник процесса приема сотрудника на работу знает, что ему делать, как это делать и в какие сроки. И уже не так важно находятся ли сотрудники, участвующие в этом процессе, в офисе, или дома. Таким образом, заранее настроенный сложный процесс позволяет независимо от местонахождения людей давать качественный результат.

Рисунок 4. Пример шаблона комплексного процесса в системе «1С:Документооборот».

Проверка результатов: Cheсk

Не менее важно в управлении регулярно проверять исполнение и контролировать ход исполнения задач. В ситуации удаленной работы, когда исчезает ряд «физических» способов проконтролировать работу сотрудника, контроль сотрудников становится еще более важен. И руководителю необходимо еще тщательнее ежедневно мониторить объем работ своих сотрудников. Иначе неизбежна потеря контроля за их работой.

Для этого в системе «1С:Документооборот» используется много механизмов, от самых простых — проверка исполнений по запущенным задачам, до более сложных. Функция мониторинга задач по отделу позволяет руководителю увидеть все текущие задачи отдела, оперативно ответить на вопросы сотрудников, проконтролировать сроки исполнения. Различные встроенные отчеты по контролю исполнения поручений и исполнительской дисциплины помогут в онлайн-режиме оперативно контролировать текущее положение дел по задачам и документам.

Принимать меры по улучшению: ACT

Оценка эффективности и улучшение — один из важных этапов любой работы, в частности удаленной. Система «1С:Документооборот» содержит инструменты и для этого — она может показать неэффективные, затягивающие процесс коммуникации, не надлежащее выполнение задач или отсутствие на рабочем месте. Система также поможет оперативно понять насколько правильно сотрудник понимает свои задачи на период.

Приведу лишь два важных инструменты улучшения процессов и рабочих практик.

1. Протоколирование работы позволяет увидеть регулярность и частоту работы сотрудника в системе, с детализацией до объектов системы (почта, документы, задачи, мероприятия), времени работы с СЭД и покажет характер его работы. Конечно это не позволит проанализировать качество работы, но может обозначить явных нарушителей и предоставить руководителю информацию для принятия дисциплинарных мер.
   
   Рисунок 5. Протокол работы пользователей в системе «1С:Документооборот».
2. Отчеты по срокам исполнения задач, по количеству итераций различных этапов процесса покажут насколько вообще эффективно процесс построен в компании, например, большое число согласований может свидетельствовать как о не оптимальности процесса, так и об занятости или отсутствии нужного сотрудника.

Конечно, пока в системе «1С:Документооборот» нет искусственного интеллекта для анализа занятости и загруженности сотрудников, например с возможностью подготовки отчетов руководителю содержащих некоторые выводы. Однако, инструменты позволяющие оцифровать работу людей у нас есть, нам остается подключить голову для анализа.

Другие полезные возможности «1С:Документооборот»

Помимо рассмотренных функций типовые возможности системы «1С:Документооборот» представляют организацию коллективной работы — совместное исполнение задач, редактирование документов и файлов, проекты и мероприятия, форумы и обсуждения, система взаимодействий. Все они создают структурированную и, что не маловажно, безопасную среду хранения коммерческой информации компании, в том числе и конфиденциальную документацию. И эта среда распространяется и на удаленных сотрудников так же, как и на офисных.

* * *

Одна из основных сложностей удаленной работы — необходимость внутренней дисциплины, самоорганизации так как при работе дома возникает много соблазнов и отвлекающих факторов. На эту тему написано много статей с рекомендациями как переключаться на работу (например, одеваться как на работу в офис), как организовать отдельное рабочее место дома (например, принести атрибуты с офиса для настройки на работу) и так далее. Это все важные факторы, однако они лишь дополняют грамотно организованную информационную систему и инфраструктуру взаимодействия при удаленной работе. Массовая удаленная работа — это совершенно новый для нас этап развития бизнеса и формирования корпоративной культуры. Роль лидера в этом процессе важна, руководителю должен подчеркивать значимость выполняемой работы в текущий период и взять функцию организации и помощи сотрудником в тайм-менеджменте своего времени. Именно сейчас, как никогда, нужно мобилизоваться и вопреки сложным условиям и отвлекающим фактором очень хорошо делать свою работу и у нас есть все инструменты для этого.

Быстрая организация удаленной работы. Три простых шага

В период пандемии компании переходят на удаленный режим работы. Перед многими их них встает вопрос: как организовать этот процесс за короткое время? Мы хотим рассказать о возможностях организации работы на базе системы «1С:Документооборот». Многие воспринимают данный продукт как сложную систему согласования договоров или иных документов, но если взглянуть на него с другой стороны, можно понять, что «1С:Документооборот» подходит и для быстрой организации удаленной работы сотрудников.

Максим Евдокимов

Чем полезен «1С:Документооборот»

Чем система «1С:Документооборот» будет полезна руководителю компании (подразделения) и какие ее основные преимущества можно начать использовать в кратчайшие сроки?

1. Единое информационное пространство — система не только позволяет работать с процессами и контролем над их исполнением. В системе также организуется унифицированный порядок хранения важных документов/файлов, включая их версионность.
2. Работа через web-интерфейс позволяет быстро настроить доступ для всех заинтересованных участников без установки дополнительного ПО на рабочие места сотрудников. Каждый сотрудник сможет работать с системой через привычный браузер.
3. Работа через мобильное приложение — в популярных магазинах Apple Store и Google Play доступно для скачивания мобильное приложения. Оно представляет собой пространство для оперативного реагирования на поступившие задачи. Интерфейс приложения не перегружен лишними командами — доступны только основные возможности для выполнения задач.
4. Быстрая постановка задач подчинённым с контролем исполнения — к сожалению, унифицировать процессы работы можно далеко не всегда. Система позволит оперативно создавать задачи по уже настроенным типовым процессам (исполнение, согласование, утверждение и т. д.).
5. Использование подсистемы взаимодействий — коммуникации в едином окне, сотрудники могут общаться друг с другом непосредственно через подсистему взаимодействий. Подсистема позволяет организовывать общение в реальном времени, через чаты и видеозвонки.
6. Оперативное формирование отчетности по исполнительской дисциплине — оперативное формирование отчетности в разрезе различных аналитик. Большинство отчетов уже настроены и готовы для работы.

В системе «1С:Документооборот» реализован обширный список функциональных опций, которые могут применять компании любого формата. Предлагаем вам несколько последовательных шагов использования функциональных возможностей для оперативной организации удаленной работы.

Шаг 1. Необходимый набор действий для оперативного начала работы

Что необходимо в первую очередь:

1. Определить перечень используемых процессов (исполнение, согласование). Составить краткую памятку по использованию системы.
2. Настроить web-доступ и разослать данные для входа сотрудников.

На первом этапе данных настроек будет достаточно:

• руководители смогут формировать задачи (рекомендуем использовать процессы — исполнение и согласование) своим подчиненным и отслеживать их выполнение;
• сотрудники смогут оперативно работать с задачами и прикреплять результаты работ.

Для отслеживания исполнительской дисциплиной в системе руководитель использует следующие функциональные возможности:

• рабочее место по управлению задачами своего отдела;
  
• отчет об исполнительской дисциплине, который можно гибко настроить под различные цели/руководителей, при необходимости для каждого отчета может быть настроена рассылка по почте в автоматическом режиме, например, каждую неделю в 9 утра.
  

Какие результаты получаем:

• налажена коммуникация между сотрудниками и их руководителями;
• руководитель оперативно получает информацию о ходе выполнения задач;
• работа осуществляется в едином информационном пространстве — не надо вспоминать и искать в истории почтового ящика или различных мессенджерах и т.п.

Описанные функции не требуют особых знаний и навыков для работы с ними, что позволяет сотрудникам практически без проблем оперативно включиться в работу. Это легкий старт для освоения функциональных возможностей системы, который в дальнейшем позволит открывать новые горизонты использования основных функциональных возможностей системы.

Шаг 2. Подключаем дополнительные инструменты системы «1С:Документооборот»

В результате первого шага сотрудники и руководители научились работать в системе. Количество задач растет с каждым днем, а значит, пора унифицировать рабочий процесс при помощи новых инструментов.

1. Использовать функционал «Мероприятия». Мероприятия в системе позволяют регистрировать участников, протокол действий и, главное, отслеживать выполнение задач в рамках данного мероприятия. Мы рекомендуем начать с ежедневных (еженедельных) встреч руководителей и подчинённых, где возможно фиксировать все задачи со сроками в разрезе подчиненных. Основная цель — распределение работ на определенный период с указанием сроков исполнения. Руководитель сможет оперативно собирать данные в разрезе учтенных мероприятий и анализировать выполнение поставленных задач. В дальнейшем, по необходимости, список мероприятий можно расширять — встреча с заказчиком/исполнителем, смежные встречи с подразделениями и т. д.
2. Создать унифицированную структуру хранения документов/файлов. Задачи распределяются сотрудникам, и сотрудник может прикреплять результаты работ к задаче. Со временем задач с прикрепленными файлами становится больше и отслеживать их исполнение становится сложнее. Мы рекомендуем настроить унифицированную структуру хранения документов по папкам.

Здесь возникает вопрос: а как же данную структуру создать и по каким принципам? Не надо придумывать новые структуры хранения документов. Для оперативного старта хранения документов выберите один из трех вариантов:

• разделение документов по отделам и сотрудникам;
• разделение документов по видам.
• перенос текущей структуры хранения файлов.

В дальнейшем структура может поменяться, но нам ничего не помешает изменить ее и рассортировать документы по новым правилам — система гибко настраивается и позволяет корректировать типовой функционал под нужды бизнеса.

Какие результаты получаем?

1. Ведение мероприятий в системе позволяет анализировать выполнение задач по каждому из них, и оперативно реагировать при возникновении проблем.
   
2. В карточке мероприятия указаны все принятые решение и исполнители — сотрудники смогут анализировать, кто выполняет те или иные задачи и к кому нужно обратиться за результатами работ. Коммуникации между сотрудниками улучшаются, что позволяет руководителю выполнять больше оперативной работы, а не связывать сотрудников друг с другом по любому вопросу.
   
3. Унифицированная структура папок позволяет пользователям работать в единых правилах. Руководитель может оперативно отслеживать результаты работ, не прося сотрудников лишний раз присылать их по почте или ставя соответствующую задачу. Сотрудник, раз создав документ, может формировать новые версии файлов не изменяя наименование или расположение документа.
   

Таким образом, в системе создается полноценное единое информационное пространство — все задачи и результаты работы хранятся в едином месте с одинаковыми правилами для всех. Дополнительно можно отметить, что в программном продукте реализован полнотекстовый поиск и формирование быстрых ссылок на часто используемые документы/задачи.

Шаг 3. Использование комплексных процессов системы

После шага 2 в компании упорядочена работа по формированию/исполнению задач и хранению документов/файлов. Но в работе компании важны и составные (комплексные) бизнес-процессы — те, в которых результаты выполнения задачи одним сотрудником являются изначальными данными для другой задачи и итоговый вариант решения/документа необходимо согласовывать с руководителем. Для этого в системе предусмотрен очень полезный функционал — комплексные (составные процессы). Основные процессы используемы в системе:

• исполнение;
• согласование;
• утверждение;
• ознакомление.

Для дальнейшего развития информационной поддержки удаленной работы рекомендуется настроить необходимое количество маршрутов по используемым документам, применяя конструктор процессов.

1. Определите основные составные процессы, используемые на предприятии. Не надо пытаться сделать огромное количество маршрутов — это приведет к путанице сотрудников при поиске необходимого. Нарисуйте их в электронном виде в виде блок-схемы (не нужно использовать специальные инструменты для построения бизнес-процессов, применяйте подручные инструменты). Задействуйте только унифицированные процессы, настроенные в системе — исполнение, согласование и т.д.
2. Передайте информацию администратору системы для настройки данных процессов. Обсудите совместно основные функции процессов и как должен проходить маршрут. Для этого можно применять уже используемый функционал системы.
3. Протестируйте несколько процессов совместно с администратором и сотрудниками. Напишите краткую памятку — как необходимо выполнять шаги процесса
4. Оповестите сотрудников о новом функционале и дайте некоторое время для тестирования.
   

Какие результаты получаем:

• процессы становятся более унифицированными и требуют все меньше внимания руководителей — сотрудники работают в рамках установленных правил;
• результаты работы становятся более прозрачными;
• быстрее налаживаются коммуникации между сотрудниками;
• появляется возможность отслеживать промежуточные результаты для внесения правок в различные документы.

* * *

Предложенные шаги и варианты использования системы составлены на базе нашего многолетнего опыта работы по внедрению системы документооборота. Мы постарались учесть основные моменты и функционал, который может быть развернут оперативно на площадке предприятия для организации удаленной работы сотрудников.